杨隽超
（湖南财政经济学院，湖南 长沙 410205）
摘 要：在社会发展过程中，图书馆发挥了十分重要的作用，人们在这里可以接受终身教育，同时，图书馆也保存了人类文化知识遗产，在很大程度上推动了当地的文化发展,培养了大批的人才.图书馆档案管理包括档案收集、保存、传播、开发与利用等工作，是图书馆工作的一个重要的组成部分.所以高校图书馆一定要加强图书馆档案管理.档案要集中统一管理，以维护它的完整性、真实性.档案的管理要有专门人员负责，对归档的材料要及时鉴别整理，并且要定时检察、收集.本馆各部门及工作人员应积极主动提供有关归档材料，保障档案工作顺利进行.现在还有一些高校的图书馆档案管理工作还是面临着一些问题，需要有待改进.
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关键词 ：高校；图书馆；管理；信息化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2015）05-0213-02
档案管理工作是学校图书馆工作中非常重要的一个部分，它真实地记载着图书馆的发展情况和发展历史，能够及时、全面、准确地反映图书馆的现状，是非常有价值的资料.所以，图书馆的档案管理工作既要立足于现阶段的条件状况，也应该着眼于今后的发展，要运用现代化的管理理论和最新的技术手段把高校图书馆档案管理工作水平提升到全新的高度.我们要用新的思路，新的方式方法来引导我们的档案管理工作，那些陈旧的观念，不适合工作发展的思路，甚至是阻碍工作因素，我们都要摈弃，只有这样学校图书馆的档案管理工作才能取得长足的进步，档案管理的信息化才能迅速建设起来，才能让图书馆发挥出更大的作用.
一、图书馆在高校所处的地位是文化与精神的象征，是师生们崇敬的地方，这就要求图书馆为读者提供高质量的服务，对图书馆的管理人员水平有着非常高的要求.所以说为了学校教育事业的发展进步，高校图书馆的建设一定要放在非常重要的地位，高校图书馆档案工作又是图书馆工作极其重要的部分，体现着该图书馆的水准，也反映这该学校办学水准.在社会进入信息化以前的图书馆由于获取信息途径和数量有限，资料没有现在的丰富，再加上管理人员少，很多时候由办公室办事员一类的工作人员兼职档案员进行全馆档案管理工作，造成图书馆档案管理工作成效底下.在科学技术日新月异的今天，档案工作要敢于破旧创新，用新的思维、新的管理模式、新的技术来推进档案管理工作的进行.近些年来，随着高校扩招，普通高等学校办学规模不断扩大，高等学校办学水平不断地提高，图书馆规模也是得到很大的扩大，图书馆的工作要求和作用范围也在增大.为了使图书馆在学校的教学和科研中发挥出与之相对应的的重要作用，建立一套完整的适应当今时代教育事业发展的档案管理体系，是保障学校教育自身发展的必要条件，也是推动国民教育事业发展的一个重要条件，是符合深化教育改革的方针的.通过对图书馆档案管理工作的了解和研究，我认为档案管理工作可以划分为三个层面.第一层面：首先是领导层面，鸟无头不飞，一个单位或者是部门工作具体开展得怎样与该领导领导水平是有直接关系的.一个部门可能不止一个领导，但是档案工作必须指定一个领导负责，负责的领导要对档案管理有一个清晰的认识，才能发挥领导的作用，档案管理看似单调，其实是一个非常复杂、涉及面广的工作，领导容易犯的错误是过分的依赖各部门的档案管理者，导致工作缺乏组织和系统性，主管领导也应该参加各种培训，加强加深对档案工作的认识，提高管理水平，调动可以调动的资源为档案工作服务，遇到棘手的问题还可以请主管校领导出面支持.第二级管理：图书馆应该培养出专门管理本部门档案的人员，由专人负责，责，保任心更强证了档案的安全、真实、完整.档案管理员要完成全校各部门档案的收集、整理和归档工作.档案管理员还有上传下达的作用，把学校的一些档案管理方面的举措传达到学校各部门.第三级管理：就是档案的来源.就是要把全校各部门都动员起来，把档案信息全面、真实、及时、详尽的了解收集在一起，分门别类统一归档到图书馆的档案里面，为了确保各种资料能准确、真实、及时的反馈到图书馆的档案库，图书馆档案管理人员要及时经常的与学校其他各部门的档案管理员接洽沟通，如此形成了档案管理的第三层.一般情况下，学校各部门的档案员通常是由各部门办公室室主任、干事、或者是党支部书记担当，来负责本部门范围内的档案材料整理上报工作.高校图书馆的档案管理工作一步一个脚印的工作，图书馆档案管理三个层面的建立是图书馆档案建设的前提和基础.有了这样坚实的前提和基础，再加上技术上的创新应用做动力和管理机制上的变革创新作保障，另外还有档案工作者努力工作、积累经验、求实创新，相信高校图书馆档案管理崭新的局面即将出现.
