杨庆军 金育勇
(内蒙古电力勘测设计院有限责任公司,内蒙古 呼和浩特 010020）
摘 要：档案的现代化管理是一个长期的、渐进的发展过程，决定其发展进程的是科学技术的进步。近年来，档案现代化管理的步伐越来越快，一定要统一认识，努力学习和运用当代先进的科学知识与手段，掌握现代科学研究的新方法。
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关键词 ：档案；信息；现代化
中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1000-8772-（2015）05-0212-02
收稿日期：2015-02-06
收稿日期：杨庆军（1965-），女，辽宁沈阳人，本科，副研究馆员。研究方向：档案管理。
近年来，随着电力建设的快速发展，档案工作在各级领导的关心、支持和重视下，以现代化管理为先导，以科学管理、优质服务为目标，不断强化档案工作的基础建设、业务建设、规范化和信息化建设，求真务实，开拓进取，取得了长足发展，加强档案现代化管理必须从以下几点入手：
一、档案工作者要深刻认识档案现代化管理的重要意义
档案现代化管理是在档案组织结构管理科学化的基础上，应用现代科学技术，特别是以电子计算机为核心的信息处理技术，实现档案管理方法和管理手段的现代化。
档案现代化管理是建设现代企业的基本要求，是档案管理适应现代信息技术发展的必然选择，是档案事业实现健康持续发展的必由之路。现代科学技术特别是数字化技术、网络技术的利用，使档案的管理从传统纸质载体向数字化文件存储、查阅转变。实现档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化，有利于进一步拓宽管理思路，改进工作方法，加强管理力度，提高工作效率，更好地为企业各项工作服务。
二、档案工作现代化管理的目标及任务
档案工作现代化管理的目标：实现档案管理方法和管理手段的现代化，完成档案工作由管理实体档案为主向管理实体档案和档案信息为主的转化，实施和完善文档一体化管理，构建公司档案信息网络，实现档案信息资源的共享。力争在公司系统形成一个管理科学、功能齐全、服务优质、具有同行业先进水平的档案现代化管理网络。
档案工作现代化管理的主要任务：以档案信息化建设为重点，采取有效措施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，扩大信息采集范围，推动纸质档案数字化工作，建立档案信息化标准体系，加快档案人才队伍建设，提高档案人员的素质，全面推动档案管理现代化。
三、实现网络化是档案现代化管理的核心
随着计算机技术在档案管理过程中被广泛应用，网络管理成为企业档案管理的重要手段和标志，我们应做好以下几点：
1.统筹规划，规范管理
树立档案信息化建设一盘棋思想，坚持“有序推进、统一标准、集中建设、引导示范、逐步展开”的基本原则，把档案信息化建设的各项工作纳入科学化、规范化的轨道。逐步统一档案数据的交换体系、档案信息数据库结构和数字化档案的格式，通过中间传递实现公司各单位档案信息互联互通。档案信息系统实现异地查询的基础上，最终建成覆盖企业的档案信息网络。要树立档案管理归口部门在档案信息化建设中的主体地位，加强与信息化建设主管部门的联系和配合，将档案信息化建设纳入企业信息化建设规划中，同时制订档案信息化建设的专项规划，提出实施档案信息化建设的具体目标和任务，逐步实现档案信息系统的统一管理，实现档案管理系统与其他业务信息系统的无缝连接。
2.建立健全档案管理信息化的规章制度
为了实现档案现代化管理的目标，必须建立严格、系统的档案管理规章制度，在各个环节、各个工作程序中用制度进行规范和制约。企业在调整充实原有制度基础上，应根据国家和上级单位的有关规定，加快研究和制订电子文件归档制度、电子档案管理制度、电子档案文件格式标准、电子档案利用制度、电子档案安全保护制度等。
3.加快档案信息化资源建设，狠抓档案数字化工作标准化
档案信息资源建设是档案现代化管理的基础，是建立数字化档案的支柱。我们要完成重要档案信息的数字化，按照由近及远的顺序，分期分批对重要的和利用率较高的纸质档案以及重要的照片、录音、录像档案进行数字化处理。加强电子文件归档工作，努力实现当年产生的档案数据当年数字化，并逐步提高历史档案数字化的比重。办公自动化及其他业务信息系统应设立专门的电子档案信息收集模块，进行电子档案信息的采集并将其导入到档案信息系统。
根据国家有关标准，档案数字化处理推荐采用支持XML语言格式的版式文件（双层PDF或CEB格式）。有条件的企业可建立技术完善、符合标准的档案数字化加工生产线，以保证档案数字化的质量和速度。
4.加强档案信息系统的建设
档案信息系统的建设，是档案现代化管理的重要内容。档案信息系统的建设应采用先进的信息技术，要与现代化电网经营企业的档案工作相适应。档案信息系统应由档案管理系统、档案提供利用系统、全文检索系统、数据存储备份系统等四个子系统构成，完成从业务信息系统到档案信息系统的数据转换、自动组合、编目、借阅、统计、查询分析、数据备份转换等功能。
5.强化档案信息系统的安全与保密
建立和完善档案信息安全保障体系是档案信息化建设的重要环节。信息化程度越高，越要全面兼顾档案的实体安全和信息安全。企业要认真执行有关保密和档案信息化管理的各项责任制度，从物理安全、信息资源安全和数据保密等方面切实加强对档案信息系统的安全保密工作。杜绝一切安全隐患，严把档案利用审查关。严格执行“一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用”的备份制度，要切实保证档案信息的异地保管。
安全保障系统包括服务器安全、数据库安全、病毒防杀、数据备份、数据恢复、数据加密与认证、用户身份认证、用户访问控制、授权管理、安全审计等。
6.加强档案信息优质服务
要完善服务条件，拓展服务渠道，拓宽服务领域，以满足各方面利用档案的需要。切实转变思想观念，改变重管理、轻利用的传统方式，走开放型、网络型服务的道路。完成档案信息化服务中心的功能配置，实行电子档案资料的网络借阅。建立与办公自动化系统相结合的档案查询系统，并在查全率、查准率以及检索速度上下工夫，努力提高档案信息服务质量。
7.全面落实文档一体化管理措施
各单位要形成文书、档案部门的联动机制，共同协商，齐抓共管。树立全程管理与前端控制协调统一的管理理念，加强档案管理部门对文件的超前控制，定期对已进行逻辑归档的电子文件进行检查。建立电子文件全程管理系统，实现文档实体生成一体化、管理一体化、利用一体化和规范一体化。
8.高素质人才队伍是实现现代化管理的基础
档案事业要持续发展，人才是关键。档案人员必须加强学习，转变观念，努力适应档案工作从传统方式向现代化管理方式的转变。要加大档案教育培训工作的力度，把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术、网络技术、现代管理技术等列入指导性教学计划，培养和造就一批既熟悉档案专业知识，掌握电力学科知识，又了解计算机知识和技术的复合型档案人才。
（责任编辑：张娟）