洪玉琴（湖南中元矿业集团有限公司）
摘要：存货采购是生产企业的第一个环节，也是企业生产经营的重要组成部分，贯穿于企业运作的各个流程。为加强采购管理、降低采购成本、优化管理流程、精益企业生产、提高经济效益，我们必须根据企业的生产特点，建立相应的采购业务内部控制制度和供应商的协作关系，加强采购成本管理。本文主要对采购成本管理的相关问题进行了分析和探讨。
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关键词 ：内部控制成本管理协作关系
社会化大生产环境下的生产经营过程中是产、供、销、人、财、物相互配合，相互协调，信息相互传递的过程。存货采购是企业管理的第一个环节，它是指单位为了满足物资（原材料、固定资产、办公用品等）或劳务（技术、服务等）的需要进行的各项经济活动。对于生产企业来说存货的采购是生产的准备阶段，为生产适销对路的盈利产品，必须采购生产适用、价格公道、质量合格的原材料。对于流通企业而言，要使企业获得尽可能多的销售收入，必须采购适销对路且价格合理的商品。存货的采购管理通常表现为两种形式采购与付款，它们是各单位经济活动中最频繁、最常见的。在生产经营或服务过程中因在采购、付款环节控制不得当、不严密而产生的贪污、受贿、浪费甚至严重影响生产经营的案例不胜枚举。为加强采购管理、降低采购成本、优化管理流程、精益企业生产、提高经济效益，我们必须根据企业的生产特点，建立相应的采购业务内部控制制度、建立供应商的协作关系、加强采购成本管理。
采购业务活动包括请购商品、采购商品、商品验收、仓储、支付款项、记账，主要涉及部门有生产计划、采购供应部门、验收部门、仓储部门与会计部门，这些部门及其活动相互协调同时相互牵制，加强这些部门之间的内部控制，是采购管理的要点。采购业务特点：①存货采购与生产、销售计划联系密切。企业生产经营以销量定产量，以生产需求确定各原料、劳务的供应量。其中采购是基础和起点、生产是中心、销售是结果，这三个环节密切相关、步步为营、环环相扣。②采购管理直接导致货币资金支出和对外负债的增加。经营活动现金流出以购买商品提供劳务为主，其流量的多少是企业资金预算控制的关键；应付账款、预付账款的数额大小直接影响债权人、投资人对资产负债表的评定。③采购业务发生频繁、工作量大、运行环节多容易产生管理漏洞，曾有人把中国企业的供应部称为“肥水宝地”，这主要是采购环节内部失控、管理不严造成的。针对采购活动的业务特点控制好采购管理，我认为要从三个大方面着手。
1 完善企业采购业务的内部会计控制制度
1.1 采购业务内部会计控制制度的目标
采购业务内部会计控制制度的目标是合理经济的进行各种采购业务，保证生产经营管理的需求；支付款项后及时、足额的获得相应的物品或劳务；严格履行审批制度，按合同协议付款，维护企业良好的声誉。要达到这些目标首先要对不相容的岗位要相互分离、制约与监督。在采购环节不相容的岗位包括请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审计；采购与验收；采购、验收与相关会计记录；付款审批与执行；对一些企业特殊物资的采购计量与验收必须分离。例如以原煤为主要材料的化肥企业，煤炭的消耗与盘存数量不是很准确，如果购进时计量与验收不相互制约很容易造成煤炭虚入库，产生管理漏洞。原湖南湘东化肥厂倒闭清算时，煤炭盘亏几千吨，究其原因是控制监督不严日积月累引起的。每个企业必须根据自己的采购特点，因地制宜建立一套适合自己企业的内部会计控制制度。
其次是要严格授权批准制度。单位明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购、付款业务的职责范围与工作要求。严禁审批人超权限审批。单位对于重要和技术性的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。
再次要执行完整的采购登记制度。单位应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购各环节做好相关记录，填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单（或采购合同）、验收证明、入库凭证、采购发票等文件与凭证的相互核对工作。
1.2 采购业务的会计控制要点
