米瑞利 殷晓三
摘要：实验室是高校开展实验教学、科研工作和学科建设的重要平台，其中实验室档案的管理是衡量实验室发展水平的重要指标。为了更好地配合实验室建设，服务于科研工作，提高实验教学质量，对实验室存在的问题进行了全面的总结，并针对存在的问题进行了深入的剖析，提出了一系列有助于改进高校实验室档案管理的措施，对推动实验室发展和提升实验室管理水平具有重要的意义。
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关键词 ：高校实验室；档案管理；分析与研究
一、引言
实验室档案是在实验室进行仪器采购、设备论证和实验教学等活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录，可以真实地、客观地总结和反映实验室各项工作的执行状况和完成情况。[1]
实验室档案，记录着大量仪器信息、设备详单、使用状态和实验教学情况等，是评价实验室运行状态的重要依据，是衡量实验室管理优劣的重要标准，是完善实验教学师资队伍的重要支撑，是实验室建设的重要保障，是学科建设的重要支柱。做好实验室档案管理工作，可以推动实验教学和科研工作的顺利进行，有助于提高实验室仪器设备的利用率，有利于实验室仪器设备优化配置，有益于为学生实践创新能力的培养提供优质服务，为实验室持续发展提供经验借鉴和历史依据。无论采用何种方法、何种途径来提高高校实验室档案的管理水平，其中，不可回避的是对存在的问题进行充分的认识和必要的分析，进而提出解决问题的措施和方法。发现问题并解决问题是高校实验室档案建设的驱动力和健康运转的增强剂。
二、存在的问题
1.档案意识比较薄弱
实验室建设过程中，领导的工作重点主要放在仪器采购、实验室规划、实验教学等方面，档案管理工作很难摆上议事日程。领导对档案管理意识的淡薄，导致了实验室档案管理人员配置得不到重视，基础设施得不到建设，档案收集困难，归档不够及时，分类不够科学，档案利用率低下，档案工作的开展受到严重的阻碍。[2]
实验室的档案管理员一般为兼职工作，学校对兼职档案管理员的档案宣传和培训工作力度不足，导致了档案意识普遍比较薄弱。而且，兼职档案管理员同时肩负着实验设备的采购、实验室规划和实验教学等工作，对档案管理工作重视不够。
2.档案管理员的业务素质有待提高
胜任高校实验室档案管理工作，除了需要从业人员具有良好的职业道德、合理的知识结构和基本的档案知识等业务素质之外，还要求其具有一定的英语水平，掌握一定的计算机技能。一些进口的仪器设备，操作说明书为英文，为了能够妥善处理这些外文资料，就要求档案管理员掌握一定的外语知识，至少能够读懂说明书或者认证文件。与高校信息化建设相对应，实验室档案资料除了纸质版外，大多为电子文档，这就要求档案管理员具有较强的办公软件应用能力和扎实的网络应用知识，能够熟练地处理多媒体资料，掌握信息管理技术，提高信息服务能力。[3]
3.档案保存分散
一般的实验室都是由多个实验室分室组成，每个实验室分室都会形成各自的档案，这些原始资料由实验室分室的专职负责人管理，仅仅有较少部分资料会提交给档案室。从仪器设备的论证、立项、标书制作、合同签署到最终的验收工作，各个阶段负责人可能存在变动，导致了工作的协调性不到位，资料收集困难，从实验教学大纲的制定、实验指导书的修订到实验教学指导等过程，可能存在较长的过程，导致了资料比较零散，资料收集的完整性欠缺。
4.档案信息服务方式单一
目前实验室档案的服务类型，一般为查询、复印和借阅等，基本没有档案编研这一项，缺乏对后续档案交接的意识。实验室虽然保存有大量的电子版信息资源，但是没有进一步地开发利用，没有纳入网络版的数据库。档案信息资源没有形成一个科学、完整和系统的体系，与较为成熟的图书馆档案信息资源相比，差距较大。
5.缺乏良好的档案管理制度
实验室档案涉及的资料多，数量大，例如，仪器使用操作说明、材料采购清单、固定资产明细等。这些种类繁多的资料迫切要求实验室建立适应的档案管理制度，来保证实验室资料的完整性。由于档案管理制度的缺失，导致了档案资料缺乏真实性、原始性和完整性，档案的分类、编目、内容和格式缺乏统一性和规范性，使得档案信息的通用性和共享性达不到一般档案管理的要求，数据的规范性、一致性和准确性难以得到保证。
6.专项资金投入不足
实现实验室档案信息化管理，需要的硬件主要有WEB服务器、数据库服务器、备份管理文件服务器、高速扫描仪、缩微胶片扫描仪等，需要的软件有音频、视频等处理系统。对档案进行的开发利用、科学的归档和数据集成等工作，均需要一定的资金支持。[4]
三、解决问题的措施
1.增强岗位责任感
实验室档案是实验室建设、管理和运行过程中直接产生的文件，是确凿的原始材料和历史记录，客观地记录了实验室发展的过程，具有无可置辩的证据作用；以信息原载体的形式，凝聚了实验室建设过程中的经验教训、劳动成果，可以为今后处理类似事情和解决类似问题提供借鉴，为实验室总体规划和发展方向做出科学的预测。[5]实验室档案的凭证价值和参考价值对推动教学改革具有重要的辅助作用，对提高教学质量具有重要的影响，对学科建设具有不可或缺的地位，是衡量实验教学业绩和管理水平的重要指标。明确了档案的重大作用和重要价值，档案管理员应该认识到岗位的神圣职守和光荣职责，从而促进自身职业道德的培养，以为实验室发展建设服务为核心，恪尽职守，坚定信念，爱岗敬业，遵守规章制度，严守机密，开拓创新，博学弘德。