二、高校图书馆的档案大致有纸质文件档案、电子档案和其它种类的档案也是非常多.这项工作的材料分文书档案和业务档案两类，材料形式主要有：纸质文字材料、图纸、图表、照片以及电子形式.它不仅能够及时、全面、准确地反映图书馆的现状，还能客观真实地记录着图书馆过去的成就.图书馆档案管理工作是一项非常细致、甚至是枯燥无味的工作,但是这种枯燥无味的工作却不能出现差错，因为档案的作用是供读者查询的，是不能有错误的.所以要按照档案部门的要求，根据图书馆的实际情况，按部门、内容等科学分类.图书馆文书档案按类别归档，归档的内容主要包括，一是行政类.学校以外上级主管部门发文、学校内部分发的文件.上级主管部门文件：政府主管部门下发至我馆的文件.校内文件：学校以及其他职能部门下发至我馆的有关文件，包括会议决议、各部门的规章制度等.本馆文件：图书馆内部的有关决定事项，规章制度等.规划计划：本馆制订的长远规划和工作计划.工作总结：学校各部门、以及图书馆所做的工作总结.报告及批复：本馆向学校及有关部门递交的请示报告及批复意见.二是业务类.包括各业务部门的报表、工作日志、各类活动等.来往信函：我馆与外单位有工作关系时产生的信函.业务工作：有关我馆各项业务工作的有关材料，如计算机、检索课、书友会等.大事记载：随时对本馆发生事情进行的记录，收集有关报刊对我馆的报道.会议文件：我校图书情报工作委员会会议材料，本馆主办的有关会议材料，我馆人员参加校外会议的材料及递交的论文，本馆各种会议的记录.三是设备类.馆舍资料：有关我馆建筑、内部改建的有关资料，以及内部布置的资料.设备家具：有关我馆设备、家具的购置、制做等方面的资料，以及设备维修记录.四是人事类.包括职称晋升、考勤、考核、职工培训及进修情况等.单位人事档案收集整理之后分类归档，以便日后查找.机构人员：我校图工委、图书馆机构的情况及人员名单，人员进馆离馆情况.晋升材料：有关我馆人员晋升、评职称的有关资料.统计资料:各部室上报的统计数据和全馆汇总的资料，以及我馆上报的数据资料.考勤资料：各部的考勤表及有关材料.考核评估：对个人、部室考核的有关材料，上级对我馆进行评估的有关材料.成果记载：我馆人员出版的著作、在报刊发表的论文，以及其它科研成果的记载.奖惩记载：我馆人员获得奖励的材料和受处分的情况.建议意见：对改讲我馆工作提出的各种书面建议或意见.另外，根据归档材料的实际情况，可增设一些其它类别.
三、在信息技术高度发达的今天，信息的获取显得尤其重要，信息技术现在已经发展为一项产业，成为国家经济发展的一个新的亮点和促进社会经济发展的新动力，面对着这样的一种社会形势，高校的图书馆应该深刻的思考如何乘此良机将图书馆的信息化建设搞上去.图书馆信息化水平的高低不仅决定着图书馆在高校中所处的地位，更关系到图书馆将来的发展和兴旺.在新技术革新的时代，档案管理工作的性质有了很大的改变.这将导致档案文件的数量更加庞大，内容更加丰富.改革与发展是并存的，当然这种改变也给图书馆档案管理工作带来更高的要求和更大的发展机遇.图书馆档案管理工作要抓住这种历史机遇，在探索中不断求实创新，才能把图书馆档案管理工作做得更好.档案的信息化建设是顺应时代发展要求是提高档案信息服务水平与推进图书馆档案管理工作信息化社会化的必然选择.改革会碰到许多的新问题，图书馆档案管理工作在变革中所面临的问题，是要如何运用数据库技术、高速扫描技术、数据压缩技术等技术手段将档案资料信息化，将传统介质文件比如纸质文件资料、图片等和视频信息资料归档保存为方便读取的电子档案，系统组织成具有详细目录与内容的档案信息库.档案管理信息化建立需要图书馆各个部门的材料汇集.收集和汇总后的档案材料经过科学的手段分类加工成为各项数据信息，然后把档案资料录人计算机，建立完善电子档案信息库，这样将会提高图书馆档案资料的存储读取与开发利用档案信息的能力，如此便实现图书馆档案管理的信息化.通过对档案材料的信息化对各种资料的分类归纳也会起到促进的作用.光有了电子资料还不够，资料信息不光能让本单位的人查阅，还要能够面向社会、造福社会，为教育的社会化出力，这才是档案信息化建设的最终目的，档案资料信息化的另一个重点工作就是建设为用户提供数据服务的档案网站，档案网站是通过互联网在公共信息服务网站上建立的专门提供数据服务站点，它一般是以主页访问方式提供相关档案服务和开展相关宣传.档案网站的主要功能有三项：服务功能、宣传功能、交流功能.为了提供用户优质的服务，网站的管理要有专人负责，网站上的资料要详细、全面，类容要有深度，要有自己的特色，更新资料要及时，要能够提供下载服务.档案网站还是档案部门联系社会的一个重要窗口，要让信息的提供方与数据的使用方能够有很好的交流，要让信息得到及时的反馈，所以应安装档案管理软件，让用户的观点，建议及时的反馈到网站的管理者面前，为档案资料的管理工作能提供有用的有价值的建议，让档案管理工作够得到更好的发展.目前还是有一些图书馆领导能不够认识到档案信息建设工作的重要性，认为部门档案管理是次要任务，这种理念是不符合社会的发展的.本人写此文就是要抛砖引玉，引起共鸣，和大家一起努力来改进和完善我们的档案管理工作，这才是本文的目的.
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