赵语心
(中国航天建设集团有限公司,北京100071)
［摘要］知识管理是21世纪企业管理的新方向。企业档案作为企业各项活动的真实记录,在知识管理中具有很大作用。本文分析了档案在知识管理中的作用和企业对内部资源进行知识管理的重要性,列举了数种对企业档案内部资源实施知识管理的方法。
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关键词 ］企业；知识管理；档案管理；内部资源
［DOI］10?13939/j?cnki?zgsc?2015?09?089
1企业档案管理的现状
在知识管理思想的指导下,企业要想保持核心竞争力应该注重对企业隐性知识的挖掘,这是企业档案开发利用的一个创新点。要想积极有效地参与知识管理,从根本上改变档案部门“看摊守摊”的被动局面,应在实体保管的基础上,更深一层次地加强对隐性知识的挖掘。
在知识经济和信息技术的推动下,档案人员开始由实体保管者向知识管理者过渡,企业档案以其丰富的知识性也开始被纳入到知识管理的视野中。这一客观要求给企业档案工作带来了强有力的冲击,企业档案工作目标必须调整,档案部门必须准确把握环境的脉搏,再也不能仅仅只关心档案实体和信息的安全管理与责任管理,而必须集中精力攻克档案知识资源管理的难题。
现在,企业档案实体管理保管机制比较健全,保管手段比较先进,保管方式日趋合理。针对档案实体管理,管理人员理顺收集渠道,对收集到位的档案整理、鉴定保管等也驾轻就熟,这些成果都显示出档案实体保管的日趋成熟与完善。但是在知识管理的方面还很欠缺,存在很多的问题,大部分的档案馆的管理模式都还停留在保管的阶段,存在重实体保管、轻知识挖掘的缺点。针对显性知识,未形成健全的挖掘机制；针对隐性知识,也未及时进行归档操作。应该说,大部分企业对档案的管理仍停留在信息管理阶段,对档案的利用也停留在信息利用阶段,在显、隐性知识挖掘上所做的工作远远不够。
在企业中普遍存在这样的现象,即企业信息部门收集来的信息与创新的知识,不能畅通的传达给需要这些信息的部门与个人,企业中部门与部门之间、个人与个人之间信息流通出现障碍,形成“信息孤岛”。在资讯发达的今天,“信息孤岛”现象致使企业永远比市场的节奏慢半拍,将极大地削弱企业的竞争力与生存能力。相对于其他知识而言,档案知识的共享基本上比较滞后,这一方面由档案信息的特殊性引起,另一方面也由长期以来形成的档案利用思维所导致。但在知识经济时代,档案工作的出路在于实现档案知识共享,发挥档案知识的经济效益。
2知识管理的定义
知识可以分为隐性知识和显性知识,显性知识是指可以用语言文字表达传递的信息,隐性知识是指需要靠实践和体验来获得的,可意会而不可言传的信息。知识管理就是应用现代技术对知识资源进行管理,以促进知识创新的活动。它能够帮助人们对拥有的知识进行反思,调整和发展企业内部结构,提高人民进行知识交流的技巧,增加获得知识的来源,促进知识交流,利用组织的无形资产创造出价值。
3通过企业档案对内部资源实施知识管理的必要性
3?1企业实施知识管理的必要性
知识管理是为了有效地提高企业的竞争力,而综合企业内部和的各种信息、知识,并加以识别、收集、科学的加工和充分的运用,并通过建立知识共享机制,鼓励知识创新,实现知识的增值,利用企业所蕴含的集体智慧提高企业的应变和创造能力。因此,知识资源对于当今企业具有举足轻重的作用。在知识经济社会中,知识管理将为企业创新增添动力,要使每个员工都能接触并有效地运用企业的知识,将合适的知识在合适的时间给合适的人。企业将主要依靠知识来赢得竞争的优势,最终实现低成本高收益。
3?2企业档案在知识管理中的作用
企业档案是企业活动的记录,忠实的记载了企业员工在从事生产、管理等各项活动过程中的情况,积累了大量的企业显性知识。通过对这些显性知识资源的开发,企业可以更加便捷地建立知识管理系统,实现企业知识共享。企业档案是保护企业知识产权的有力武器,它真实地记录了企业进行知识创新活动的时候的过程、内容、结果,是企业拥有某一知识产权的法律凭证。档案的凭证作用可以有效地证明知识产权的所有者,当发生知识产权纠纷时,企业档案可以有效地保护知识产权。企业档案可以反映和培养企业文化,它形成和产生于企业家和企业员工各种企业活动过程中,记录着企业经历的成功与失败。企业档案是企业员工知识培训的必备教材,通过企业档案为企业员工培训提供教材,使企业员工能迅速融入本企业,提高业务能力。
