夏茂子
长沙市环境监测中心站 410001
秘书工作自人类政权产生后伴随领导工作而存在和发展，从我国秦汉时期以来，便有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，主要掌管官员向皇帝奏事、函牍、皇帝宣布命令的告示，以及保管朝中的主要文牍及图书等机密文书。20世纪80年代，随着改革开放和社会发展，我国现代秘书事业进入一个新的发展时代，在其二十年的发展历程中，秘书队伍发展壮大，秘书学科从无到有，秘书研究领域不断扩展，秘书工作的内涵给予了新的补充。现代解释，秘书工作就是“辅助领导进行决策和管理的服务性工作”（《秘书心理学》季水河），“秘书工作是以领导工作范畴为基础的领导者需要的有机满足及满足实现的无限度量”（《浅议公务员中的秘书工作》刘堡）。笔者认为秘书工作就是，在直接为领导决策服务基础上，做好文书处理，上传下达，参谋辅助，督促落实，协调服务等工作。
一、新时期秘书工作变化特点及因素
我国现代秘书事业经过20多年的发展有了明显的变化：由传统秘书的无行业组织到现代秘书行业的快速发展；由传统秘书传、帮、带的培养模式到现代秘书职业教育；从传统秘书知识和能力的技能低等到现代秘书队伍素养的极大提高；从传统秘书的笔纸操作到现代办公自动化等等。秘书工作也体现出从打杂到智能服务、从被动到主动、从工具到辅助的这样一种发展趋势。具体发展变化原因和特点体现在以下几个方面：
（一）新时期领导工作发生显著变化，秘书工作随之变化
领导干部“四化”方针的贯彻落实，领导干部队伍趋向高素质、新观念和知识综合的高要求，人员结构和素质要求上了新的台阶，新一代领导大多数年龄较轻、知识结合合理，具备较强开拓创新精神、较高的政治素养和较全面的专业知识，他们很少为传统的观念所束缚，工作上大力阔斧地改革创新。这就要求为领导服务的秘书工作人员必须跟上领导的发展步伐，领导工作的触角伸到哪里，秘书的工作范围延伸到哪里。因此秘书工作人员要时刻充电，加强百科知识储备，提高文化理论素养，深刻领会领导的工作战略意图，把握工作规律，提出切实可行的实施方案，当好领导的参谋与助手。要从简简单单的抄抄写写“打杂跑腿工”到以拥有宽广的视野，敏锐的思维，严密的逻辑的智能服务者；从办文、办会、办事的“收收发发、团团转转”转变为辅助服务、出谋献策的智囊参谋。
（二）国际国内形势发生变化，秘书工作随之变化
谋发展、求和平是当今世界的主题，并已成为各国的共识，我国提出建立社会主义市场经济体制，就是在坚持社会主义基本经济制度的前提下，适应社会化大生产和市场国际化的需求，以市场机制作为实现资源优化配置基本取向的经济运行方式和管理方式。同时为适应社会主义市场的需要，加快政府职能的转变和政府机构改革，就要求建立一支高素质的人才队伍。秘书部门都是处于党政机关、社会团体、企事业单位的枢纽位置，这些形势对秘书工作提出了新的要求，秘书工作重点也随之转移。以前的“领导不说，秘书不动”的消极态度和观念已受到冲击，秘书工作人员应树立主动服务的意识，充分发挥自己的积极性，不断提高工作的预见性和科学性，探索秘书工作的规律性，提高工作质量和效率。从“领导咋说，我就咋办”的被动地位转为担负着辅助决策、信息处理、协调服务、督促落实、综合情况等等重要职能的主动服务上。与此同时，人民内部矛盾是我国当前主要矛盾，城乡存在一定差距，贫富差距扩大，社会存在不稳定因素等等一些现象。这要求秘书工作人员特别是党政机关的秘书具有强烈的政治敏感性，处理突发事件的冷静性和较高的法律法规素质，这样才能够维护领导威信和秘书部门的形象。
（三）科技日新月异，网络领域扩大，秘书工作随之变化
