张立志
(大理学院人事处，云南 大理 671003)
【摘 要】高校人事档案的管理不仅是高校档案管理的一部分，也是高校管理工作的一部分，因此搞好人事档案管理工作对高校的教学、科研及管理都起着重要的作用，通过论述高校档案管理中存在的问题及解决的方法，以求推进高校人事档案管理工作，促进高校工作整体运行。
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关键词 高校人事档案；管理；问题；措施
高校人事档案管理是高校档案管理的重要组成部分，是高校人力资源管理的基础。做好人事档案管理可以推动高校档案管理发展，从而实现高校人力资源合理而有效的配置，推进高校整体工作。近年，随着高等教育事业的发展，高校人事制度改革不断深入，同时也给人事档案的管理工作提出了新的要求。现就目前高校人事档案中所出现的问题及解决的方式作如下论述。
１ 高校人事档案管理中存在的问题
1.1 重视程度不够，支持力度不大
传统的人事档案管理工作具有较强的保密性，包含大量的个人数据，以及不宜公开的政治、学术业务信息和放着各单位组织的体系结构活动情况等信息；人事档案管理的工作对象、工作范围有限，大多数情况是组织部门、人事工资部门调档使用，接触到人事档案的机会和人员并不多。只有到人员新进、调动、提升、辞职等时候才会接触到人事档案管理工作，人事档案管理日常工作也只是局限于装订、归档和调档等事物性工作，人事档案管理给人的印象就是做好人事档案保管工作，将人事档案管理等同于简单的人事档案保管。当个人遇到职务调整、工资制度改革、职称评定的时候，当高校进行高校工作整体评估检查时，人事档案管理问题才会被凸显出来，而平时人事档案管理工作又往往不容易与教学、与科研发展联系起来，或者认为与科研、教学无关，更意识不到人事档案管理工作是高校整体工作的一部分，仅仅为人事档案而进行人事档案管理，所以人事档案管理工作往往容易被忽视，造成人事档案管理工作长期处于被动应付状态，各高校也没有把人事档案管理工作纳入到高校整体管理体制中统筹考虑，由此导致高校对人事档案部门深层次的思考不足，因此也就导致投入方面的不足。如：机构设置不规范、硬软件配置落后等都一定程度存在。
1.2 管理制度不健全，落实不到位
高校人事档案管理工作法律依据主要是《档案法》和中组部的《干部档案工作条例》、《干部档案管理工作细则》、《关于干部档案收集、归档暂行办法》为指导，人事档案管理的工作制度应当在上述文件的指导下建立健全并细化，例如：档案管理工作人员的岗位职责、人事档案的材料收集、装订制度，人事档案的借阅制度、人事档案的传递制度、人事档案的保管和保密制度、人事档案的鉴别归档制度等方面细则都要在高校的主导下制定颁布实施，然而现实的情况是，人事档案制度建设方面并不完善，人事档案管理作为高校内部管理的一部分，作为一级法人机构的高校对内部事务有充分的自主权利，由于高校重点工作主要还是教学与科研，而人事档案的管理与学校中心工作无直接关系。所以，在没有国家或者教育部没有强制规范的情况下，高校本身往往不会投入精力针对高校档案工作细则进行规定，缺乏对人事档案管理建章立制的动力，有的虽然做了一些，但过于简单，有的不全面，有的操作性差，甚至没有，行不成有效的决策力、执行力，诸多情况阻碍了人事档案制度化与规范化的发展。
1.3 管理手段落后，信息化程度低
