万赟 匡文婷
摘要：本文对电算化会计自动转账及其在教学过程中出现的各种问题进行了分析总结，、并针对这些问题引入“对比法”教学以提高教学质量、降低课堂教学错误率，使学生熟练掌握自动转账功能。
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关键词 ：电算化会计；自动转账；对比法
一、概述
电算化会计主要是应用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及代替部分由大脑完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程，整个过程的顺利完成依赖财务软件的有效运行。在账务处理中，自动转账业务比较特殊，这类业务种类比较繁杂，数量比较多，需要通过一定的技术上的计算汇总才能完成，却有一定的规律，只要前期转账定义准确，下一会计期间若有相同的自动转账，不必再转账定义，直接选取生成凭证即可，大大减轻了工作量。自动转账分为内部转账和外部转账两种。内部转账位于总账系统内，包括自定义转账、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转和期间损益结转。外部转账位于其他业务子系统内，其生产的凭证由其所在系统转入总账系统。本文讨论的是内部转账。
二、教学中的困惑
自动转账过程需分三步完成：选择自动转账类型、转账定义和转账生成，其中最难处理的是转账定义，不同的转账类型在转账定义中常出现以下问题。
（一）自定义结转
自定义结转一般用于涉及到相关账户发生额的情况，如预提短期借款利息，计提职工教育经费等。其特点是借贷一方结果需要计算，而另一方结果直接取对方结果即可。需计算的一方在计算中常常出现问题。如预提短期借款利息的分录为
借：财务费用
贷：应付利息
贷方应付利息的金额公式= 本金×月利率=“短期借款”账户的期末余额×月利率=QM（“短期借款”，月）×月利率，学生在定义的时候，经常不注意将系统默认的公式QM（“应付利息”，月）×月利率中的“应付利息”改成“短期借款”，这种错误说明学生没有完全掌握贷方“应付利息”计算公式的含义。恰当合理地理解并运用函数公式是进行该种自动转账的关键。
（二）销售成本结转
销售成本结转需要满足以下条件：①库存商品、主营业务收入和主营业务成本三个科目，都必须设有相同的明细科目结构；②库存商品科目和主营业务收入科目下的明细科目，都必须设置数量核算，这样才能保证期初有库存数量，当填制发生销售业务的记账凭证时可以录入销售的数量，期末才有可结转的销售数量。③结转前所有的日常业务凭证已经记账，只有记过了账的凭证，数据才被系统输入识别，才能保证销售成本结转正确。
学生在这个过程中，常常是设置了库存商品和主营业务收入明细而忘了主营业务成本明细，对库存商品科目设置数量核算又忘了对主营业务收入科目下的明细科目设置数量核算，也常常因为没有对凭证进行记账而使得系统获取不了数据而报错。
学生以上错误说明他们并没有完全掌握主营业务成本是由库存商品结转而来，主营业务成本= 已经销售的库存商品数量×（库存商品期初余额÷期初数），已经销售的库存商品数量由应收系统销售发票数据得到。
（三）期间损益结转
期间损益结转先要确定凭证类别，再输入本年利润科目即“本年利润”，然后再选择结转收入或结转支出，进行全部结转，计算机会自动判断该结转哪几个损益类科目。生成转账凭证：
①借：收入类账户
贷：本年利润
②借：本年利润
贷：支出类账户
由于期间损益结转的金额来源于损益类账户账簿上的发生额，并非凭证上的金额，所以期间损益结转的前提条件是在做该结转前，要将所有凭证审核记账，才能使得当前会计期间所发生的所有损益被顺利结转。而学生往往忽视审核记账这一步，在还有为记账凭证的情况下进行损益结转，造成数据错误，因为此时结转的数据只包含了已记账的损益类账户数据而把未记账的损益类账户数据排除在外。
三、“对比法”的具体应用
（一）自定义结转的对比
1.核算背景相同。无论是手工会计还是电算化会计，自定义结转都是基于预提、计提等内容考虑的，核算的出发点是相同的。
2.会计确认相同。在两种核算方式下，自定义结转都是依据权责发生制原则和收入与费用配备原则，将结转内容计入本期费用，采用历史成本计量，计量属性相同。
3.金额计量相同。在两种核算方式下，每期应分摊的利息、折旧费用、报刊费等费用的计算方法和金额是相同的。
4.记账时间可不同。在手工会计下，一般来说，预提发生在月初，计提发生在月末。但在电算化会计中，根据总账系统各模块的设置顺序，一般是先根据日程业务填制凭证，等日常业务全部处理之后再做转账，因此，这部分内容的时间一般发生在月末。即使不是发生在月末，也可以通过删除“制单序时控制”的勾，在月末记账。
（二）销售成本结转的对比
1.科目及其结构相同。两种核算方式下，要进行销售成本结转，需在库存商品、主营业务收入和主营业务成本三个科目下设相同的明细科目结构。
2.在电算化会计下，库存商品科目和主营业务收入科目下的明细科目，都必须设置数量核算，这样才能保证期初有库存数量，当填制发生销售业务的记账凭证时可以录入销售的数量，期末才有可结转的销售数量。手工会计下，只要填制数量金额式明细账的时候登记相应数量即可。
3.在电算化会计下，必须保证结转前所有的日常业务凭证已经记账，只有记过了账的凭证数据才被系统输入识别，才能保证销售成本结转正确。手工会计下，成本的结转没有这个要求。
4.电算化会计下设置比较繁琐，但因为是自动核算，速度快，数据准确，不容易出错。手工会计下的成本结转设置虽然设置没那么繁琐，但因为非自动核算，因此核算速度较慢，且准确度不及电算化会计。
（三）期间损益结转的对比
1.设置程序不同。在电算化会计下，期间损益的结转需要先设置，即先做转账定义才能做转账生成。手工会计不需要定义，可以直接结转。
2.制单数量可不同。电算化会计下，可将收入和费用结转在同一张凭证上，即生成一张损益结转凭证。手工会计下一般是将收入类账户余额结转到“本年利润”账户为并形成一张凭证，将费用类账户余额结转到“本年利润”账户形成另一张凭证。
3.电算化会计下，在期末损益结转之前所生成的凭证必须要审核记账，否则未记账的凭证数据无法在系统中更新，无法进行结转，造成已结转数据少于应结转数据而出现错误。而在手工会计下没有此要求。
4.电算化会计下，转账定义是不受控制的，可以无限制的重复结转并生成凭证，这就会造成凭证重复导致数据错误。而手工会计下的损益结转不会出现因重复结转而数据错误的情况。只是因手工结转，导致对收入和费用的统计比较费时。
四、小结
自动转账过程中出现的许多问题往往是因为对其核算内容理解不到位、对核算程序含混不清造成的。在自动转账教学过程中引入“对比法”，在对比中让学生进一步理解会计核算内容及核算程序，通过手工会计与电算化的对比，进一步掌握电算化核算方法，有效规避操作错误，提高操作效率。
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参考文献：
[1]赵英丽.用友财务软件期末自动转账功能的探析[J].中国乡镇企业会计,2013(08).
[2]师银萍,梅青.对会计电算化“自动转账功能”教学的探讨[J].中国管理信息,2013(11).
（作者单位：南昌大学科学技术学院）