韩敏敏
（山东博物馆，山东 济南 250000）
【摘要】随着改革的不断深化，博物馆事业得到蓬勃发展，管理日趋规范，各馆都有一套完备的档案，例如各种藏品档案、科研档案、业务档案等，档案管理工作也在发挥着越来越重要的作用。而博物馆的安保工作档案却一直被人们所忽视或者说是不受重视，那么如何在新形势下，做好博物馆安保档案的管理工作，使其走上规范化、科学化的道路,适应时代发展的需求,同时赢得各级领导的足够重视，成为档案管理者必须深入思考的重要问题，本文结合工作实际,就新形势下如何做好博物馆安保档案管理工作谈谈笔者的看法与体会。
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关键词 博物馆；安保档案；管理现状；管理措施
Discussion on the Museum’s Security File Management Status and Its Countermeasures
HAN Min-min
(Shandong Museum, Jinan Shandong 250000, China)
【Abstract】With the deepening of the reform of the museum undertakings have developed vigorously, increasingly specification management, pavilions are a complete set of files, such as various archives collection, scientific research archives, archives, etc., file management is playing an increasingly important role.And security of the museum archives has been overlooked or neglected, so in the new situation, how to do a good job in museum security file management work, make it onto the road of standardization and science, meet the demand of times development, and won enough leaders at all levels, and become an important problem, file managers must think deeply about the paper work to buy international, and under the new situation, how to do the museum security file management talk about my own views and experience.
【Key words】The museum; Security files; Management status; Management measures
0 前言
博物馆安保档案，顾名思义就是博物馆安保部门在日常工作过程中产生的，保存备查的原始资料，忠实记录并再现安保人员实践活动的全貌与过程。它对我们现今的博物馆安全防范发挥着重要作用，是博物馆安保部门开展各项工作的重要前提和基础，甚至可以协助公安机关打击犯罪分子，惩治罪犯，严格意义是一种公安性质类的档案。以山东博物馆为例，安保档案主要分为消防、安防、人员、展厅和夜间值班等几大部分，具体包括：日常值班日志、展品交接记录、人员、文物的进出库登记、设备巡检信息、物品出入登记信息、社会用工人员基本信息、外来施工和布展人员信息、指纹信息、安保查岗、安消防报警信息记录、影像资料、技术资料及签订的安全协议、公文类信息等纸质和电子档案。这些档案经过安保档案管理人员的收集、整理、分类、编制等就形成了博物馆的安保工作档案。
1 博物馆安保档案管理现状
1.1 对安保档案的重视程度不够，制度不健全
作为幕后的服务工作，需要依靠领导重视，博物馆安保档案的保存工作一般由馆内安保部门的工作人员承担，而博物馆的安保部门不属于业务部室，相对前沿的业务工作而言，并不直接与博物馆的职能、职权相关，是幕后的服务工作，从而导致绝大多数人包括领导在内对安保档案管理工作在认识上都存在着一定的误区，有些人甚至认为安保档案管理工作仅仅只是保管性的工作，只要能够保证档案不丢失和方便查档就行，因此并没有将其列入博物馆的重要或者主要工作中，这是博物馆安保档案工作长期面临的不争事实；安保工作档案管理没有建立和健全必要的规章制度建设，档案立卷归档没有详细、明确的要求，归档案卷质量较差，使得安保档案管理工作的发展受到了严重的制约。
