王国强
摘要：随着制度和科技的日新月异，高等院校经济业务也得到迅猛发展，高等院校的会计档案管理问题也应与时俱进。高校会计档案工作是财务工作的重要组成部分，也是容易被忽视的环节。本文针对现如今高等院校在会计档案管理中存在的问题提出相应的解决方案，为高校会计档案有序管理出谋划策。
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关键词 ：会计档案；管理；问题
一、高校会计档案的概念界定及其分类
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料。在如今会计电算化取代手工核算的时代，会计档案不仅包括最终打印输出的证、账、表等纸质档案，还应包含整个财务电算化系统开发、应用所形成的全套电子档案。相应的磁性介质也视为会计档案范畴，也应列入档案管理。高校的会计档案是高校档案管理的重要组成部分，同时也是记录和反映高校经济业务的重要史料和证据。会计档案的真实性、完备性、准确性、管理的科学性对高校财务决策起到重要的辅助作用。
二、高校会计档案管理目前存在的问题
（一）相关人员对会计档案管理的重视程度有待提高
会计档案从形成、整理到收录归档需要全体经办人员协调配合才能井井有条。然而，会计档案的日常管理却较易被忽略，或不能引起足够的重视。首先，档案的管理与其形成过程息息相关，会计档案责任人却往往抱有“各司其职”的错误观念，将档案管理事宜完全归于档案管理人员。其次，会计档案的收集、归档工作是一件对耐心与细心要求很高的工作，档案管理人员要时刻提高责任意识，整理归档要及时、规范，不应存在松懈意识。第三，管理者往往将精力大部分放在对会计核算及资金管理和财务决策上，对会计档案的管理工作往往忽视。
（二）会计档案管理制度的不完善或执行力差
很多高校只是根据国家法规的要求管理会计档案，并没有结合自身情况制定适用于本单位的会计档案管理制度，或者制定的档案管理制度不能从程序上明确指导工作。有些高校也存在有制度却没有严格执行的情况。这两方面的原因下，会计档案的管理易造成职责不清、程序混乱、内容缺失、手续不全等问题，最终导致会计档案管理工作错漏丛生，问题不断。
（三）会计档案管理人员业务素质有待提高
目前，许多高校并没有专职的会计档案管理员，这一职能大部分由会计人员兼管。会计人员往往没有受过专业的档案管理业务培训，同时缺乏相关工作经验。对财务档案的归档范围和标准不清楚，不懂得档案的基本操作规程，使得整理出来的财务档案案卷质量不高，装订不规范，难以保证档案的完整性和安全性。会计电算化档案的管理人员往往并非专业电算化人才，会计人员对计算机系统及财务电子系统不甚精通，导致电子档案的备份不完善，没有做到操作系统与数据库的完全备份。电子档案的整理与提交也存在不规范的问题。档案人员的不专业性使得会计档案的完整性和安全性难以得到保障。
（四）会计档案管理业务流程不细致、不规范
财务档案管理机构是进行财务档案管理工作的组织保证，也是会计档案管理的工作需要。但实际工作中各高校都未设置此机构，档案工作由不同部门人员协同管理。会计档案的归档方面，根据《会计档案管理办法》，每年形成的会计档案应由会计机构负责立卷、装订、编制会计档案管理清册。当年形成的会计档案可由财会部门保管一年。然而在实际工作中，大多数高校并未编制完整的档案保管清册，部分档案也未能做到及时移交。会计部门电子档案保存凌乱，纸质档案与电子档案未能做到同步归档。会计档案的保管过程中，档案的存放库房没有完全符合“七防”的要求，档案的安全性存在隐患。在会计档案的查阅管理上，很多高校没有建立专门的会计档案查询系统，导致查询费时费力。档案的查阅手续不齐全，程序不规范。会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，大有无人来销、无人敢销的局面。即使超过保管期限数年，也不愿销毁，由于种种原因导致学校会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。
三、高校财务会计档案管理存在问题的解决办法
（一）加强领导，提高对会计档案管理重要性的认识
主管领导要高度重视会计档案管理工作，会计档案的收集、整理、归档、查阅、移交等工作要明确专人负责。
培养全体会计人员良好的档案管理意识，按照《财务档案管理工作规定》，实行边核算边整理，业务完成立卷完成的原则，及时完成这项工作。树立财务人员之间岗位交接的经验交流意识，做好“传、帮、带”工作，将档案管理的经验、规则、技术认真传承，避免新手经验不足导致的档案凌乱问题。档案主管机关也应定期针对会计档案管理进行业务指导，以进一步提高会计档案的管理水平。
（二）加强档案管理人员培训，提高人员业务素质
随着新制度、新技术的更新和发展，高校会计档案管理人员必须提高自身业务素质，以适应新形势的需要。要高度重视会计档案管理业务培训，将会计档案管理及操作技能培训纳入会计人员岗前培训和继续教育培训的重要内容，努力使会计人员熟练掌握会计档案整理的基本知识、基础业务与操作技能，从源头上做好会计档案管理的基础工作。
（三）建立健全高校财务档案管理的规章制度
要使高校会计档案纳入规范化管理，必须制定一套完善的会计档案管理制度。同时，在制度的实施过程中要做到严格执行。
（四）规范会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作
1.规范会计档案立卷、归档工作。首先，结合单位业务内容对会计档案进行分类，制定相应科学合理的立卷、归档方案，准备好预设案卷。其次，会计凭证的粘贴整理要做到及时、规范、签章齐全、凭证封面所列事项完整，薄厚适中。装订完毕按时间先后顺序装入档案盒，并完整填写档案盒上内容。其他会计档案也要做到收录齐全、整理及时，并建立规范的会计档案保管清册。会计年度终了，要将打印输出的各类会计账页分类整理，按科目及时间顺序用号码机打印序号后编制目录，按科目填写账簿启用表，分类分科目装订后封粘，装订人员在封粘处签章。将会计报表分月逐页编制序号，并按序号编制目录，最后按时间先后顺序装订，装订人员在封粘处签章。其他会计资料的装订同会计报表的装订。
2.规范会计档案的保管。目前，各高校均建有综合档案室。会计档案由财务部门保管一年后要交由档案室保管，在提交纸质档案的同时要一并提交同步的电算化会计档案。会计人员在进行档案交接的过程中，要按照相关程序认真办理交接手续，以明确职责。
3.严格执行会计档案的查阅、销毁制度。会计档案的查阅、借出必须严格执行相关审批程序，未经相关负责人批准不得私自借阅及复制。借阅登记要及时，借阅人、借阅时间、案卷名称要登记齐全。对于已到保管期限的会计档案要及时销毁，进行销毁要严格执行相关法律法规。对需要销毁的会计档案要编制会计档案销毁清册，列明档案名称、卷号、册数、起止日期和档案编号、应保管年限、已保管年限、销毁时间等内容，并由单位负责人在档案销毁清册上签署意见。保管期满但有未完结账项的会计档案，按规定不得销毁，要单独抽出立卷并在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明，保管到未了事项完结时为止。销毁会计档案时，应严格执行由相关部门监销制度。
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参考文献：
[1]黄焕敏.行政事业单位会计档案管理存在的问题.合作经济与科技.2014[1].
[2]戴敏.高校财务会计档案管理中存在的问题及解决办法[J]中国证券期货，2013[4]:142.
[3]财政部及国家档案局.会计档案管理办法.
（作者单位：辽宁医学院财务处）