上海电气核电设备有限公司 潘莲芳
做好企业采购业务管理，既是降低成本、提高经济效益的重要途径，也是防范风险的重要手段。本文对此进行探讨。
一、企业物资采购风险分析
1．采购计划编制环节。采购计划安排不合理，市场趋势预测不准确，致使库存短缺或积压，造成企业生产停滞或资源浪费；采购计划与生产计划脱节，采购计划脱离实际，难以满足生产需求；采购计划未结合企业现有库存，采购数量大于实际需用量，超预算采购形成库存积压；采购计划未考虑供应商的实际履约能力，造成物料供货不及时，影响企业生产的正常运行。
2．采购申请审批环节。采购申请依据不充分，相关审批程序不规范，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊。采购申请未按照采购计划办理请购手续，采购行为致使企业生产停滞或库存积压；采购申请的审批未按企业授权审批权限分级审批或超权限审批，重大的采购业务未实行集体决策审批，因重大差错、舞弊、欺诈使企业资产遭受损失；不相容职责未有效分离，由一人负责采购业务的全过程，错误和舞弊行为被掩盖。
3．供应商选择环节。供应商选择不当，物料供应时效、质量与合同规定不符，可能导致企业利益损失或信誉受损。缺乏有效的供应商资质审查评估机制，不合格供应商参与竞标，采购物料质次价高，致使企业信誉和利益受损；供应商操纵投标环境，投标前相互串通，有意抬高价格，致使企业采购成本提高，企业蒙受经济损失；采购人员与供应商合谋，使供应商在竞标中处于优势地位，企业遭受欺诈。
4．采购价格确定环节。未建立并执行统一有效的采购价格基准，采购人员在未充分获得市场价格的情况下，难以判断供应商投标价格的合理性，中标价格可能高于市场价格，造成采购成本上升，经营利润下降；采购价格超过标准或目标采购价格，未经企业授权体系审批，从而影响企业总体经营目标实现。
5．合同签订与执行环节。采购合同签订不规范，缺乏对采购合同签订前的评审机制，合同主体条款描述的准确性难以得到保证；采购业务未签订合同或签订的合同未经双方法人授权人签字和合同章盖章生效，因合同纠纷而产生诉讼的风险未能有效规避；执行过程中合同条款的修改未留有书面的修改痕迹，难以确保合同变更的有效性；未对采购合同的履行过程实施跟踪管理，供应商的经营危机未被及时发现，致使企业遭受的损失未得到有效控制。
6．物资验收入库环节。采购物资入库验收程序不规范，可能造成账实不符或企业资产遭受损失。采购物料到货未经独立的部门核对清点后入库，供应商供货数量的正确性难以保证；供应商发货时间未按合同要求提早发货，造成企业库存增加，库房资源被占用，而延迟发货则影响了企业产品的正常产出；采购物料到货未经质保部门的质量检验，由于物料质量不符合技术要求，造成企业产品出现质量问题，企业信誉受损；不合格品退货流程不健全，索赔机制缺失，企业经济利益遭受损失。
7．合同货款结算环节。付款方式不恰当、付款计划执行有偏差，导致企业资金损失或信用受损。付款计划未考虑企业资金预算及现金流状况，未经企业授权体系审批，因现金流短缺企业经营风险增加；付款未按计划执行，诉讼风险增加，企业信誉受损；付款前未对采购合同、货物收料清单及采购数量、金额进行考核，对于差异原因又未及时分析，付款金额的正确性难以保证；付款申请未经质保部门物料质量确认，造成不合格物料的货款或质保金在索赔前被提前支付，企业资金被占用。
二、企业采购风险防范策略
1．建立科学合理组织架构，创建良好内控管理环境。加强企业基础管理，增强管理意识，建立健全采购业务管理制度，明确操作流程及规章；加强制度执行的监管力度，建立制度执行的考核机制，全面提升企业的基础管理，以符合内控的管理要求。
2．建立采购计划编制规程，强化计划执行监督力度。采购部门根据生产计划需用量和时间，在充分考虑安全库存和最高库存的基础上编制采购计划，以满足生产的需求，避免库存积压；同时加强采购计划执行结果的监督检查，由生产计划部门对采购计划执行情况进行考核，对采购计划执行过程中存在的偏差，会同采购部门共同分析差异原因，及时调整下期的采购计划，以确保采购计划的准确性。
