信息化时代科技档案管理的创新研究

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  • 更新时间2019-08-22
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  摘要:随着信息时代的快速发展人们对科技档案管理的工作要求也在不断提高,要想提高科技档案管理工作的水平就要不断完善科技档案管理工作,创新科技档案管理方法。本文主要分析研究了在信息时代背景下的科技档案管理工作的发展现状与后期在创新工作研究中科技档案管理工作的创新策略。


  关键词:信息化时代;科技档案;创新


  引言


  科技档案不仅汇聚了大量的科技成果,还可以促成新的科研项目,对于技术创新具有启发作用。如今传统的科技档案管理模式已经远远不能满足社会的需求,我国已经进入信息化时代,新的时代必然会要求各单位、各机构做出相应的变革。科技档案管理作为企业发展的基础,顺应时代潮流,创新研究信息化时代科技档案管理模式刻不容缓。


  1科技档案管理的现状


  目前来说,人们对于科技档案管理的认识不够深刻,工作人员的专业水准也不够高,工作模式依然停留在传统层面上,先进的技术与设备没有得到充分的利用。在具体工作中,还有很多机构的档案管理内容比较单一,比如类似于音频、视频或者是草图等资料没有被归档,导致科技档案的完整性、统一性受到影响。同时,归档流程不够完善,容易使机密文件外泄,科技档案的安全性无法得到保障。另外,科技档案的法律法规不够健全、完善。科技档案是科技成果结晶的集大成,往往涉及到一些机密文件,没有完善的法律法规的保障,就无法保障日常工作的保密性,这样也给工作人员带来不必要的麻烦。这些都是导致科技档案管理工作不能满足现代社会需求的客观原因。


  2信息时代科技档案面对的挑战


  2.1科技档案的应用方式


  通常来说,科技档案的应用方式包括下面几种方法:其一,科技档案可以让科学活动更富有计划性,通过对原有档案资料的研究,能够及时找到之前活动中出现的不足,加以弥补,提高活动的争取率。其二,科技方案可以有效提高项目的盈利水平,利用对项目各环节科技档案的分析研究,增强科技档案的应用效率。其三,可以应用到法律方面,具有良好的培训作用,由于资料具有真实性,可以直观的将研究情况进行展示,增强培训的感染力。


  2.2硬件设施不足


  基层各个科技管理部门在科技档案管理的硬件上大力投入,受到管理思维的约束,加上领导不够重视,只是配置了比如电脑传真机等较为基础的硬件设施,无法构成系统性。科技档案信息系统较为复杂,发展的级别与层次完全不同,总体规范性不足,无法真正的开放,在服务与共享方面存在一定的距离。缺乏完善的系统实现机读档案,为建立完善的信息检索体系,造成档案管理不规范,限制了科技档案管理信息化的发展进程。


  3科技档案管理信息化的重要意义


  信息化时代科技档案管理的创新研究,对于科技档案的实用性与时代性转变有着非常重要的意义。一方面,信息技术已经全面普及,各个单位以及机构都因此受惠,信息技术同样给科技档案管理工作带来了很多便捷,不仅节省了人员成本,还节省了时间成本。工作人员利用智能化办公还可以避免一些人工无法控制的错误。


  另一方面,科技档案管理工作汇聚了宝贵的科研资料。传统的存儲方式会产生磨损,使资料的使用寿命大打折扣,另外人们对于资料的搜素、借鉴也极为不方便,这样就使科技档案不能得到充分的利用,利用智能化办公,不仅可以延长资料的使用寿命,还可以给需要借鉴资料的人们提供便利。


  4信息化时代科技档案管理的策略研究


  4.1提高科技档案管理人员综合素质


  科技档案能否被有效的利用,关系着能否为科学技术可持续发展提供准确的、有价值的信息资源,所以科技档案管理人员的综合素质是提升科技档案管理质量的基础,只有组建一支具有专业水平的团队,增强创新意识,提高员工对科技档案管理的重要性的认识,才能为信息化时代科技档案管理打下扎实的基础。


  4.2提升科技档案现代化管理


  科技档案发挥的作用会随着时间的推移逐渐减弱,所以若不能及时掌握并利用科技档案,就难以发挥它的价值。在具体工作中应将纸质文件与电子文件有机结合起来,并能运用网络信息以及智能化办公,充分利用新媒体信息传播迅速的属性,让科技档案更加便捷、快速到达利用者,以便于人们及时获取信息。现代化管理是提升科技档案管理的价值与质量的必要手段,结合自身的实际情况制定完善的智能化档案管理流程,提供现代化管理设备设施,完善档案管理工作的软件环境,为实现科技档案现代化管理创造有利的平台。


  4.3制定完善的管理制度


  科技档案的管理工作应该具有专业性、系统性,这样才能对科研成果的发展历程以及理论知识做出完整、详细的记录,以便于人们查阅、借鉴。所以制定出严格的管理制度及科技档案归档流程是提高其价值与质量的必要手段。基于此,要对科技档案进行有计划的管理与分类,并且把科研成果、理论依据、实践过程、实验报告等有效统一起来,以达到建档工作的目的。同时,制定完善的归档流程,避免档案外泄、破坏,保证科技档案的安全性以及保密性。


  4.4拓展科技档案的宣传途径


  截至2018年,我国互联网普及率已经达到55.8%,2016年下半年,中国手机新闻客户端用户规模为5.9亿人,增长率为4.4%。可见,网络已成为最大的宣传渠道。在信息化时代,传播速度与传播范围决定了信息的利用价值以及利用率。科技档案应充分利用新媒体,扩大传播渠道与途径,增加科技档案的覆盖率与传播率,为需求者了解科技档案提供全新的平台,使需求者可以随时随地获取科技档案的信息,这样一来,不仅保证了科技档案的时效性,也让需求者可以获取更丰富多样的资料,从而实现科技档案的价值最大化。


  5结语


  总而言之,作为档案管理的从业人员应积极学习档案管理的创新方法,提高档案管理的专业素质,将先进的信息技术和网络资源与科技档案管理相结合,来确保科技档案信息化的健康发展。

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