贾晓宇
（赤峰学院 成人教育学院，内蒙古 赤峰 024000）
摘 要：随着社会的飞速发展，高校成为社会人才的主要输出地.高校的发展影响着社会的发展，随着高校改革的推进，对高校的内部的管理十分的必要，档案管理包含于其中.本文分析了高校在档案管理的过程中存在的漏洞，并根据知识管理采取有效的应对措施.
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关键词 ：知识管理；高校；档案管理
中图分类号：G270文献标识码：A文章编号：1673-260X（2015）02-0133-02
我国档案管理的发展历程，最初为实体档案管理，只要是通过以文件的形式进行档案的记录，进而进行整理、归档和保存；其次是信息档案的管理，主要运用现代计算机技术，将档案进行数字化管理；知识管理主要是将档案、档案管理人员、用户进行统一的管理，不仅节约人力和物力，其效果十分的显著.目前我国许多高校主要运用前两种管理模式，效果不佳，跟不上高校的发展需求.高校也在积极的寻找提高档案管理的方法，知识管理的出现，解决了这一难题.知识管理主要是通过建立一个从量化向质化转变的知识系统，把组织里的所有知识进行循环运用进而知识的再生，不断的积累，不断的再生成.随着社会经济的飞速发展，信息技术的快速传播，人们对知识的需求量增大，要求高校根据本校的情况对档案管理进行一定的改进，是档案管理能够满足广大师生及社会人员对知识的需求.高校的档案管理从传统的管理向知识管理转变，是高校发展的需要，也是社会发展的必然要求.
1 知识管理的概述
1.1 知识管理的定义
知识管理是一种灵活的管理模式，将知识和人合理的融合在一起，知识丰富人的世界，人丰富知识的内涵.知识管理是一个新锐的管理理念，不同于一般的管理，知识管理主要运用以西结的管理手段，创造出新的知识，达到知识的升华.
1.2 档案知识管理的概念
档案的知识管理就是在对档案的管理当中引用知识管理的相关理论，在原有档案实体和信息管理基础上，注重对档案系统内外的知识流的构筑与管理，建立以档案利用者满意为中心的档案知识服务体系[1].档案的工作人员在工作当中的重心也有所转变，从原来的实体保管者转变为知识的提供人员.把数据库变成知识库，把传递数据变成知识的传递.
1.3 高校档案管理引用知识管理理论的重要性
高校的档案管理中，引用知识管理对高校而言，是一种新的突破.首先，高校档案知识管理，可以使档案的管理范围从小变大.实体管理注重的是历史资料的整理和保存，把档案和其他资开，极大地限制了知识的发展和延伸.运用知识管理，扩大档案信息量，构造出一个丰富的知识库.其次，通过知识管理可以提高档案的内涵和其使用价值.实体管理和信息管理注重管理而忽视利用，档案馆只能提供一般性的知识服务，工作效率低.引用知识管理之后，可以利用知识管理中的先进管理手段，为用户提供更加全面的服务，从而提高知识的价值和促进人才的培养.
2 当前高校档案管理的现状
2.1 信息载体繁多
随着信息技术的发展，高校运用先进的信息技术进行档案管理，档案的载体有很多种，除了数字化的信息档案，还是纸质版的文档.在进行管理的过程中，如不能及时的整理，极易造成资料的丢失.文档载体的繁多成为高校在进行档案管理当中需要解决的一个难题.高校在对档案的管理进行多次的尝试，加大了人力和物力的投入，仍不能解决问题.
2.2 服务效率低
高校的档案的服务对象一般为学校的领导和高层，为教职工和学生提供的服务不多，这不利于校务的建设.目前很多高校的档案管理主要依赖于人工查档，工作效率低，如若遇到数量较大的查询，服务质量较低.因此，高校的档案只能为学校的领导和高层所服务.此外，高校的档案管理仅仅停留在初级的存档、归档，未能对档案进行进一步的开发和利用，导致在查档时只能查到原始的资料，档案的利用率低.
2.3 管理意识弱
目前，很多高校在进行档案的管理，多为材料的简单整理和归档，有时由于人手不足、资料过多而造成不能及时的将资料进行合理的归档，造成材料的积压而导致丢失.档案管理工作未能得到应有的重视.随着高校校务的信息化和自动化的应用，档案管理的工作人员必须在思想上和技术上有所跟进，把档案资料当中的电子资料和多媒体资料进行合理的归档.然而很多档案未能按照高校的档案管理制度进行相应的归档.高校的档案制度为了与时俱进，有些高校仍沿用旧的档案管理制度，管理制度漏洞百出，造成重要资料的丢失.
3 高校档案应用知识管理的重要性
3.1 扩大和加深档案管理
高校在对档案进行管理的过程中，不但要注重已有的资料的一般管理，还要对其进行进一步的整理，其中，可以运用知识管理.知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系[2].
3.2 提高服务水平
高校在进行管理的过程当中，要严格遵循知识管理的有关要求，对学校的档案信息进行整理，去除糟粕，留下精华.并且深入挖掘当中有价值的信息，进行有效的重组，丰富知识的内涵，提高档案信息服务的水平.
4 知识管理高校的档案
知识管理是高校进行档案管理的一种必然趋势，推动我国高校档案管理的发展，有利于向高校的师生传递更多有用的知识.档案管理的创新是当前高校必须注重的工作，只有如此，才能提高高校档案管理的水平，从而提高高校的管理水平.