3．建立采购申请审批流程，依据充分操作有章可循。依据采购计划编制申请，采购申请的审批严格按企业授权审批权限分级审批，重大的采购业务实行集体决策审批；严禁由一人负责采购业务全过程，确保采购业务的请购与审批、供应商的选择与审批、采购合同协议的拟订、审核与审批、采购、验收与相关记录等不相容岗位得到有效分离，避免因差错、舞弊、欺诈等造成企业资产蒙受损失。
4．建立合格供方评审标准，健全供方考核评估机制。制定供应商管理制度，明确合格供应商评审标准、新增供应商的准入标准及授权审批流程、定期审核等流程，以确保供应商都符合合格供应商的标准；建立对新进供应商现场评审机制，根据评审结果形成合格供应商清单，确保供应商资质满足企业质量体系要求；建立供应商定期评估考核机制，定期组织对供应商评估，按照企业标准逐项评价供应商业绩，以确保维护优质供应商、淘汰不合格供应商。
5．建立采购业务价格基准，完善价格更新维护程序。建立标准采购价格、目标采购价格及采购价格核价机制，确保获得最优的采购价格；建立超目标采购价格的审批程序，确保采购价格超过目标采购价格的采购合同均按企业授权体系审批；建立物料价格更新维护机制，由专人根据申请审批文档以及市场信息对物料价格进行更新维护，确保物料价格维护的有效性和准确性；完善采购管理制度，明确招标、询价等不同采购方式的标准及操作规程，确保符合标准的采购通过招标方式进行。对于独家供方由采购部门与独家供应商进行价格谈判，并经独立部门进行核价，以确保采购价格的合理。
6．建立采购合同评审体系，注重合同履行过程管理。建立采购合同签订前的评审机制，所有采购合同签订前按照制度履行合同评审流程，以确保合同风险的有效规避；加强采购合同签订人的授权管理，确保合同签订人在授权范围内开展采购业务；强化合同执行过程的管理，合同执行过程中的任何修改必须留有书面痕迹，或以补充合同的形式由双方确认；合同主要条款的修改，须经企业授权体系审批，以确保变更有效，保证合同的正常履行；建立未完成采购合同的维护机制，定期分析未完成的原因，以确保所有未完成合同能按照合同约定履行；建立合同履约预警机制，利用电子技术手段对合同的履行进行动态管理，实现履行节点化预警管理，及时发现问题，并采取积极措施预防风险发生。
7．建立入库检验审核机制，规避不合格品质量风险。建立由采购部门按合同对采购物料收货通知单进行审核，仓储部门核对清点入库的审核机制，以确保供货与合同的一致性；建立物料检验、不合格品退货及索赔机制，质保部门在规定时间内按照合同对到货物料进行质量检验，只有质检合格的物料才能办理入库、领用；对于质检过程中发现的不合格品，采购部门及时与供应商沟通，办理退货与换货或索赔，以确保生产不会因材料原因产生废品，保证生产的正常进行；建立不合格品质量分析跟踪机制，定期对采购过程中发现的质量问题进行分析跟踪，避免类似质量问题的重复发生。
8．建立资金支付审批程序，确保会计信息完整准确。采购业务基于合同条款安排付款计划，并充分考虑资金预算与现金流状况，经企业授权体系审批后执行，资金支付严格按照资金支付计划执行；付款前由独立人员核对收货单据、采购合同和发票，付款申请经企业相关部门审核并经授权体系审批后支付；建立货到票未到物资的定期清理机制，对于长账龄的货到票未到物料，财务部门与相关部门进行沟通查明原因，及时解决操作中发生的登记错误或其他异常事项；建立预付账款、应付款项的对账机制，定期监控并及时清理长账龄的预付账款、应付款项，通过对账及时发现、调查和解决账务差异，以确保会计信息的完整和准确。
三、结束语
物资采购活动作为企业的上游作业，是企业的重要经济行为, 也是企业的重要业务流程与关键控制点，在许多方面反映了企业的战略能力、市场创新能力和价值传递能力。企业在深化采购制度改革过程中，建立健全企业采购管理制度和监督机制，分析采购活动过程中的各种风险，采取切实有效的措施和办法，从整体上提高采购的质量及效率，通过对物资采购规范化管理和监督，降低采购成本，从而提高企业的核心竞争力。
编辑：彭秋龙