大数据背景下医院行政办公档案电子化管理探讨

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  • 更新时间2019-10-08
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  【摘要】在大数据时代,各种数据资源不断增长,当数据增长到一定数量时很可能出现一种规律,通过采集大量数据,能够总结出数据的规律,从而为管理者提供帮助。目前我国医疗改革正处于关键时期,医院作为一种特殊的服务机构,需要适应时代的变化。这就要求医院加强自身的行政管理,利用先进的管理方法实现管理工作的提升。医院信息化水平成为评价医院综合实力的重要指标,利用大数据技术进行行政办公档案管理成为医院行政管理的发展趋势。


  【关键词】大数据背景;档案管理;电子化


  一、大数据与档案管理


  (一)大数据。大数据也被称为海量数据,是指一种信息化资源,这种资源通过分析能够作为决策的依据。大数据具有大量、快速、多样、价值的特点。信息技术的发展推动了大数据技术的诞生,云计算就是其中的一种。大数据技术是指通过分析海量数据,从而对其中的规律进行整理与加工,从而为决策者所利用。大数据在解决实际问题中具有重要的作用,关系到民生领域,能够改善人们的生活,能够避免过去由于不了解规律而产生的错误,能够节省大量的时间与精力。


  (二)档案管理。档案是在社会活动中形成的,主要是通过文字、图像、声音以及其他方式与载体保存下来的历史资料。随着信息时代的发展,档案的制作与管理进入信息化时代,电子档案也就孕育而生。电子档案是指通过电子化储存的档案资料。电子档案是档案工作创新的产物,具有纸质档案所不具备的优势,能够提高档案管理的效率。因此,档案管理人员需要重视档案的信息化建设,加强对档案信息管理的研究,从而让档案资料能够更好地保存。电子档案与传统纸质档案相比,其具有可复制的特点,且在档案制作的过程中,对于错误数据的删改是非常方便的,能够制定统一的标准,从而便于检索。电子档案的应用功能能够提高档案管理的效率,管理者仅需要通过计算机即可实现档案的调取、整理、归档与分类。电子档案最大的特点是数字化的数据,能够节省纸张与空间,这与传统纸质档案有着本质上的区别。


  二、大数据背景下行政办公档案电子化管理策略


  (一)提高行政办公档案管理人员的专业素质。首先需要建立完善的行政办公档案管理制度,档案管理人员需要不断提高自身的专业素质,从而提高自身的工作水平。行政办公档案管理是医院行政辦公工作的重要资源,需要提高档案管理人员的专业水平、服务意识以及实际操作能力。行政办公档案的电子化管理工作依赖于档案管理人员,因此档案管理人员的专业水平决定了行政办公档案管理的质量。电子化档案技术对于档案管理人员有着一定的要求,档案管理人员除了具备高度的爱岗奉献精神,还需要具备扎实的信息操作能力,从而将纸质档案转变为电子档案。这些电子档案能够为医院行政办公管理提供有效的支持,在现代医院中,行政办公档案可能涉及众多科室,这就要求档案管理人员能够及时为各部门提供服务,从而确保医院各科室行政办公管理的有序开展。


  (二)提高档案管理人员的服务意识。档案管理人员要不断提高自身的服务意识,从而为行政管理人员带来更好的使用体验,将被动服务转变为主动服务,改进自身的服务理念,拓展新的服务模式,加强行政办公人员信息反馈的整理,从而提高行政办公档案电子化管理的科学性。行政办公档案是为了更好地服务于医院行政办公管理。电子档案不仅仅是将纸质档案数字化,更是要利用信息化技术,通过大数据技术对过往管理经验进行分析,从而做好决策管理工作。档案管理者需要谨记这一点,增强服务意识,在日常工作中不断发现需要改进的地方,从而为行政办公档案的电子化管理提供更好的服务,让医院行政办公人员获得更好的服务体验。可以从优化工作流程着手,在档案的采集、传输以及使用等方面加强资源共享,从而便于行政管理者的工作。


  (三)加强安全管理。随着信息技术的发展,电子档案成为现代档案管理的主流趋势,但是由于电子档案自身的特定决定其具有一定的风险,因此采取单一的储存方式是不可取的。可以通过采取多种储存方式,例如硬盘式储存、光盘储存、网盘储存以及备份储存等多种储存共同应用的方式。通过多种储存方式的应用,能够确保行政办公档案的安全性,但是这可能增加对储存空间的要求,需要采购大容量的储存介质。同时考虑到介质的兼容性,需要不断更新储存方式,例如光驱的使用逐渐被淘汰,那么光盘储存的数据很可能损失,这就需要重新进行数据转移。


  三、结语


  综上所述,随着当今社会的发展,医院信息化水平成为评价医院综合实力的重要指标,利用大数据技术进行行政办公档案管理成为医院行政管理的发展趋势。在大数据时代,各种数据资源不断增长,当数据增长到一定数量时很可能出现一种规律,通过采集大量数据,能够总结出数据的规律,从而为管理者提供帮助。随着信息时代的发展,电子档案在现代医院档案管理中具有重要作用,行政办公档案管理要不断完善电子化管理的建设,从而为决策提供支持。