范艳秋 FAN Yan-qiu
（福建宁德核电有限公司，宁德 355200）
摘要： 文档管理是项目质量管理的重要组成部分，是质量体系实施并保持有效性的基础。本文通过分析核电营运单位的文档管理模式及控制要求，并对核电工程项目文档管理与控制经验进行了总结，同时指出了文档管理与控制的难点及解决方法。
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关键词 ： 核电；文档管理；文件控制
中图分类号：C931.9 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2015）26-0016-02
作者简介：范艳秋（1984-），女，云南红河人，馆员，研究方向为文档管理与控制。
0 引言
文档管理指文档、电子表格、图形和影像扫描文档的存储、分类和检索，是企业重要的智力资产。同时，文档管理与控制是质量体系标准中不可剪裁的要素，是质量体系实施并保持有效性的基础。文档管理水平的优劣不仅对工程项目的质量管理、成本控制、进度控制、项目经验的总结以及项目管理水平有着直接影响，而且还直接关系到归档文件的质量。核电站工程建设项目规模大，周期长，建设期间产生大量的工程信函、技术文件、竣工资料、工程照片及视频文档，如何确保所有文件能够及时、准确地分发到各有关部门并完整保存而避免文件的散失，有效的文档管理与控制措施是最重要形式。因此，建立健全文档管理与控制体系并保证该体系有效运行尤其重要。
当前，核电运营单位在充分总结各项目文档管理经验的基础上，同时结合自身特点，建立起一套适合自身的文档管理与控制体系，同时综合运用文档管理系统，实现了对文档全过程管理和控制以及文档管理一体化的目标，为核电站的稳定、高效、安全运行提供了保障。下面以福建宁德核电有限公司（以下简称宁德核电）的文档管理与控制为例，说明文档管理与控制的重点及难点。
1 核电项目文档管理与控制保障措施
为保障文档有效运行，宁德核电设立了专门的文档管理部门作为文档归口管理的专门机构，负责对文档管理与控制工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。同时，文档管理部门制定了一系列的保障措施，对项目文件从产生、整理、保存到归档、销毁整个流程进行有效控制。
1.1 构筑规范化文件控制体系 文档管理部门坚持“质量第一、效率第一”的原则开展文档管理与控制工作，做到“不放过任何一份不合格的文件，不拖延任何一份合格文件”，为现场工作的有效开展提供了有力保障。同时，为了确保所有文件能够及时、准确地分发到各有关部门，文档管理部门采取了接收、分发统一控制的措施。一方面，编制并发布了一系列管理程序如《文档收发控制》、《文件的产生》等，规定所有文件包括从外部接收的和对外发送的文件必须首先交由文档管理部门统一处理，同时编制了文件处理流程管理程序如《技术支持文件处理流程》、《信函处理流程》、《内部文件处理流程》等，规范了各类文件的处理流程，保证了文件的高效流转。另一方面，将传真、邮寄、电子邮件等文件收发途径纳入统一控制范围，把文件的进出口渠道都归口控制起来，从而建立起专业化收发控制体系。
1.2 打造高素质的文件控制队伍 为强化文档管理与控制的组织建设，保证文件控制体系的正常运行，文档管理部门设立专职的文控人员，统一管理公司内外所有文件的流转。通过参与系统开发定制、建立数据库文件分类平台、编制一系列项目文档控制程序以及对相关文控人员进行多方面培训，从而不断提高员工自身素质和工作技能。
1.3 动态控制，信息化运作 文件控制是对文件全阶段、全过程的动态控制，以保证能随时查询、检索所需的文件、资料，实现文件的模块化、程序化管理。为此，文档管理部门综合运用文档管理系统对产生的文件进行控制和管理，最大限度的保证了文件的完整性、文件流程的通畅性；同时通过系统将文件模块化，最大限度的提高了文件查找的准确性，使员工能及时、准确的查找到所需的文件，从而提高工作效率。截至目前，文档管理部门通过文档管理系统共接收处理各类文件37余万份，档案约3000余卷，图书资料1800多份，涉及信函、技术文件、程序、合同、内部文件等。同时，通过建立数据接口、电子卫星库等措施，用户直接通过系统即可迅速查询到所需文件，以前需几分钟才能查询到的文件，现在仅需1分钟即可，大大提高了效率。
1.4 将文档管理与控制纳入技术管理 文档管理部门从文件的产生、流转、作废、销毁等全过程对文件进行严格把关。同时，为提高母本文件接收的质量和效率，文档管理部门全面参与到对母本文件的文档审查工作中，并于2012年开始启动母本文件接收前文档审查工作，现已完成DWW、SDA、LNA、LNC等4个机组共300个系统的母本文件接收和审查工作。同时逐渐建立和完善了审查规范和标准，从文档方面严格把关文件的质量，提高了母本文件接收的质量和效率，错误率降低到5%以下，为公司全体员工更高效、便捷的利用文件提供了保障。
2 核电工程项目文档管理与控制的重点
2.1 文档一体化与前端控制 文档一体化是现代文档管理中一种先进的管理模式，强调电子文件全过程管理的连续性和信息记录的完整性，将传统的档案管理延伸到文件管理的过程中，从而实现文件的全过程管理。而前端控制是文档一体化的重要组成部分，要求档案人员对文件管理工作提前介入，以保证文件管理的质量，并使文件管理阶段的成果为后续档案管理所利用。