随着信息技术的发展，高校利用信息化建设整合高校管理资源已经是推动学校现代化建设和发展的趋势，当然也应当包括人事档案管理信息化的建设，以实现高校整体资源的有效配置，提高管理效率。只有高校管理包括人事档案管理与信息技术有效融合后，才能做到高校教学与科研整体推进。然而大多数学校，人事档案管理工作并没有纳入校园整体信息化建设当中，高校信息网络资源体系不健全，在高校信息化建设中体外循环，人事档案的管理目前还是以纸质档案的管理为主的实体管理，采用传统手工人事档案管理的方式，虽然配备了计算机，或者简单的单机人事档案管理软件，但由于采集数据过于简单，没有统一标准，数据库没有联网，单机录入数据变成了简单的目录录入和打印，不能完成实现对人事档案信息数据的筛选、排序、分类、汇总功能，谈不上人事档案数据应用，更谈不上与校园网的联网整合，造成人事统计基础工作与档案系统也不能有效整合，甚至人事统计工作不是单独使用报表系统，就是靠原始的手工操作，导致工作费时、费力，效率低，与高校管理的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。
1.4 工作人员编制不足，专业素质不高
高校人事档案管理工作，人员配置不足，专业素质不高，也是一个突出的问题。按照中组部《干部档案工作条例》的要求人事档案数量与工作人员数量有明确的关系：每一千人要配备一名专职的档案管理员。而目前，各高校基本没有达到这一要求。面对高校的发展，人员的增加，尤其是高校人事制度改革，人员流动进一步加强。工作量的加大、管理模式的变化，信息技术逐步应用到高校人事档案管理中，对档案管理要求提高，对人员的素质提出了更高的要求，无论是专业素质还是综合素质。客观上高校档案管理事物性工作任务繁重，高校人事档案工作人员甚至陷入简单的装订、录入、归档、调档等工作中，由于缺少培训机会，日常工作量大，日常工作状态处于紧张，无暇兼顾业务专研与探讨，高校人事管理队伍在建设方面十分缺乏既懂档案又懂现代化科学技术的符合型人才，由于档案管理的专业水平比较低，缺乏专业的档案管理工作人员从一定程度上也制约了高校人事档案管理的水平，影响高校人事档案管理工作的发展。
1.5 管理模式分散，管理效率较低
高校人事档案的管理模式，大多数采用分散式的管理。即在高校人事部门或者是组织部门下设立管理部门专门负责人事档案工作，人事档案管理工作分属于人事部门或组织部门。换句话说，作为人事部门或是组织部门的一部份，档案管理人员也是也分属不同的部门。分散式管理从一定程度上有利于隶属部门对人事档案的利用，却在一定程度上降低了人事档案的综合运用，制约了人事档案的运用范围。人事档案资料分散于人事部门、组织部门，有的甚至于会存在于高校主管科研管理的部门，这也是高校人事档案管理专业化水平较低的原因。分散的管理模式势必造成人事档案资料的不完整性，或者存在重复建档现象。如果各部门间没有建立完善可行的档案传递制度，往往会出现部门与部门间的推诿与拖延，影响高校档案管理的效率。
1.6 档案管理观念落后，开发利用不充分
高校人事档案是高校人才信息的重要载体，是高校职工德、才、能、绩的客观反映，是教职工聘任选拔任用的重要基础，是高校人才战略的必要条件，同时也是人事管理的重要依据，教师教学和科研情况的真实凭证，与高校发展休戚相关。目前，高校人事档案管理存在“以物为本”观念，档案管理工作重立档、轻利用。没有把人事档案管理工作与高校人才培养、教育教学、科学研究统筹起来考虑，与学校整体工作的推进工作相对滞后。人事的档案利用主要还是停留在“被动”状态，仅向组织人事部门，根据组织人事部门提出的要求来提供档案资料，查阅档案原件、外借档案、复印档案资料等，其结果是弱化了人事档案的真实价值。
2 改进高校人事档案管理工作的措施
2.1 提高认识，争取领导重视
提高高校人事档案管理的意识。利用网络，校园通讯等形式加强人事档案管理工作的宣传力度；人事档案管理部门要加强对人事档案管理相关工作汇报和沟通，让校领导全面掌握人事档案管理的现状和存在的问题，让学校，尤其是校领导从思想高度上认识到人事档案管理工作是一项专业化程度高，工作内容复杂的工作。人事档案管理应用水平的高低与于高校全面发展、高校教职工发展的密切相关。争取领导及学校层面对人事档案管理工作的重视和支持，同时从人力、物力、财力上给予大力倾斜，奠定人事档案管理工作的坚实基础，营造良好的档案工作氛围。
2.2 完善制度建设，依法治档案
