在现在的很多企业当中办公档案都是扮演着非常重要的作用，正是因为有了它才给人们提供的了很多的信息资源，并且也会更加的丰富。本文就整理了关于办公档案的相关论文范文，来供大家欣赏借鉴。
第1篇：浅谈办公室文书档案的收集与归档
文/广西壮族自治区河池公路管理局黄晓宁
【摘要】随着我国社会经济的不断发展与科学技术的不断进步，办公室文书档案的管理工作越来越受到社会各个领域的重视，其中收集与归档必不可少。本文首先浅析了办公室文书档案收集与归档的意义，而后根据当前我国办公室文书档案收集与归档中存在的问题，找出相应的改进措施，以帮助提高办公室文书档案管理工作的水平。
【关键词】办公室文书档案；收集与归档；意义；问题；措施
收集与归纳作为办公室文书档案管理工作的重要组成部分，其工作质量的好坏直接影响到档案管理工作。当前我国大部分单位对于办公室文书档案管理工作有较为明确的认识，并派专人进行办公室文书档案的收集与归档。
一、办公室文书档案收集与归纳对于单位发展的重要性
首先办公室文书档案收集与归档是单位工作中最基础的工作内容，同时也是最关键的工作内容之一。办公室文书档案主要记载着单位的发展历程以及在其发展过程中不断更新的重大决策的相关资料，例如会议记录、审批记录、法律文件等等。单位在发展的过程当中，如果遇到重要决策问题的时候，需要对以往的经验进行借鉴，这个时候就需要文书档案资料对其决策进行支撑。
二、现阶段办公室文书档案收集与归档中出现的问题
由于我国大部分单位并没有随着单位的发展将办公室文书档案收集与归档作为重点内容，仅仅是依靠最初的办公室文书档案管理工作模式进行，导致出现一系列问题。这些问题直接影响了文书档案的收集与归档，影响了单位的发展。
（一）单位不重视办公室文书档案收集与归档工作。在当前单位不断发展的过程当中，对于单位发展的重点内容是如何提升单位的效益以及增加社会影响力，对于单位内部的文书档案管理工作并不那么重视。其主要表现在归档不科学，对于资料的管理仍然停留在将纸质资料封存起来就可以的阶段，而不知道运用先进的技术手段进行电子归档。如果在单位的发展中需要之前的数据，则随便翻找，找不到就模拟近几年的数据进行应付。这样投机取巧的方法导致档案文件与真实文件存在差异，更严重的将会影响单位的决策，从而影响整个单位的发展。办公室文书档案管理工作就像是单位内部运作的齿轮，如果一环出现了问题则会影响整个单位的正常运转。既然办公室文书档案管理能被称作为一项工作，那么其存在就一定是有意义的，其影响力也是不可磨灭的。
（二）文书档案管理人员的管理意识较差。当前我国有些单位中的文书档案管理人员在管理意识上存在错误认知。认为文书档案管理就是平时在档案室擦擦灰、整理一下文件，并没有其他重要的。这样的想法导致了管理人员对于文书档案的收集以及归档工作不到位，甚至造成档案的丢失以及破损。例如在单位中有较为重要的红头文件，对于这些文件如果不能进行重点归类，将在极大程度上降低了办公室文书档案管理工作的质量。文书档案管理人员对于档案管理意识的缺失也是其责任感缺失的一种表现，对于单位的内部发展十分不利。
（三）文书档案收集与归档不全面。文书档案收集与归档不全面的问题同样影响着文书档案管理工作。由于有些资料的来源广泛且繁琐，这个时候就需要管理人员付出大量的时间和精力去收集。但是由于当前我国大部分单位的文书档案管理人员是兼职人员，在档案管理的时间上较为紧张，不能保证充足的时间去整理档案资料。最终导致文书档案收集与归档不全面。
三、办公室文书档案收集与归档实施的有效措施
（一）积极创新文书档案管理模式。首先单位应该加强对于文书档案管理工作的重视程度，将文书档案管理工作作为单位内部工作的重点。派专人进行档案管理而不是各个部门管理各个部门的档案。这样一来，不仅能够有效提高文书档案管理的质量，同时能够加强单位内部之间的交流，保证单位内部的平稳有效运行。同时，在对文书进行管理的过程中要积极创新方法，将传统的文件管理转变为电子档管理。这样不仅能够保证文书的持久性，同时为单位查找资料提供便利。
（二）建立办公室文书档案管理制度。没有规矩不成方圆，单位在制度上对文书档案管理建立相应的奖惩措施，能够帮助文书档案管理人员在工作的过程中有据可依，同时能够规范其行为，让文书档案管理人员意识到文书档案管理工作对于单位发展的意义所在。首先要明确归档范围，其次明确归档期限，这样能够保证单位的文书档案集中且统一，同时能够防止资料外漏，对单位造成不必要的麻烦。另外，单位中的各个部门要积极配合文书资料管理人员的工作，如果管理人员有需要，要及时进行相关方面的工作配合。
（三）加强对档案管理人员的意识培养。档案管理人员是直接接触文书档案的人员，他们对于单位来说具有重大意义。加强对于档案管理人员的意识培养，能够在帮其顺利完成工作的同时培养其责任感。单位的发展离不开具有责任感的员工。单位可以通过培养档案管理人员的管理意识，保证办公室文书档案收集与归档工作的高效性。通过培训的方式对文书档案管理人员进行培养，同时对部分管理能力不强的人员进行有针对性的培训。这样一来，不仅能够让管理人员在技能上有所提高，同时能够保证管理人员的水平都处于上升状态，平稳且统一发展。