21世纪，信息科技大爆炸时代。不断扩大的电子网络正在改变人们的生活方式、思维模式、审美情趣和观念意识。电子政务、网上商务、城市数字化，互联网用一只无形的手将各行各业紧密联系在一起，各个领域均面临时代转型，秘书领域也呈出现现代化、网络化的特点，秘书工作人员必须从传统的低等技能转为掌握现代技能：计算机操作、办公系统运用、交际礼仪、录影录像、数据库管理、图书索引等。这些技能日新月异发展变化，要求秘书工作人员不断学习和接受新鲜事物，而半路出家的“门外汉”则难以胜任现代秘书岗位。秘书工作人员不仅要转变观念，还要熟练运用各种现代化的办公手段，驾驭电脑信息网络，善于处理各类电子事务。过去的笔纸封闭式工作方式将逐渐演化成为信息开放式工作方式。
二、新时期做好五型秘书
清楚认识到新时期秘书事业出现转型的特征，以及对秘书工作人员提出的新要求和新素质，如何当好新时期的秘书，做好新阶段秘书工作，笔者以为是当前秘书工作人员面临的最大课题和亟需解决的问题。我们秘书工作人员应适时调整战略方针，转移工作重心，在以下五个方面做出特色。
（一）去粗取精，做好信息储备型秘书
作为新时期的秘书工作人员应把信息工作摆在重要位置，当好信息储备型秘书。一是要增强信息意识，认识到信息的重要性。现代社会是信息社会，无论是政府部门决策管理，还是企业商业竞争，谁拥有第一信息，谁就占有绝对的优势。信息是决策的依据和基础，领导决策前就要对相关的信息进行了解和掌握，研究出正确的方案，进行决策。在决策贯彻实施后，通过信息反馈，使领导了解到决策贯彻过程的情况和可能存在的问题，及时调整，优化决策，使领导决策立于不败之地。正确的信息还能够开阔秘书工作视野，增强工作思路，有助于提高自己的工作效率等重大作用。二是要建立信息来源，不断充实自己的信息库。秘书工作人员可以建立获取信息的多渠道和途径，靠网络、文件、简报、书刊、座谈、信访、档案等等媒介，收集整理到上级的与下级的，本行业的与行业外的，共性的与个性的，普通的与特别的等等一些信息，把这些信息分门别类放入相应的信息库，以便在领导决策前做到成竹在胸，不会临时抱佛脚。“秀才不出门，便知天下事”。三是去粗取精，学会利用加工信息。信息分有用的和虚假的，残缺的和全面的，过时的和及时的，秘书信息工作就是对这些信息进行收集、加工、传递、反馈和调节。秘书工作人员在掌握大量信息的基础上，学会透过现象抓本质，要去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里，通过认真筛选，科学加工，综合归纳，准确地把握、理解和利用信息，领导提供正确、全面的信息，成为领导的智囊。
（二）主动积极，做好参谋辅助型秘书
现在许多秘书部门停留在办文、办事、办会的层面上，且工作繁杂琐碎，秘书工作人员每天为小事、杂事缠身显得力不从心，根本谈不上决策参谋。过去很长的一段时间里，秘书纯粹当领导的传声筒，被人认为打杂的、跑腿的，秘书工作人员也是“领导不说，自己不动”，处于一种被动应付的消极状态。新时期秘书工作人员要努力改变这种状态，变被动为主动，当好参谋辅助型秘书。党中央提出“致力于提高国民素质，在各个领域中培养大批跨世纪的优秀人才”。秘书工作人员应顺时代要求，调整自己地位，提高自身素质，“参与政务，管理事务，提高服务”，积极充当领导的助手和参谋。当好参谋辅助型秘书，笔者认为应注重几点：一在办事中献策。秘书工作人员要善于从繁琐的日常事务中脱开身来，发挥自己在领导决策中的参谋和智囊作用，做事前诸葛。在决策之前，主动为领导出谋献策，出主意，想办法。结合领导的办事风格，以领导需要为前提，抓住事物发展规律，作到提前介入，超前服务。同时敢于向领导进谏，讲真话，报真情，不能采取“事不关己，高高挂起”的明哲保身的消极态度。二是在规范中创新。工作的规范化固然重要，但循规蹈矩、本本主义、经验主义的做法值得商榷。秘书工作不要拘泥于老套路和老惯例，不要局限于条条框框，我们要树立与时俱进的观念意识；工作上既讲原则，又要善于总结经验，在制度规范中创新，寻找捷径，提高办事效率。三是在贯彻中落实。秘书工作忌讳以文件转文件的空对空做法。把工作、把决策落到实处是其重中之重，秘书工作人员要做好督促检查工作，抓好部署、督促、落实、反馈等环节，使领导决策在贯彻中得到落实。
（三）调查研究，做好求真务实型秘书