企业档案知识管理不仅是一项重要的管理活动,更是一种管理理念,企业档案不仅具备知识特征,还是企业一种重要的知识资源,已成为许多企业战略行为和价值观的一部分。
3?3企业内部资源知识管理中存在的问题
现在很多大型企业中,知识管理已经开始启动,但企业内部的各种知识资源却并未得到合理利用。实施了知识管理,建立了知识服务中心,但非常重视竞争情报、市场动态等外部知识资源的获取、分析,不重视企业内部的档案、图书资料、视频图像等知识资源的挖掘,让大部分有效知识资源闲置。这种知识管理模式叫做“情报导向性”知识管理模式。实施这种知识管理模式的企业忽视了企业的原生性信息,致使企业内部的知识资源得不到盘活,仍是死水一潭。因此,在获取外部知识的同时,企业也应该重视内部信息资源的开发,先将自身具有的资源充分利用才能真正掌握知识管理。
4对企业档案内部资源实施知识管理的方法
4?1建立企业知识库
通过建立面向知识管理的知识库,积累和保存企业各种文档信息和知识资产,能够更好地实现档案及其他信息的共享和整合。总体来说,企业知识库基本由下列一些知识和信息组成：企业基本信息、包括公共关系信息、年度报告、预测分析报告、产品和服务信息、经营业务信息、业务经验信息、基本流程信息、顾客信息等。借助网络传输,把企业各个部门连为一体,使知识可以最短时间零距离地向每个员工、每个岗位延伸,促进了知识的共享和传播。每个人、每个小组形成的信息和知识都必须存储到知识库中,而需要知识的人也能从知识库的知识存储系统或者专家系统中找到所要的知识。而且,知识库还能起到蓄水池的作用。企业人员流动不可避免,知识库通过将每个员工所创造的知识成果、业务经验文档化,避免了才随人走从而削弱企业的知识储量。
4?2对馆藏档案进行分类整理,提供知识服务
企业档案馆的档案资源非常丰富,但是它们的利用率却并不高,档案人员只是被动地对归档的文件进行接收和管理,而且在服务中较少考虑用户的需要,造成大量宝贵的资源白白堆积。如何能够改变这种管理现状,深入挖掘其中的知识,为企业贡献其价值,是档案馆进行知识管理的重中之重。而对馆藏档案进行分类整理,提取其中的信息,为企业提供知识服务就是一个方法。档案人员通过对馆藏档案的开发,可以建立专门性的档案信息库。如武汉市城建档案馆,根据武汉市城市建设的实际情况,开发了《武汉市城市综合管网管理信息系统》和《正格城建档案管理系统》,并于2007年,开展了《建设工程电子文件归档与管理》的项目研究,这些系统的开发和项目的进行都是武汉市城建档案馆为了更好地管理馆藏档案、寻找其中关联、挖掘档案知识而做出的努力,这些项目的成果都得到了有关专家的认可,有非常高的实用性。另外,收集企业内的信息资源,制作企业人才信息库也是一个提供知识服务的途径。
4?3鼓励员工的隐性知识显性化,将个人隐性知识转变为组织知识资产
企业知识不仅涵盖了文件、档案等大家熟知的显性知识,还包括隐藏在员工脑海中的隐性知识。人们头脑中的隐性知识主要体现在两个方面：一类是技术方面的隐性知识,包括那些非正式的难以表达的技能、经验、技巧和社会关系等；另一类则是认识方面的知识,包括心智模式、信念、价值观等。人是知识的重要载体,企业在知识管理时代必须建立吸引人才、留住人才的长效机制,同时还要充分利用员工头脑中的经验知识,扩大知识共享的范围。而企业档案部门则应与企业员工保持密切的交流与联系,共享知识,并及时进行知识归档。我们可以通过访谈、会议记录、交流互动形式,将本企业管理者与员工的经验型知识挖掘并记录下来,将个人的经验知识转化为企业的知识财富。知识管理要求实现隐性知识和显性知识的转化与互动,利用知识的流转运动来增加知识创新能力是企业知识管理的特点,也是企业的人本管理及流程重组思想的体现,企业档案工作应该而且能够成为这种运动的中介之一。
5结论
随着知识经济时代的发展,知识管理越来越重要。企业在获取外部知识的同时,企业也应该重视内部信息资源的开发,通过对企业档案的管理和挖掘来获得更高级的知识服务,做好对自身的知识管理。企业档案工作应该抓住这次机遇,调整工作目标,准确把握环境的脉搏,通过多种工作方法,集中精力做好显性、隐性知识的挖掘,努力为企业创造价值。
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［作者简介］赵语心(1990—）,女,中国航天建设集团有限公司助理馆员,长期从事档案管理工作。