1.2.1 请购环节的控制。原材料或零配件的请购，一般由生产部门根据生产计划的需求提出请购要求，材料保管部门根据库存量核实是否采购；对于大批量生产且产品生产稳定的企业，保管部门应考虑经济进货批量，可在库存材料达到最佳存量时提出请求，经相关授权人员签字后送交采购部门。采购人员审查请购要求是否合理，并根据市场行情进行采购所需要的资金估算，签署同意采购的意见后交资金预算部门审批，资金预算部门确认在生产经营项目的资金预算范围，同意审批，签字后交采购部门办理采购手续。对于特殊项目如资本性支出、保险、广告、法律、审计服务，一般由专门指定人员提出请购，由企业决策层进行联合审签或集体商议审批。
1.2.2 采购环节的控制。采购部门在正式填制订单前，对不同供应商的供应物品的价格、质量指标、折扣和付款条件以及供货时间等资料进行比较，选出商业信誉好、产品质量好、价格优惠的供应商（通常说的货比三家）。对于大批量采购的原材料或零配件等要做好各种采购数量对成本影响的成本分析。订单签好后必须编号并由授权人签字，正联送供应部门，副联送验收部门，之后应监控订购单的处理，以确认商品是否收到并及时入账。
1.2.3 验收环节的控制，购入商品或劳务的验收工作
应与请购、采购和会计部门的工作相分离。验收部门根据有效的购货订单上的数量和质量要求及相关合同、协议，对供应商发运的商品进行验收：如商品的品名、规格型号、数量、质量要求、到货时间、商品完好程度等。商品的质量检验至关重要，其质量好坏的判断有些依靠验收人员的工作经验和工作责任心，有些靠相关部门技术人员核定，对于部分特殊的商品鉴定必须具备丰富的专业知识或经过仪器、实验的测定。不管质量检验过程如何，企业各级管理部门必须严格把好这个关，它是企业生产经营好坏的保证。
对于有些商品或劳务直接由部门使用（不需经过仓管部门）如：工程物资直接使用、设备、资产的维护建设，劳务支出等，控制程序应根据企业相关管理程序完善请购程序后办理工程劳务，企业验收部门根据请购或报批手续、合同进行工程劳务验收并出具验收结算报告单，交相关部门负责人审签。
验收单是确认资产或费用以及与采购有关的负债是否存在和发生的重要保证。会计控制必须定期检查验收单的序号、验收单必须经验收人员、仓储人员、材料会计三方签字才能作为入账凭据。一些内控管理不完善企业，仓库管理员兼验收员利用企业管理混乱，虚开验收单与发票到财务报账，一次性经济损失达40 余万元。
1.2.4 存储环节的控制。存放商品的仓库应相对独立，限制无关人员接近。储存验收的商品由独立部门负责。货物入库前仓储人员应进行点验和查对，并在验收单上签收，仓储人员将存货按商品特征填列标签，分类存放并设置安全措施。
1.2.5 退货与折让的控制。采购部门接到验收报告后，如发现数量或质量不符合订单的要求，及时电告或函告供应商。对于数量短缺，要求供应商及时补足。对于质量问题，则通知仓库不得发放该批商品，再决定退货或者要求供应商给予适当的折扣。当合适的折让一经确定，采购部门即编制借项凭单，通知会计部门调整应付账款。对于退货的商品，采购部门应编制退货通知单，授权运输部门退回商品，商品退回后及时通知采购部门和会计部门。
1.2.6 应付账款的控制。商品或劳务的购进借方反映资产的增加，贷方反映应付账款的增加或资金减少。应付账款的记录应独立于请购、采购、验收、付款以保证采购环节的控制有效实施，防止错误和欺诈行为的发生。应付账款的入账必须取得和审核各种必要的凭证后才能进行，这些凭证包括请购单、验收报告单、购货订单、材料入库单、税务监制发票、相关合同与协议等。要求凭证记录完整、客观、真实，经授权人签字。
月末核对供应商往来明细，如发现错误，及时与供应商取得联系，查清原因，完善手续，调整差异。
1.2.7 付款环节的控制。对于根据发票直接付款的手续，财务人员复核供应商发票的数量、价格、折扣条件、汇总金额、合法要素等与原始凭证（附件）是否相符，业务是否客观；对于发票已入账进行往来账单付款的，必须填制往来付款审批单，由主管会计核实明细账户及付款条件后经相关审批程序后付款。
2 加强采购成本管理
采购成本包括进价成本和进价费用，其中：进价成本又称购置成本是指存货本身的价值，等于数量与单价的乘积。在一定时期进货总量即一定条件下，无论企业采购次数如何变动，存货进价成本通常价格相对稳定（假定物价不变且无采购数量折扣），属于决策无关成本。进货费用又称订货成本是指企业为组织进货而开支的费用，如：办公费、差旅费、邮资、电话电报费、运输费、检验费、入库搬运费等支出，进货费用与进货次数有关：差旅费、邮资、电话电报费与进货次数成正比，这类变动性进货费属于决策的相关成本，另一部分与进货次数无关，如：专设采购机构基本开支，这类固定性进货费用则属决策无关成本，怎样合理控制采购成本，以最小成本投入创造最大效益。