“某市卫生局刘秘书根据局长指示，带调查组调查全市的卫生防病情况。他们的调查中了解到一个十分严重的情况：有大批的麻风病人从几个省区流入该市，其中该市的一个县两年多时间就流入麻风病患者六百多人。这个情况引起调查组的高度重视。他们进行认真分析，认为麻风病是一种慢性传染病，不可能短时间增加这么多数量的病人。为弄清真相，他们进一步调查了解，原来一些人假冒麻风病人流串骗钱。”（《秘书实务》线装书局出版）。
该事例说明秘书工作人员对遇到的事情要进行科学的分析，坚持唯真唯实的原则，辨别真伪，做深入细致的调查了解，弄清真相。毛泽东同志曾说，“没有调查就没有发言权”，“不做正确的调查同样没有发言权”。做好调查研究工作是做好秘书工作的基础，也是发挥秘书参谋作用的途径，同时也是提高工作能力的方法。新时期秘书工作人员要重视调查研究工作，弄清事情的来龙去脉，通过实践、认识，再实践、再认识，抓住事情的真相，做好求真务实型秘书，为领导正确的决策提供条件。求真务实一定切忌几个方面：切忌误猜领导意图。秘书要深刻领会领导的意图，把握上级的精神，急领导之所急，想领导之所想，但并非随心所欲，以自己意志替代领导意志，甚至不按领导意图办事，南辕北辙，以领导名义捞私利，最终会害了自己。领会领导意图，首先了解国家方针、政策、法律、法规，在大方向上保证不出错误。其次了解本单位、单位领导的实际情况，办事风格和工作规律。二是切忌形式主义，众人成虎。走过场，搞形式，以虚假情况报告领导是我们秘书工作的大忌。历史证明形式主义是劳财害命，虚假主义更是不可取。如1958年的公共食堂，一些地方的调研报告称“既省力又节柴”，搞公共食堂是社会主义的象征。而刘少奇同志在湖南调研时发现，90%的群众要求退食堂，公共食堂是典型的大锅饭，严重阻碍了生产力发展。通过这次求真务实的调查研究，党中央撤消了公共食堂，避免了更大的损失。三是忌片面肤浅。调查研究，要求求真务实，防止片面肤浅，更不能走马观花，浅尝辄止。要用全局眼光看事物，坚持唯物主义辩证法，不搞一刀切，不能人云亦云，要深入进去，认真研究，揭露实际，全面深刻地反映事物的本来面目。
（四）跟上时代，做好网络技术型秘书
现代技术发展越来越迅猛，秘书岗位专业性越来越强，不懂网络技术的秘书工作人员将跟不上时代步伐，将不会适应工作的各项需要。现代秘书要通过自学和培训，掌握基本专业技能，做好网络技术型秘书。一是熟练运用现代办公设施。原始的笔纸写作为电脑写作替代，电脑写作具有灵活、快速和方便的特点，秘书工作人员必须掌握word、Office等文档软件操作，同时要学会打印机、扫描仪、传真机、录音设备、数码相机、摄影机、投影仪、刻录机、幻灯片等等操作。二是管理的网络化。现代政府电子政务的实现，各部门、各单位互联网联系加强。像电子邮件的运用，数据库的管理，信息资源的共享，秘书工作人员要利用网络这一平台为自己服务，加强同行之间的交流沟通，能够通过网络资源寻找自己需要的信息，这样节约了工作时间，又提高工作质量，秘书工作的数字化、科学性也大大提高。
（五）保持心态，做好勤劳奉献型秘书
秘书部门是清水衙门，其工作性质决策是服务性行业。领导临时布置任务是常有的事，深液加班是常遇的事。有人概括说，“秘书工作人员是领导前的红人，工作上的忙人，经济上的穷人，身体上的病人”，这也说明秘书工作的艰辛和清贫。特别是要写出领导满意的稿子，要不断修改，反复地琢磨，既伤神，又伤脑。秘书工作人员要树立正确的世界观、人生观和价值观，保持良好的心态，耐得住清贫、守得住寂寞、抵得住诱惑，淡薄名利，勇于奉献，正确对待自己的得失，正确看待成绩与荣誉，做勤劳奉献型筷。
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参考文献
[1]《秘书实务》线装书局出版.
[2]《现代农业》转型时期秘书工作的新特点.
[3]朱勤才.如何做好政府办公室秘书工作，《办公室业务》,2004.6.
[4]杨泰波.试论新时期的秘书工作，《文秘之窗》.