高校人事档案管理工作作为学校内部管理事务，制定和完善相关工作制度和细则责无旁贷。为进一步强化和完善高校人事档案管理的制度建设，结合高校整体建设工作情况和人事档案管理工作特点，依照高校整体建设规划和《档案法》、《干部档案工作条例》和相关政策，结合本校实际，以学校主导建立健全高校人事档案的材料收集、装订制度，人事档案的借阅制度、人事档案的传递制度、人事档案的保管和保密制度、人事档案的鉴别归档制度查阅制度等多项制度和细则，切实实行依法治档，依法管档。同时进一步理顺人事档案部门与学校各部门的关系，从制度上明确管理者的职责范围及岗位职责，让管理者明确自己的工作职责，确保高校人事档案管理工作有章可循，有法可依。
2.3 建立档案数据库，实现信息化管理
高校人事档案管理应适应信息化的要求，建立一个统一完善的人事档案信息数据库，开发高校人事档案管理应用软件，将高校人事档案管理信息数据库作为高校信息系统的子系统。在人事档案保密政策允许的前提下，利用校园网络和信息技术整合全校信息数据，实现人事档案信息数据与各部门信息数据共享与交换，从功能上拓展高校人事档案管理的应用范围，实现利用人事档案的数据信息对高校教职工综合素质、人才结构等进行及时准确的分析，提高组织人事部门的工作效率，尤其是适应高校人事制度改革对人员信息的高效利用需求，同时为高校人才建设预测提供各种人才数据，为学校制定相关人才战略政策提供可靠科学的依据，全面提升服务水平。
2.4 提高人员素质，加强队伍建设
做好高校人事档案关键在“人”。高校人事档案工作政策性、专业性强，建立一支熟悉业务相对稳定的专业队伍是做好人事档案管理的组织保障。确保档案数量与管理人员相适应，配齐配强档案管理人员，并确保人事档案管理队伍的稳定性；结合本校人事档案管理的实际选择政治可靠，责任心强的共产党员从事人事档案工作；提高工作人员及队伍的专业化水平，信息技术应用的能力，通过定期开展专业培训活动，鼓励档案管理人员参加高校档案管理互动学习研讨以及职称评定，提高综合素质，以适应高校人事档案管理需要，适应高校现代化建设的需求。
2.5 集中管理模式，提高管理效率
理顺人事档案管理体制模式，成立档案综合管理部门，将人事档案管理纳入到学校层面的档案管理系统，提高人事档案管理的层级，由高校档案管理综合部门统一行使人事档案管理工作。通过整合分散在人事、组织、甚至是高校科研部门的人事档案信息，建立统一的人事档案管理的口径，杜绝人事档案管理分散化。既要将人事档案工作作为档案专业工作范畴，同时也要重视人事档案管理与原先人事、组织部门、科研部门人事档案管理信息的衔接和应用，充分体现出人事档案管理的特点，实现人事档案管理为高校人才资源实现最优配置发挥基础性和重要的作用。
2.6 转变观念，充分发挥人事档案服务功能
高校人事档案的宗旨就是围绕学校中心工作搞好服务，出发点和落脚点在于利用。长期以来，高校人事档案基本上实行封闭式管理，由于有严格的保密制度限制，人事档案的应用范围较窄。随着人事制度改革的深入发展，档案的信息日渐透明，高校人事档案服务意识的不断加强，因此需要转变档案管理的传统观念，不断推动人事档案管理方式的社会化、开放化、合法化。牢固树立“以人为本”的档案管理观念，以“主动服务”为出发点，围绕学校中心工作，根据社会和高校发展的新情况和新形式，不断探索适应与高校改革与发展的服务方式、手段、途径，全面推动高校建设发展。
3 结束语
做好高校人事档案工作是一项长期的工作，目前高校人事档案管理存在诸多问题，重视程度不高、制度不完善、信息化建设不够、人员素质不高、管理模式及观念落后从一定程度上制约了高校人事档案管理的发展，各高校都需要正视，并积极采取改进措施。随着高校各项工作的推进，尤其是高校人事制度改革的深入发展，高校人事档案管理工作同样需要适应形势的需求，不断地改革、摸索规律，完善体系，才能更好服务高校现代化进程。
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［责任编辑：刘展］