2.1 采购价格的管理（把价格质量关）
①各生产、经营、服务部门根据生产计划做好年度、月度物资需求计划单（必须载明物资规格型号、技术参数、到货时间），报主管负责人审核后交物资采购部门进行集中采购。②各物资采购部门根据各生产、经营、服务部门审签后请购单编制一式三联部门物资采购计划汇总表，按采购物资类别填列品名、规格型号、采购商家、市场询价、历史价格、库存数量、市场动态、到货日期、采购模式（集中采购、招标采购、分散采购）等信息报主管领导及预算部门审签后，一份交财务部门、一份交预算部门、一份留采购部门。三个部门相互牵制与监控，共同把好请购、资金预付及价格审核关，完善事前控制手续。③采购部门根据采购计划单及采购信息建立采购台账、在供应商选择时做到货比三家并建立供应商信息档案，引入供应商信誉评估机制，选择质量、价格、信誉好的供应商，为企业产品质量管理、成本优化奠定良好基础，在物资采购管理过程中坚决制止那种只按计划采购，不论价格高低、质量好坏、中饱私囊的行为。
价格是降低成本的途径，质量是降低成本的基本保
证。为控制好采购物资价格与质量，财务部门必须根据验收入库单，有法律效应的合同文本、价格申报单办理入账付款手续，涉及大的劳务价格的采购物资必须留一定的保证金，等设备运行良好后才能付款。对于大批量购进物资在合同协商时尽量争取货物采购折让和折扣，将采购价格降到最低。
2.2 进货费用的控制
前面讲到进货费用的构成，要降低进货费用可采取下面两个途径。
①采购人员应根据经济合理原则，事先选择物资运输路线和运输方式，努力实现直达运输和就近采购，开展联运、代运减少运输费用。不盲目采购，尽量节省其它采购费用。②物资采购要适时，应树立经济进货批量的观念。经济进货批量是能够在一定时期存货达到最低点的进货数量，决定经济批量成本因素，主要包括变动性成本进货费用，变动性固定成本及允许缺货的缺货成本，不同成本项目与进货批量呈现不同变动关系，减少进货批量，增加进货次数在影响储备成本降低的同时也会导致进货费用与缺货成本提高，相反增加进货批量，减少进货次数，尽量有利于降低进货费用与缺货成本，同时会影响储存成本的提高。因此，如何协调各项成本之间的关系，使其总和保持最低水平，是企业组织进货过程需要解决的主要问题。
基本经济进货批量以数学公式来表示：P———单位采购成本；Q———经济进货批量；A———某种存货年度计划进货批量；B———平均每次进货费用；C———单位存货年度单位储存成本；
这是在假定条件下的经济进货批量模式，在实际生活中物资的购进存在价格折扣与缺货成本下的经济进货批量。所以我们在成本核算时要具体问题具体分析。
3 建立与供应商的长期战略伙伴关系袁形成供应链的团队
传统的采购管理是以最低的价格购买最好的商品，但在经济发展全球化、市场竞争国际化的今天，没有一个企业能以一只孤舟的方式在大海中航行，它必须与其他企业及供应商、销售商等相互依赖、相互支撑的生存。与供应商松散联系将会因缺乏信息沟通与利益协调导致成本增高，而相互协作建立利益共同体，有助于降低成本，提升顾客价值。与供应商建立的长期战略协作关系或战略伙伴关系，选择优秀的供应商作为供应链的合作伙伴被称为“反向营销”，其基本策略是专门为供应商召开周期性会议，让他们意识到相互之间的竞争关系，帮助他们认识到与企业的依赖关系；与供应商建立信誉与相互参与的关系，建立供应商评估机制并发展为供应链团队成员，对那些乐于降低成本创造更大价值的供应商，采取激励措施与其分享节省的成本。好的供应商将成为供应链团队的无价之宝。随着供应商发展，降低成本，提升企业价值的行为将变得越来越有成效。
经济发展全球化促进商业模式更新，商业模式更新对企业管理水平的要求日益提高。作为企业的财务管理人员，我们在不断探索企业发展之路的同时进一步完善企业的内部会计控制制度，加强采购成本管理及企业的战略成本管理。
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作者简介：洪玉琴（1971-），女，湖南株洲人，本科学历，中级职称，研究方向院成本管理。