杨艳红
（赤峰学院 学报编辑部，内蒙古 赤峰 024000）
摘 要：现代化信息技术的发展与高校教育体制的改革，不仅提高了高校的档案管理效率，而且对档案的有序管理提出了新的要求.高校档案规范化整理的关键是重新划分不同档案的保管期限，并且将保管期限写入档号，实行新型的整理模式[1].本文针对当前阶段高校档案管理工作中存在的主要问题，提出新背景下优化档案管理模式的具体措施.
教育期刊网 http://www.jyqkw.com
关键词 ：新背景；网络应用；高校档案；规范整理；思考
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2015）03-0173-02
高校档案的整理工作不仅是一项公益性的信息服务工作，更是为了实现其真正的社会价值，档案的社会价值是档案工作深入展开的根本目的，也是推动档案整理工作逐渐规范化的动力[2].在网络信息化的时代背景下，高校的教育工作也进入了一个新的发展阶段，档案管理也要主动适应新背景下的发展要求，提高档案管理的规范化水平，保证档案管理工作高效有序的进行.
1 高校档案规范整理概述
档案是指机关、组织或者个人在社会生活中形成的可用于考查的图像、声音、文档等各种资料，对人员和团体管理有着重要的参考作用.而档案管理则是指包括收集、整理、保管、鉴定在内的一系列活动，高校的档案管理工作一般由档案室负责，并直接对档案信息进行管理和提供参考服务，是国家档案管理的重要组成部分[3].
高校的档案整理工作分类更加具体、明确，要分别对人事、教学等信息进行管理和保存.高校的档案整理工作要为高校管理的各项工作提供可靠的参考和服务，因此与其他档案管理工作相比，具有更加重要的社会价值.现代化信息技术的发展推动了教育体制改革不断向前发展，网络信息技术成为高校运行管理的重要手段，各类电子资源大量增加，促使档案整理工作向着信息化、规范化的方向发展，这也是新形势下高校档案管理工作的必然趋势.
高校的档案整理工作要迎合社会的发展趋势，与网络信息技术融合，才能有效的提升档案整理工作的效率，网络管理的应用使新背景下的高校档案整理工作发生了质的变化，但是由于规范化管理的程度不高，在实际的档案管理工作中还存在一些问题.
2 当前阶段高校档案整理工作中存在的问题
2.1 档案管理观念落后
高校师生信息资源的现代化管理离不开档案工作的有序开展，因此，高校的档案整理工作不仅需要进行形式上的创新，更要注重对实质内容的改变[4].有些学校没有意识到档案整理工作对推动教育进步的重要意义，认为档案整理工作只是一项没有实质要求的附带工作，因而对档案整理工作的支持力度不够，没有养成良好的使用档案的习惯.有些学校的档案部门只注重对档案的编目和查阅接待，却没有制订合理有效的馆藏、服务优化目标，一些档案管理工作人员文化素质不高，导致档案整理工作的创新力度不够，跟不上时代的发展脚步.
2.2 工作效率低下
档案管理工作往往琐碎繁重，纸质档案的校对和整理都需要耗费大量的人力和物力，导致整理过程中容易出现遗漏和错误，工作效率不高.一些学校认为档案管理工作不需要太多的技能，因此常把一些年纪比较大的人员安排到档案管理的岗位上，导致整理工作出现错误的频率增加，整理效率不高.
2.3 现代化装备设施条件差
投入资金不足导致现代化的信息设备不到位，使档案整理工作仍停留在人工校对的阶段，阻碍了档案整理工作的快速发展.有些学校虽然配备了现代化的计算机设备来辅助档案管理工作，但是设备的利用率仍然很低，使得档案整理工作大部分还是通过人工进行[5].现行的档案管理软件和实际的档案管理工作有一定的出入，涵盖的内容不全面，分类标准不明确，导致软件系统不能很好的适应档案管理工作.
2.4 资源无法共享
学校的档案管理与师生人事管理中心往往分属不同的职能部门，因此无法真正实现信息之间的共享.部门之间对档案信息进行分别统计、管理，有些档案信息也因为部门之间缺乏沟通而被反复收集，浪费了多余的人力物力.
2.5 高校信息合并带来的新问题
近年来政府为了扩大高校规模，整合教育资源，往往将几所学校进行合并，这也给学校的档案整理工作增加了难度.学校合并之前的师生档案容易在合并过程中流失，合并的几所学校之间档案整理的标准也不尽相同，导致重新统一整理的难度增加，档案管理岗位的人事变动也导致档案的交接困难，无法及时补录档案信息.
3 有关档案管理工作规范的颁布施行
国家档案管理总局早在2000年就已颁布了《档案文件整理规则》（以下简称“《规则》”），之后又对档案材料的归档范围和保管期限进行详细具体的规定，在全国范围内全面推行文件管理的规范化、标准化和科学化，实现档案整理的简化与档案检索的深化.当前高校的档案整理工作都是按照国家教育委员会于1993年颁布的《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法》进行整理和立卷，但是在全国范围内施行的《规则》在高校中却没有得到广泛的推行，究其原因是因为高校档案管理工作人员的因循守旧思想与整理技术层面的缺乏，许多高校档案在分类、立卷以及保管期限方面都存在很大的分歧，因此在档案规范化整理的社会趋势下，就需要高校依照相关的法律法规有效的开展档案整理工作[6].