1.2 安保档案管理基础环节薄弱，档案管理人员业务素质低
首先，部分博物馆缺乏统筹规划和合理安排，缺乏独立的安保档案工作办公室，安保档案作为安保部门的内部资料，一般会被存放在部门大办公室内。而作为一个服务部门，涉及部门多，出入人员广，且人员复杂，这就使得安保档案的保密性和完整性大打折扣；其次，安保部门所辖工作繁冗复杂、人员数量大，像安消防的日常工作日志门类繁多，以及社会用工人员流动性大等因素造成了各项信息和资料不能及时更新、归档，从而导致各门类资料信息的收集不全面、不完整，整理不及时，统计不到位；再次，有的博物馆安保档案管理的集中性较差，倾向于文书档案的保存和管理，但电子档案、声像档案等档案信息的建立有所忽视；最后，由于对安保档案工作管理不重视，档案管理人员多是身兼数职，很难有时间管理档案，再加上学习培训的机会少，就形成了没有时间管和不会管的情况。
1.3 安保档案信息化建设不到位，无法满足时代发展需要
安保档案工作是一项繁杂且要求较高的工作，而信息时代的到来为其提供了良好机遇，不但可以减轻工作量，还有利于工作效率和工作水平的提高，但是很多博物馆并未认识到这一点。虽然有的保卫部配备了计算机、扫描仪等档案管理信息化的基础设备，但缺少管理软件；有的配置了先进的设备却只应用到日常管理工作中，有的配置了却没有专业技术人员使用，形同摆设，从而导致安保档案工作管理水平难以迈入新台阶，更加无法实现档案信息化、网络化、数据化。
2 加强博物馆安保工作档案的管理措施
2.1 提高安保档案意识，完善档案管理体制
首先，要加强领导重视，多向领导宣传安保档案管理工作的重要性，定期听取档案工作人员的工作汇报,将安保档案工作纳入保卫部年度工作规划，解决档案工作发展中的问题，确保档案工作和部门其他业务工作同步发展。其次，完善和落实管理制度是档案管理规范化、标准化的保障，俗话说没有规矩不成方圆，博物馆安保档案管理应结合自身实际和《档案法》、《档案法实施办法》，建立健全各类切实可行的安保档案管理归档制度，让各项工作具体化、程序化。
2.2 加强安保档案管理基础建设，提高管理人员综合素质
首先，安保工作档案不仅是博物馆安保工作的真实记录，反映着安保工作的全过程，同时也对安全工作起着积极的指导、参考作用，因此加强安保档案管理基础建设是非常重要的：一是根据安保档案保管的基本要求, 尽力改善档案保管条件,针对纸质档案建立安保档案存放的专用办公室,并购置档案工作所需的档案盒、档案柜等,还要购买剪刀、锥子等物品，同时针对电子类档案要利用移动硬盘等存储设备做到双份备档；二是档案管理现代化对基础建设提出了更高要求,需要配置扫描仪、刻录机、装订机、碎纸机等相关设备,升级已有的档案管理软件,学会利用计算机等现代技术整理档案,可以大大提高档案管理效果。其次，认识到安保档案工作人员在安保档案事业发展中的重要意义，必须不断提高安保档案工作人员的整体素质，加强专兼职档案管理人员教育培训，例如组织安保档案管理人员定期参与相关部门开展的档案管理工作学习班，另外结合新形势的需求,运用现代管理知识加强其思想和业务建设,不断提高安保档案管理人员的综合素质。
2.3 着力实现安保档案管理信息化，提高档案利用率
随着近几年来电子信息技术的高速发展,电子信息技术和网络技术在档案工作领域中得到大量运用,档案基础业务向信息化和现代化方向趋势发展，办公自动化工作也随之稳步跟进。首先，提高安保档案的利用价值和利用率，运用现代科技手段，实行计算机管理，使档案信息输入、检索、利用等工作实现自动化，使安保工作者有充分利用档案资源的良好习惯，认识到安保档案与博物馆安保工作密不可分，从而进一步推动安保档案工作的开展；其次，统一电子档案的格式，并制定完善的电子档案管理体制，对数据信息加以规范，完善档案信息的查询、储存、管理等功能，从而提高档案信息的可读性、共享性和安全性；再次，安保档案载体不能再只局限于纸质载体，应实现纸质、硬盘、磁带等多种载体并存。
3 结语
总之，安保档案工作是博物馆整个安保工作中不可缺少的一个环节，也是其重要的组成部分，建立健全规范、完备的安保工作档案是博物馆一项重要而有意义的工作，因此我们应高度重视安保档案工作管理，与时俱进，加大投入，创新管理模式，完善档案管理制度、加强档案管理人员的教育和培训工作，实现档案管理信息化建设，使博物馆安保档案管理工作走上科学化、规范化的道路，从而更好的维护博物馆的稳定服务，更加有利于综合治理和文物的安全管理、预防和打击文物犯罪。
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［责任编辑：汤静］