核电工程项目文档管理是项目管理中的一个重要模块，文档一体化（也就是档案的全程管理）尤为重要。实践证明，文档一体化是工程项目文档管理与控制所必要的，行之有效的工程项目文档管理与控制在工程档案管理中充当了前端控制的作用，只有在文件形成之初就控制好文件的质量，才能为档案的后续管理做好准备，才能构建项目质量管理体系。
宁德核电通过开展文档业务流程重组，规范文档元数据，统一文档管理体制、统一文档组织机构、统一文档管理制度、统一文档管理系统、统一文档编码制度，实现文档一体化管理。例：《卫星文件库检查报告》文件编号及档案号均为012-AB-R-2015-ODI-016，文件产生前即确定文件编码和格式，文件产生时，档案管理阶段文件级元数据同时产生。同时，通过文档管理前移，将文档管理纳入合同管理，在合同条款中增加文档管理标准和要求，加强文档前端控制。
2.2 搭建文档综合信息平台 现代信息技术的飞速发展，随之而来的是电子文件的大量产生，办公自动化、无纸化办公等理念不断深入到各行各业中。对核电项目文档管理部门来说，如何更加有效地管理和控制这些电子文件，使用先进的文档管理软件，实行电子化、网络化管理，是实现核电项目文档有效控制的重要手段。
宁德核电文档管理系统覆盖了核电建造阶段文件、档案的全过程管理，涵盖从文件产生、流转、分发控制、归档、整理、数据库管理和利用等全过程管理，系统包含了文件管理、档案管理、文档查询和利用、数据统计和报表生成、文档借阅管理、电子文件安全性控制、VPN远程访问、用户自定义授权管理、系统日志管理、系统权限管理等功能，在功能上体现了文件的科学分类、文件动态管理，文件的有效利用，文件的安全保密等。同时，文档管理系统还根据文档的种类、来源、用途等建立清晰、合理的项目文档目录树结构，最大限度地提高了文档查找的准确性和及时性，实现了项目文档全过程的追踪和查询，而且系统由专人维护，从而保证了文档的安全性。
2.3 完善文档管理控制体系 核电工程项目中，文件控制工作是项目的管理体系能够正常运行的最基本的条件，每一个环节的顺利进行都离不开文件控制工作，文件控制工作贯穿项目的始终。因此，建立一套完整的文件控制体系尤为重要。具体来说，首先，文档管理部门根据标准及本单位实际建立一系列通用的文档控制体系；其次，文档控制人员要根据项目性质，在通用标准程序文件的基础上编制项目文档控制程序文件，内容涵盖了文件控制、档案管理、图书管理、文档服务、保密制度五个方面，如《文档政策》、《文档收发控制》、《文件的产生》、《档案管理细则》等等，建立了统一的文档管理程序，切实提高项目文档管理水平，满足竣工验收要求。
3 文档管理与控制的难点及解决方法
3.1 项目文档过程管理缺失 核电项目文件档案的产生部门众多，涉及工程设计、设备制造、现场施工、调试运行等方方面面，接口十分复杂；加上核电建设周期长，归档文件产生起始、结束时间的跨度大，文件本身质量难以持续保持。文档管理部门作为“事后把关”，对于已经形成的错误文件难以推动整改。解决方法：文档工作前移，加强前端控制，在文件形成之初就宣贯文档政策，强调文件质量，从源头对文件进行控制，提前介入分包商的文档控制。如宁德核电为加强各部门文档管理，提高归档文件质量，于各部门设置一名文档经理，并配备一名兼职文档管理员，并定期进行培训。以前需要半年才能完成的归档工作，现在2个月就能完成，大大提高了文件归档的质量和效率。
3.2 文档管理系统功能改进 文档管理系统是文档和其他系统非结构化数据的存储系统，已经成为公司文件控制和档案管理必不可少的系统。随着核电站由建造阶段转向调试、运营阶段，系统的功能已经不能满足日益增长的文档需求，迫切需要补充完善，同时系统还存在多系统并存、文件入口多、文档下载、打印未加以控制、文件安全和保密性等问题。解决方法：将各系统加以集成，改变多入口的状况，将相同处理流程的文件数据集中到一起，实现文件的跨类检索。同时优化系统功能，对系统中的文件进行控制，并设置访问权限，实现文件的受控打印、下载，另外，还应设置服务器空间自动预警，数据自动备份机制，增加DAS系统维护人员，定期进行检测，保证系统及其数据的安全。
3.3 业务部门文档人员变动频繁 核电工程项目各业务部门文档人员能力不足，变动频繁，文档检查的意识和动力不足，把关不严。解决方法：加强各业务部门文档管理人员培训，设置专职文档管理人员，定期进行监督和检查。
3.4 经验反馈机制不健全 目前各核电生产运营单位信息共享经验不足，文档管理中的经验教训未能及时反馈到各核电基地加以运用。解决方法：加强各核电营运单位沟通交流，定期组织交流会（如季度会议等），建立文档经验反馈平台，技术上实现信息共享。
4 结论和建议
通过文档全过程管理和控制以及文档管理一体化和信息化的实施，以标准化、专业化为基础，降低了工程建设的成本，减少了人力的投入，强化资源共享，提高了文档的利用率，提升了工作效率；文档管理前端控制及标准化的实施，有效地提高了文件的质量，为后续调试及运营提供有力的文件支持。目前文档管理与控制还存在一些不足，加强人员的专职化和优化文档管理系统，建立健全经验反馈系统，将能更好地促进文档为核电工程的服务。
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