4 信息化背景下高校档案整理网络应用的必然趋势
高校的档案整理工作不仅是为了对文件资料进行合理的保存，更是对档案资料进行开发利用促使其创造更多的社会价值，档案信息的社会价值才是档案整理工作的最终目的.世界上许多其他的高等学校已经进入了一个以信息技术应用为中心的全新发展阶段，在信息化以及网络化的时代背景下就需要高校档案的整理工作必须主动适应新的发展趋势，才能提高高校档案的信息化管理水平.高校档案管理工作的快速有效运行仅仅依靠现有的人力物力还远远不够，需要与网络信息技术融合，才能促进整体效率的提高.
4.1 当前阶段高校档案整理工作网络应用的现状
当期阶段我国高校档案管理工作的网络化应用与世界上许多先进的院校相比，还存在较大的差异.许多高校的档案管理工作还是采用传统的手工处理方式，即使有些院校已经开发了一套档案信息管理系统，但是系统本身存在的缺陷与使用上的不合理也导致了档案管理系统成为一种摆设[7].档案整理人员的网络应用意识不高，虽然能够利用计算机打印出规范整洁的目录，但是档案管理的网络化程度仍然很低.
4.2 实际工作中应用网络信息技术进行档案整理的不足
有些高校的档案管理系统只适合单机操作，数据系统设计的也较为简单，只是简单的实现了档案资料的自动编目与自动检索，却没有开发其他实质性的应用，辅助立卷的出现虽然扩充了信息技术的应用范围，但是仍然没有实现信息之间的共享，单机网络环境下的档案管理软件已经与网络时代的信息共享严重不符，必然阻碍档案资料之间的信息共享与交流.
高校档案类型不只是包括纸质的资料，还包括其他的图像、音频、视频等档案信息，对这些信息的管理就不能采取与文本档案相同的管理方式.多媒体技术的复杂性限制了其在信息管理中的广泛应用，因此也无法对文本之外的其他档案信息进行有效的管理.即使有些软件可以处理多媒体信息，但是没有形成一个统一的数据库，其完整性和操作性水平都不高，增加了检索的难度.
5 提高高校档案规范化整理水平的具体措施
5.1 实现档案信息的数字化管理
档案信息的数字化管理是提高档案规范化整理水平的重要途径，档案信息的复杂性与精确性使传统的人工管理方式无法适应大量的档案管理工作，因此需要管理人员改变传统的思维模式，采用更加科学的方法实现档案信息的数字化管理.档案信息的数字化管理与技术的实现是一项非常庞大的系统工程，不仅需要大量的技术资金支持，还需要投入大量的人力物力.馆藏档案中有真正利用价值的信息并不多，多半是更需要长期保存的馆藏档案，因此就需要加大对现有馆藏档案的鉴定力度，对使用频率较高，更具有社会效益和经济效益的档案信息进行数字化处理，对那些基本没有利用价值的档案进行暂时保存，提高档案信息数字化管理的效率[8].
5.2 高校档案管理模式的优化
当前高校的档案管理不外乎两种管理模式，纳入式的管理模式和非纳入式的管理模式.纳入式的管理模式是指将高校各部门的档案信息全部交给档案馆进行统一管理，而非纳入式的档案管理则是指由各部门对本部门的档案进行分别管理，非纳入式的管理模式具有多种表现形式，不同部门之间的管理模式也不尽相同.纳入式的管理模式与非纳入式的管理模式相比具有更多的优点，具体表现在可以精简机构和管理人员，实现各部门档案信息之间的信息资源共享，但是需要对档案人员进行合理的分工安排.非纳入式的档案管理模式可以使档案人员在其他部门档案中查找本部门没有归档的信息资源.两种管理模式各有利弊，高校只有根据本身的档案整理现状采取更加有效的档案管理模式，最大限度的实现信息资源的互补和共享，才能实现各类档案信息的保管和有效利用.
6 结语
当前阶段的高校档案整理工作还存在许多的不足和缺陷，这就需要高校根据自身的工作实际，逐渐适应新背景下的网络应用发展趋势，结合国家档案局和教育部颁布的有关规定，采取更加合理、科学的档案管理模式，减少人力、物力资源的浪费，保证自身的档案整理水平向着科学化、规范化的方向发展.
教育期刊网 http://www.jyqkw.com
参考文献：
〔1〕周美兰.新背景下高校档案规范整理思考[J].档案管理,2014（01）:37-38.
〔2〕郭怀珍.“大档案”管理体制下高校档案资源整合途径研究[J].兰台世界,2013（14）:42-43.
〔3〕林世凤.信息化背景下的高校档案管理建设[J].改革与开放,2013（15）:90-91.
〔4〕邸家琴.在信息化背景下高校档案馆的功能定位与发展趋势[J].黑龙江教育(高教研究与评估),2011（02）:40-41.
〔5〕庞莉,赵豪迈.电子文件背景下高校档案集中管理模式初探[J].兰台世界,2011（06）:15-16.
〔6〕翁东东,毕尧翔.基于云计算的高校档案管理系统研究[J].电子世界,2014（13）:22+24.
〔7〕曹兴华.对信息化背景下高校档案馆信息服务工作的思考[J].秘书之友,2012（05）:41-43.
〔8〕邸家琴.集成化信息服务——高校档案馆信息服务新方式[J].兰台世界,2012（32）:10-11.