四、结束语
总而言之，办公室文书档案收集与归档工作对于单位的发展有着重要的作用。因此在进行文书档案管理工作的时候要强化管理人员的知识技能水平，增强其对于单位的依赖度，提升文书档案管理的工作意识，同时还要加强对文书档案管理制度的完善，在运用科学技术的前提下根据实际情况创新办公室文书档案收集与归档方法。这样一来，不仅能够保证文书档案收集与归档的合理性，同时能够提高单位人员的个人素质，为单位创造效益提供内部保障。
第2篇：办公室档案管理工作浅析
文/山东省菏泽市人力资源和社会保障局，刘冬华
【摘要】本文基于当前时代背景，以办公室档案管理工作为研究对象，对工作中存在的问题进行了分析，并提出了解决办法，希望能够为办公室档案管理的规范化、现代化建设带来帮助，为提高办公室档案管理水平发挥作用。
【关键词】办公室档案；管理；问题；措施
档案是人类历史发展到一定阶段的产物，是处理完毕的、具有参考价值的、系统的历史文件，它具有历史的和现实的重要意义。办公室档案管理工作包含着多方面的内容，其中既有档案的形成、整理和收集，又包含使用便捷、价值得到更好发挥的内容。随着时代的发展和进步，办公室档案管理工作也迎来一个全新的时代。过去传统的管理方法，已不能适应时代的需要。采用先进的管理理念和科学的管理方法，使办公室档案管理工作适应时代的需要，满足人们对档案资源的需求，使之更好地为领导决策、为人们日常工作提供参考和借鉴，是做好档案管理工作的最终目的。为此，档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。那么，如何做好档案管理工作呢？笔者作为办公室的一名文秘工作人员，在实践中，通过不断总结，寻找其中的规律，得到了一些粗浅的见解，愿与大家共同分享。
一、办公室档案管理工作存在的问题
（一）公文形成不规范，档案管理人员不专业。单位公文在形成过程中，由于拟定来源不一（有职能科室拟定，有相关领导拟定，有相关秘书拟定）。会产生这样那样的问题，如文种使用不当，请示、报告不分；附件标识混乱，行文程序混乱；公文印制不规范，用纸有大有小，给后来的档案装订和管理带来很大不便；公文主题词标注不准确，不利于检索查找。档案管理组织和管理机制不健全，无专人负责。办公室档案管理工作由其他部门和人员兼管，档案管理工作没有实施岗位责任制，管理制度不健全。一旦出现问题，易出现推脱责任、相互扯皮等现象。
（二）风险意识不强，防范措施不力。当今时代，是科技飞速发展，互联网无处不在，大数据、新知识大爆炸的时代。办公室档案管理工作在利用这些新科技给工作带来极大便利的同时，也迎来了安全风险成倍增加的现实。但目前很多办公室档案管理工作人员专业知识不足，安全意识不强，风险防范措施不力。如数据库建设不规范，登录密码设置过于简单，新录入资料备份不及时，电脑硬件质量不过关，造成信息泄露，资料遗失的事件时有发生。
（三）档案管理工作的基础设施不到位。档案管理工作是一种系统性的、规模较大且耗时较长的工作，需要一定的人、财、物的投入和建设，其投入后的获益不是马上能够显现的。良好的档案管理所呈现的单位工作效益提升的局面，是需要时间来验证的。但某些领导往往认识不到这一点（这需要档案管理人员进行领导层的开发），在相关的投入和建设上不到位。如纸质资料库房空间、温度、湿度不符合相关要求；电子档案硬件质量不过关，防尘措施不到位，具体操作人员专业知识不熟练，频繁更换岗位等。这些都是基础设施建设不到位、不完善的具体体现。
二、整改措施
（一）加大档案管理工作方面的投入。根据目前办公室档案管理建设的要求，首先，要加大对该项工作相关方面的人才、物资的投入。不断完善和优化各种设备，为办公室档案管理工作提供坚实的人才和物质保障。其次，加强办公室档案管理软件方面的建设。将数字化、专业化档案管理作为办公现代化的重要内容来抓。加大对人才引进工作的力度，配备一批具有相关知识，热爱档案管理工作的专业人才。在单位形成良好的管好用好档案的工作氛围。
（二）规范公文处理，把好公文形成关。公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中，具有现行效用，不能称其为档案。档案一般是指完成了上述程序，留存、归档、备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的初始阶段，要格外重视。规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的重要环节。不同单位的公文拟制部门不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件质量也就大不一样。因此，一名专门负责公文拟制的人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，特别是对那些突出表达主题思想的关键字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行协商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，以保证公文的质量及后续形成档案的质量。
