李洪艳
（济南工程职业技术学院，山东 济南 250020）
【摘 要】分析了当前高职院校档案收集工作中存在的问题，并针对这些问题对更高效地进行档案收集工作提出了若干建议。
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关键词 档案收集；建议
档案收集是将分散在教职工与学生手中、各部门手中的相关资料集中起来，是档案管理工作的第一步。档案材料是学院处理问题、制定政策的依据，档案收集的数量、质量以及整齐程度等等影响着档案管理水平的高低，只有规范地做好档案收集工作，下面的工作才可能顺利展开，所以，档案收集对整个档案管理工作的重要性不言而喻。
1 目前高职院校中档案收集工作现状
1.1 缺乏及时性
一所学院产生和需要收集的档案遍及学院的各个机构和个人，随着职业教育的快速发展，学院中产生的档案资料也快速增加，档案资料的频繁变动，在一定程度上造成了档案资料收集的不及时性。
1.2 缺乏完整性
在我们进行档案资料整理时，经常会发现有些档案材料存在或多或少的缺漏情况，比如教师的人事档案，有学历复印件，没有学位复印件；学生的成绩档案，缺少某一学期或某几学期；会议档案，有会议通知没有会议纪要或会议总结，等等。这说明档案提交人员工作不细致，少数人觉得有些资料没有必要送交档案管理部门存档，自己保存好就可以。殊不知档案资料的不完整会影响档案作用的发挥，不能客观反映学院发展状况，影响档案的系统性，另外，资料散落在个人手中也会造成资料的遗失或毁坏，给后期档案的收集带来新的困难。
1.3 缺乏规范性
学院的档案材料来自不同部门、不同人员，他们提供材料的不规范已经成为一种较为普遍的现象，首先，来自各方面的资料纸张大小不一，多数采用A4纸，也有采用B5、B4等其他纸张类型的情况。页边距和装订位置也不尽相同，给档案的整理制作带来了不小的麻烦和比较大的工作量，在档案的完整性和美观性上也无法保证。其次，部分档案在归档时，手续不完善或不规范，缺少部门负责人签字、缺少日期、缺少印章等情况时有发生，影响到档案的真实性，这样的档案需要返工，一定程度上又增加了档案管理人员的工作。
总体来说，出现上述问题的原因还在于高职院校中多数人员对档案重要性的认识不足，缺乏对档案知识的了解，档案意识淡薄。从管理层面来说，对档案工作重视不足，宣传不到位，很少培养专门的档案管理人员，档案收集制度也存在不健全甚至没有档案管理制度的现象。这些都会对档案收集工作的顺利进行造成影响。
2 高职院校档案收集建议
2.1 关于档案收集及时性的建议
在长期的档案管理工作中，档案管理人员对档案形成的规律和特点应有所了解，对一些阶段性的档案资料，比如学期性或者学年性有一定时间特点的档案可采取定期采集的方式，对一些随时产生的档案资料宜采用随时采集的方式。对于会议文件，本校召开的应在会议结束一定时间内及时收取，本校参加其他学校或上级机关组织的会议材料，会议参加者应主动提交，未提交或不及时提交的，记入个人档案。
2.2 关于档案收集完整性的建议
在整理档案材料时，如有发现档案材料不完整的情况，应及时通知相关部门或人员，督促其尽快完善相关材料；对于一些有一定过程的事件材料，可采用跟踪收取的方式来保证整个事件资料的完整性；对于一些更新比较快的材料，要反复多次收集，确保档案的及时更新。
2.3 关于档案收集规范性的建议
档案材料的不规范，会给档案整理增加难度，档案管理人员的工作量随之增加。因此，为保证档案收集的质量，最大程度上避免二次返工，应在全院范围内指定制度、规定等，给全院所有人员明确档案归档的规格、要求、手续，比如，档案材料所有纸张大小统一规定为A4，左侧留2cm的装订位置；部门的档案资料归档前必须有部门负责人签字和部门签章；等等。
2.4 其他建议
档案收集工作的顺利进行还需学院管理者重视档案管理工作，制定一系列规章制度，还可在每个部门安排一个兼职负责档案收集的人员，将档案收集工作责任到人，保证档案收集工作乃至整个档案管理工作的顺利进行，使档案在学院发展进程中发挥其应有的作用。
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参考文献
［１］高芸芸.高职院校档案管理收集环节之路径方法探微[J].才智，2014，11.
［２］曾红.高职院校人事档案材料收集现状及对策[J].常州信息职业技术学院学报，2013，12.
［责任编辑：汤静］