4.1 知识的合理获取
高校档案知识管理的起点是知识获取，无论是对档案的内部还是外部，必须不断的收纳新的知识和更新旧的知识，才能真正的提高知识管理的成效.所获取的知识一般有两种状态：显性和隐性.显性知识主要包括各类公文、各类有关教育教学的法律法规、教师的个人信息等均以各种形式纳入档案当中.隐性知识需要通过观察、沟通、模仿等方式，掌握教职工的隐性知识，比如思维模式和特殊技巧，从而把这些隐性知识以记录下来并加以保存，使隐性知识显性化.高校的档案知识管理，显性知识和隐性知识都要重视.要重视教职工的隐性知识的获取，在学校的组织当中，教师是中心，对学校的组织有着重要的影响.所以学校可以通过开展各类研讨会等方式获得教师身上的隐性知识.
4.2 知识的合理共享
知识共享是知识管理当中的重要组成部分，知识共享首先要把内部的知识进行积累和整理之后，以管理工作为传输管道，那知识传输给每一个档案管理人员，最后将知识传输到整个学校组织当中，最终完成外部信息的整理工作.当前许多高校的档案在管理当中严重缺乏沟通，不同的档案管理部门都建有本部门的数据库办公软件，各自独立运行，信息得不到有效传递.所以，高校要对档案馆进行重组管理，营造良好的管理氛围，让档案的各个部门进行良好的交流与合作，传递新的知识和信息，丰富组织知识，有利于知识的共享.知识管理的最终目的在于知识服务，如果高校能够知识管理的信息系统，将学校的各个部门的创新成果进行共享，丰富组织知识和增加知识的价值.
4.3 知识的合理储存
高校档案管理就是对相关信息和材料的整理被保存，对于所保留的资料的选择和保存时间的长短，需要档案的管理部门对资料进行详细的分析和研究从而得出结论.建立标准化的知识存储是知识管理的重要特点.例如，将教师观摩的经过以视频的形式保存下来，并将其整理纳入档案当中，为将来的教师培训提供材料，拓展学校教学的途径.
4.4 知识的合理利用
知识来之不易，为了能够充分发挥知识的作用，档案馆内的知识要运用各种方法把档案内的知识进行有效的发挥，提高高校档案在高校发展过程中的作用，有利于高校在管理方面的开拓创新.高校作为知识的集中营，高校的师生都希望可以获取更多的知识并掌握.所以，高校的档案馆要向师生开放，热情为师生服务，提高档案馆知识的利用效率.同时，在交流当中，档案馆的工作人员可以从中获得新的知识，并且将之纳入档案当中，进行科学的分类和整理，形成新的档案知识.
知识管理的最终目的在于知识服务，如果高校能够知识管理的信息系统，将学校的各个部门的创新成果进行共享，丰富组织知识和增加知识的价值.
4.5 提高档案工作人员的素质，创新服务方式
高校的档案知识管理，最主要的目的是为了提供更加良好的服务.为了使档案的服务质量更进一步，档案馆不仅要加强其服务系统的建设还要大力提升档案管理人员的管理水平[3].档案工作人员是档案管理的重要组成部分，其决定了高校档案管理的水平以及利用的效率.所以，提高档案工作人员的整体素质非常的重要，对管理团队进行重新整合，加强培训，让档案管理人员进行学习和思考，并且从中学习新的知识，加强隐性知识的创造能力，并且能够熟练的使用信息技术进行高效的管理，从而提高档案管理的工作效率.
高校要建立相应的奖励机制，把档案工作人员的绩效和知识管理运用的熟练程度与其个人的福利、职务的晋升以及评职相联系，调动档案人员的工作积极性和主动性，激发他们的事业心和责任心.
4.6 建立相对应的评估机制
建立相对应的评估机制，是高校在运用知识管理档案过程中需要重视的环节.高校运用知识管理主要是为了能够提高档案的利用水平，从而造福全校师生乃至整个社会，所以必须要建立相对应的评估机制来提高知识管理的水平.评估主体应该是使用该资源的所有人员，评估体系力争全面、客观、公正，并在实践中不断改进，以适应新形势和新需求[4].建立适用于档案管理的相关评估机制，从而提高高校的档案管理水平.
5 结束语
如今的知识经济时代，只有创新才不被社会所淘汰，才能在激烈的竞争当中站稳脚跟.传统的高校档案管理已经不能满足当前高校发展的要求，对档案的管理已不再局限于档案的凭证和参考的价值，更多的是要发挥档案的组织知识创造利用等方面的价值，并且利用档案里的知识再进行重组，创造出新的知识.
高校的档案管理要改变过去的管理方式，运用知识管理，提高高校的档案管理的效率和质量.从根本推进我国高校档案管理工作的发展.
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参考文献：
〔1〕杨菊洪.基于知识管理的高校档案管理研究[J].科技情报开发与经济，2011（01）:145-147.
〔2〕阎明.基于知识管理的高校档案管理研究[J].中国管理信息化，2011（11）:74-75.
〔3〕万波，李世祥.基于知识管理视角的高校档案管理工作研究[J].兰台世界，2012（08）:36-37.
〔4〕李芳芳.知识管理背景下高校档案管理创新途径[J].档案管理，2012（04）:96.