（三）做好公文的评估分类。公文形成后，经过一段时间的执行处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估。根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理，去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或随意销毁，而是放到别处）；将涉及对全局指导性的规章、规则、指示、指令及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，纳入存档范围，以备以后随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，使所保存的档案既具保存价值又不把琐碎无用的材料混入保存内容，徒增保存成本。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：1.对档案工作要有正确的认识和敏锐的鉴别能力。要熟练掌握从公文到档案的转化技巧，实现文秘工作和档案工作的交融，要加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量。减少档案部门和公文形成部门繁琐的移交手续，避免重复立卷，使工作流程更加科学化、合理化。2.要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《档案管理办法》的要求，规范地、科学地、负责任地处理好每一份文件，对每一份文件作出科学的评估，恰如其分地将其纳入归档和保存的范围。3.要不断提高自己的专业素质和综合修养。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，常备一些专业书籍，以便需要时查阅。真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平和实际操作能力。在平时工作中，很多档案工作人员兼任秘书工作，这对档案的形成、保管是个有利条件，要充分利用。由于我局成立较早，在整理档案过程中，已经形成了一套较科学的归档方法，具有一定的规律性，文秘人员不应该随意更改。但也要结合本单位的具体发展实际，依照档案管理部门的统一规范和要求，进行科学的创新，不断提高本单位的档案管理水平，尽量做到查找简便、快捷、安全。
（四）做好电子档案的管理工作。目前，在互联网、大数据等新技术的影响下，办公室档案管理已经逐渐脱离了传统的纸质管理方式，电子管理成了办公室档案管理的重要方式，是办公室档案管理方面的一项革命性变革。但与此同时，又面临着信息安全等方面的问题。如何驱弊就利，扬长避短，既发挥电子档案管理的高效、便捷、易于查找，又防范风险使之稳妥可靠呢？笔者认为应从以下几方面着手：1.电子档案收集方面。档案收集、录入是项细致、专业的工作，要从档案的内容、属性多方面进行分析。内容方面：根据内容的重要性来对它们进行保存时间的界定。做好种类、属性、总目录和子目录的划分。电子档案信息存在易丢失的弊端，操作者要熟练掌握相关软件的使用方法、计算机硬件的特性。对保存内容及时备份，对特别重要的保存内容要多机或多硬盘保存（并同时保存原始纸质文本），避免在保存操作过程中因机器硬件故障，或误操作遗失保存内容，造成不可挽回的损失。2.电子档案整理和归纳方面。目前档案的整理与归纳大部分都使用计算机操作，档案的整理与归纳主要以电子文档的方式保存。档案管理的工作人员要有熟练的相关软件操作技巧，基本的电脑硬件知识，丰富的互联网安全知识，确保电子档案的安全，在联网操作时尤其要严防黑客、病毒入侵和信息泄露。3.加强电子档案的保密工作。除了确保系统标准化之外，还要加强电子档案管理的保密工作。档案保密是档案管理的重中之重，要格外重视。信息技术的发展给人们带来极大便利的同时，也给信息的泄密增大了可能。档案保管操作人员要增强保密意识，严防信息泄露，进入有关资料数据库的密码设置要足够复杂，要指定专人小范围内掌握，并安装正版杀毒软件。不在非工作用机上登录，在满足工作便利的前提下，尽可能不与外网链接，确保档案的安全万无一失。
第3篇：办公室文书档案收集与归档