2.提高职业素养
档案管理员的职业素质和工作能力对档案管理工作具有直接的影响，因此，档案管理员应该提高对档案工作的认识水平和职业技能。实验室档案涉及实验室发展规划、学科建设、仪器采购、实验教学等各个环节，对档案工作人员的知识结构和基本能力有较高的要求。档案管理员应该具备的知识结构有，专业的档案理论知识、相关学科理论知识、文史知识、法律知识和现代科技知识；应该具备的基本能力有，文字表达能力、信息开发能力、沟通协调能力、驾驭现代科技设备能力、开拓创新能力和综合分析能力等。提高档案管理员的职业素质是顺应实验室发展规划的客观要求，也是档案学发展的内在要求。健全知识结构、提高职业技能，是一个长期过程。为了能够建立扎实的档案知识结构，提高基本的档案管理能力，档案管理员应该坚持“以学促用，以学立行、以学固本、以学凝神”的精神，切实遵守学以致用的原则，加强业务学习，练就运用自如之功。
3.做好收集工作
实验室档案的收集范围是由其性质和任务决定的，既要着眼原始资料的保存，又要为实验室长期的发展服务，因此档案资料的收集原则应以价值原则、专业原则、分级管理原则和综合性原则为指导，实行档案资料无偿建档制、相关业务主体的主送制和档案室的补送制等接受制度，严把档案收集的质量关，制定切实有效的收集方案，做好档案的验收工作，办理档案交接手续。实验室档案应以排他性、同一性为原则，做好档案分类方案，创建类目体系。
4.健全管理制度
制度建设是基础性工作，是长期性的过程，需要相互借鉴，与实验室实际情况相适应，建立实验室档案管理制度，需要对已有的制度根据形势的发展来修订，根据实验室发展而新增或健全。档案管理制度需要涵盖归档制度、借阅制度、保密制度、统计制度、分类编号制度等。[6]做好档案管理制度，使档案管理员在工作中有章可循，有据可依，也使档案使用者遵照程序，有效率地解决与档案相关的问题，从而促进档案工作走向规范化、有序化、优质化、科学化和系统化。在良好的规章制度的指导下，实验室档案的收集与整理等工作，列入档案管理员的工作职责范围内，责任明确，权限清晰，从而保障实验室档案运转机制的完善。
5.加强现代化建设
利用计算机技术管理档案，实现档案管理规范化，是提高工作效率的重要手段，可以高效、准确和方便地满足档案管理的需求。随着电子文件的增多，档案管理工作走向科学管理化、智能化，已成必然趋势。因此，除了保存原有的纸质版文件外，还应将纸质版文件转化为电子版，创造和改善档案的保护条件，提高信息采集、传输和服务效率，扩大信息量、扩展服务范围。
6.进行开发利用
实验室档案的开发利用，既体现了档案的使用价值，又反过来推动档案工作的完善化。通过实验室档案使用对象的反馈意见，结合档案管理员在工作中的工作经验，做好实验室档案的查阅服务、借出服务、复印供应、咨询服务、信息交流和数字化网络服务。建立科学适用的文件归档、保存和应用的管理系统，提升档案管理水平。
7.改善基础设施
实验室应该设置专门的档案管理室，划拨专项的资金用于档案室硬件的配置和软件的购置与开发，为档案管理员提供必要培训、学习的资金支持，为实验室档案工作提供可靠的物质保障。
四、结束语
高校实验室档案是开展人才培养和科学研究的重要记录，又是实验室工作人员劳动的纪实和智慧的结晶，具有一定的经济意义、凭证作用和参考价值。针对高校实验室存在的问题进行了较为全面的总结和分析，就存在的问题给出了相应的处理方法和对策。
实验室档案工作的完善需要提高管理意识、做好收集工作、健全规章制度、加强现代化建设和改善基础设施。这是一个长期的过程，需要不断地总结，日积月累地探索，从而发挥实验室档案在高校实验室建设、学科发展中的重要作用，为教学改革、科研工作做出积极的贡献。
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参考文献
[1]刘水.档案学概论[M].郑州：河南人民出版社，2006.
[2]徐谨，郭子新.实验室档案管理初探[J].邯郸职业技术学院学报,2010(2):91-93.
[3]郭洪莉.迎评高校实验室档案管理工作的思考[J].宿州学院学报,2010(11):101-104.
[4]陈建锐，何增颖.高校实验室档案建设与管理探讨[J].实验技术与管理,2013 (8): 224-227.
[5]陈忠海.档案管理学[M].郑州：河南人民出版社，2006.
[6]王传宇，张斌.科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社.2009.
[基金项目：河南省教育厅科学技术研究重点项目（编号：14B560007）]
（作者单位：中原工学院经济管理学院）