翟云洁
摘 要：中石化目前费用报销业务制度标准不一，企业层级多、流程繁琐，内控制度没有全面落实，实行费用报销系统上线，实现制度、流程规范统一，提升企业财务管理水平。
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关键词 ：费用报销系统 上线 必要性 财务管理
一、中石化费用报销业务现状分析
1、目前中石化有200多家二级企业，100多万员工，登陆费用报销系统的人员约30万。大部分企业通过线下传统方式处理报销业务，报销制度与标准不统一。
2、各企业规模不同，企业管理层级多，业务流程繁琐，审批节点复杂多样；
3、费用报销的业务范围广，包括了大多数的成本要素，涉及成本要素约241个，报销会计核算工作量大。
4、费用报销业务涉及列支渠道多，费用报销会计核算复杂度高。
5、费用报销相关内控制度没有在信息系统中得到全面落实。
6、没有专业系统支撑，业务基本采取手工方式处理。
二、国内外费用报销现状及发展趋势
在国内，部分中资、外资公司已建设了费用报销系统，并将费用报销业务纳入共享服务范畴，实现集团范围内的统一管理。 如万科、联通、可口可乐等知名企业。国外，据统计，世界《财富》500强50%的企业以及100强80%的企业实施了共享服务。费用报销系统作为重要的业务模块支撑了全球业务，如国际石油公司壳牌、英国石油、雪佛龙，道达尔公司等。
三、中石化费用上线的必要性
中石化作为世界100强企业之一，为实现集团公司打造“世界一流能源化工公司”的战略目标，加强集团化管控，提升公司价值，已将财务共享服务工作作为一项重要任务来抓。总体设计，分步实施，先行建立中国石化费用报销管理系统。2014年以来，经过几个月的上线实践，优势凸显，具体表现在以下几个方面：
（一）实现报销制度的统一管理，规范操作流程，使财务管理更加精细化
系统规范了费用报销流程及相关报销执行标准，实现费用预算、费用标准、业务审批、会计核算、资金结算的统一集中管理，满足总部及下属企业报销业务需求。一直以来，中石化大部分企业的费用报销工作没有专业系统支撑，多采取手工方式处理，也就是报销人填写纸质单据并逐一找各级领导进行签字审批后，将单据提交财务进行审核，财务再根据相关单据手工录入到系统（erp、会计集中核算）中，完成记账操作，最后通过网银或现金等支付方式完成资金支付。费用报销系统将报销中常用的费用项目加以规范，根据费用性质配置报销流程，在同一单位内部一律采用统一的报销标准，比如差旅费中的住宿标准、出差补助一律按人员职务、职称级别设定，在输入人员信息后，系统会自动按标准加以控制，这就防止了超标准报销等人为因素，维护了财务工作的严肃性；同时，系统引入了影像扫描技术，原始单据电子化，提高审批效率，审批人可以对业务内容有直观、清晰的了解，减少了纸质单据的流转，缩短了报销周期，提高员工满意度。
（二）实现费用预算的在线控制，提升企业预算管控能力
中石化内控及费用报销相关制度要求做到“事事有审批，事前有预算，事中有控制，事后有分析”。以往传统的报销业务，费用报销的审批与控制流程是线下处理的，很难做到真正的“事前有预算，事中有控制”。系统支持线上预算的编制、导入、调整等功能。各单位在充分认识预算管理的重要性、并科学编制预算的基础上，全面落实预算执行责任制，将相关预算数据导入费用报销系统，作为报销费用申请的依据，确保预算执行的刚性。报销单在财务初审时冻结预算，形成挂帐凭证时实际占用预算，实现了预算的实时监控，使各单位在花每一笔钱的时候都做到心中有预算，严格控制费用支出。
（三）通过系统的程序化设置，强化内控及相关管理制度的执行
结合内控管理制度将报销业务审批流程固化到系统中，从报销人员找领导变成系统找领导，提高审批效率。费用报销系统要求，差旅费、业务招待费、主办会议费等三项费用必须履行事前行为申请，在各归口部门领导审批同意后方可发生；在费用报销申请环节，要求配备事前申请的费用项目，必须关联事前申请单，方可成功提交。单据提交以后，按内控流程流转，避免了越级审批。借款的业务，借款人必须履行完每个节点的审批，一般包括单位负责人、财务负责人、分管领导、分管财务领导四个节点的审批后，方可流转到财务初审环节，由财务人员安排借款，这既保证了业务的真实性，又确保财务凭证单据的完整性。以往的借款，有时申请人由于急需用款，会出现在相关领导审批不全时，就借出款项的情况，即使事后再补全流程，也没有真正的落实内控。费用报销系统上线后，杜绝了这一现象，借款人为及时借到款项，会尽早启动流程，并积极向相关领导申请汇报，督促流程的进展。将内控管理落到实处。
（四）通过电子支付降低现金储备，避免现金流转带来安全隐患
费用报销系统将支付给职工的报销款项，采取先挂账后支付的方式，有利于凭证的检查和审核，降低差错概率。通过与银行支付平台进行集成，实现中石化统一的报销款项电子支付功能，将本单位所有人员及银行卡信息导入系统，在支付时，通过专机直接支付到申请人或报销人银行卡上，降低了现金的提取、储备、流转的风险，同时减轻了出纳的工作量。
（五）实现各类数据查询，为财务分析提供依据
费用报销系统通过与会计集中核算系统、本地资金管理系统的链接，实现费用报销业务记账凭证自动集成，提供业务执行情况、费用汇总和预算执行情况等灵活的查询分析功能，满足总部、企业、用户不同级别的业务需求。开发了申请单、报销单、其他财务查询等全面的查询功能，使用者在自己的权限范围内可以查询上线所需费用的详细信息，比如在一笔报销单中有多人出差的情况，系统可根据出差审批单中填列的行程发票信息、住宿费用、出差补助等，分单位、分个人、分项目统计出具体的数据，差旅费的构成一目了然，便于管理者实时监控，有利于财务分析。备用金账龄分析、对公业务支付、报销业务统计等各项信息均能实时查询，通过数据比对，实现了报销业务的多维分析。
总之，实现费用报销的共享服务是当前财务系统的一项重要任务，这将是公司财务工作的一次深刻革命，既从宏观上改变公司的财务管理模式，又从微观上对财务执业者提出了新的要求，中石化会积极稳步的推进，进一步提升财务管理水平。
（作者单位：中国石化集团胜利石油管理局供水公司 山东东营市 257000）