文/江苏省南通市如东县发展和改革委员会：张斌
【摘要】文书档案管理是办公室工作的要点，而在档案管理的诸多事项当中收集和归档是两个重要的环节，关系到文书档案管理的质量，因此必须要得到重视，以便为办公室工作的有序推进以及档案管理体系建设提供动力。文书档案的收集和归档工作具备较强的服务性，同时也具备一定的技术含量，关系到档案管理的实效性，同时也会影响到文书档案服务效能的发挥。对此，档案管理人员要改革管理思想，科学运用多元化的方法，保证档案收集和归档的质量。
【关键词】办公室；文书档案；收集；归档
通过对办公室的文书档案资料进行全方位的分析和研究，能够发现单位各个工作事项的推进状况，还能够为相关决策的制定提供重要依据。由于办公室的文书档案极具保存和应用价值，在单位改革建设当中占有重要地位，所以，档案管理人员需要从思想观念上进行有效转变，重视文书档案的管理工作，尤其要把握好归档和收集这两个基础环节，确保资料真实而完整，为单位各项工作的顺利推进打下基础，也为单位日常管理成效的提高创造良好条件。
一、做好档案管理宣传工作
宣传工作是否到位将会影响文书档案管理的成效，同时也会制约收集归档工作的有序开展。第一，单位领导首先需要从思想观念上进行转变，意识到文书档案收集归档的重要性，并在宣传工作上加大力度，增加资金和相关人力设施上的保障，确保宣传推广范围的扩大，与此同时，为档案管理体系建设打下坚实基础。第二，对档案的管理者进行科学化和针对性的指导，使得他们能够始终秉持科学化的管理观念，在档案收集工作当中做到积极主动和科学严谨，在档案归档处理当中做到完整和真实，切实提高档案处理的质量，为档案利用打好基础。第三，单位要加强对现代媒体技术的应用，对传统的宣传方法和手段进行创新，扩大宣传推广的范围和影响力，使得全员都能够用良好的服务观念和责任意识为档案管理宣传以及收集归档工作的开展作出积极努力。
二、完善档案管理制度体系
档案管理制度建设在规范办公室文书档案收集归档方面发挥着重要作用，只有在制度建设方面获得实效，才能够保证各项档案处理工作的开展具备强有力的支撑和保障，让办公室文书档案管理步入规范化和科学化的发展轨道。现如今办公室文书档案并没有在收集和归档方面加强制度建设，在这些方面还存在着诸多制度缺陷问题，往往会出现档案信息丢失、缺损等严重后果，从而影响实际工作质量。对此，档案管理制度建设成为办公室档案管理工作的重点，也是规范档案收集归档的核心措施。第一，在制度建设当中需要对档案收集归档的流程、内容、真实性等方面的情况进行严格系统的说明，确保档案信息完整。第二，需要结合单位发展的实际情况以及办公室工作的开展要求，落实档案收集和归档的责任，使得相关的档案管理人员能够始终在制度约束和管理之下落实自身的职责。第三，实现对办公室文书档案资料的统一保管，同时要避免私人滥用信息资料，对奖惩措施进行明确说明。
三、革新收集归档工作策略
通过对当前办公室文书档案管理情况进行综合分析，发现一个较为明显的问题就是档案工作处理方法十分单一和落后，仍然沿用过去的人力操作处理方法，在实际管理过程当中容易出现很多的问题，操作失误的问题时有发生，无法确保档案信息的质量，也会让收集和归档工作面临重重阻碍。出现这一问题的重要原因在于收集归档工作方法落后，所以急需对传统的方法进行改革创新。办公室文书档案管理人员要提高主动意识，主动与其他部门进行密切的互动和沟通，收集到一手和完善的信息资料，并对其进行科学归档。与此同时，还需要对归档完成的各项资料进行有效补充和更新，解决档案收集归档当中的突出问题。另外，办公室档案管理工作要逐步向着自动化和信息化方向发展，加强对信息技术的应用，最大化避免人为误差的发生，提升收集和归档的效率，构建一个完整的档案数据库。
四、加强档案人员教育培训
档案管理人员是否具备收集和归档方面的专业素质，能否在实际的档案管理工作当中处处秉持自身的职责，都会影响到文书档案管理的效果，也会影响到单位的创新发展。所以，在档案管理体系建设中，需要将做好档案人员的教育培训作为要点，使得他们能够在专业业务素质和职业素养方面进行不断的提升。第一，完善教育培训体系，在知识技能教育和职业素质教育的同时，还需要做好培训考核工作，提高他们参与教育培训的动力。第二，加强对高端人才的引进工作，使得他们能够不断充实到文书档案管理队伍当中，带来更多先进的方法与技术。第三，为适应电子档案建设的要求，对档案管理人员进行专门化的信息技术和信息素养教育。
总之，在办公室的日常工作实践当中，文书档案是其中不可或缺的工作内容，而且通过对档案资料进行深层次研究，能够发现事业单位在实际工作当中的处理情况，而且只有切实关注档案收集和归档，才能够维护档案资料的完整性与真实性，为相关决策的制定提供根据，充分发挥档案信息的服务价值。档案管理人员必须明确自身的档案管理职能，把握档案收集和归档处理的方法，让文书档案可以真正为办公室日常工作提供优质服务。