王 巍
（神华国华徐州发电有限公司，江苏 徐州 221166）
摘 要：如何做好企业档案信息资源的开发利用工作，本文认为应把握住三个重心：信息意识、库藏档案、检索工具。
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关键词 ：企业档案；开发利用；重心
中图分类号：F270；G27 文献标志码：A 文章编号：1000-8772（2014）10-0212-03
“开发信息资源，服务现代化建设”，这是新时期我国档案工作的指导思想，也是档案事业发展的保障。
企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，我们必须充分认识做好企业档案工作的重要意义，认真做好企业档案工作，为企业发展服务。
企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。例如企业档案可以为企业经营管理决策提供必要的参考；在实施技术改造时，科技档案作为一种技术资源，它的开发利用，可以节省人力物力财力，给企业带来巨大的经济效益；在处理产权纠纷时，它可以提供历史凭证；在判明是非曲直时，它维护企业的经济效益和合法权益；在进行企业资产评估时，它是必不可少的重要依据。企业档案是企业的信息资源和知识宝库，是企业的宝贵财富。不因外部条件的影响而变化，这就为我们开发档案这一重要信息资源提供了客观依据。
如何做好企业档案信息资源的开发利用工作，应把握住三个重心：信息意识、库藏档案、检索工具。
重心之一：信息意识
在企业档案信息资源开发利用工作中，也应掌握以人为本、意识为先的原则。因为，任何新的思想、新的管理方法的引入和推广，都不能忽略人的重要性，又无不以舆论为先导，提高意识为前提。
长期以来，我国档案界对档案和档案工作的认识，基本是停留在一种传统的认识水平上。在档案工作中特别强调保密，重内部管理，轻对外服务，这就使我国档案工作在相当长的历史时期内表现出封闭性的特性，因而甚至有的同志把“档案室”等同于“保密室”。直到1987年，我国正式公布《中华人民共和国档案法》，将档案的开放和公民对档案的利用以法律的形式固定下来，使公民利用档案第一次享有受法律保护的基本权利。但毕竟积重难返，因此，要紧紧围绕档案的开发利用这一主题，可以通过局域网网页、报刊、杂志、板报、广播等多种形式，认真做好宣传工作，以《档案法》为依据，传播档案信息，交流档案工作经验，普及档案知识。
档案管理是一个系统工程，不仅要有一支过硬的档案管理队伍，而且需要全公司广大职工特别是各级领导都具有强烈的档案意识。我们确立了“普及档案知识，增强全员意识，健全考核机制，发挥档案作用”的档案管理工作思路，把学习宣传《档案法》作为“三五”普法的一项重要内容，认真组织学习贯彻，对全公司职工进行《档案法》的学习和培训，使广大职工普遍增强了档案管理的法制观念。《档案法》修改后，又把新《档案法》发到公司领导和中层干部以及工程技术人员手中，适时开展了《档案法》宣传周活动，并利用广播、厂报、闭路电视等宣传工具广泛宣传。在此基础上，组织了全公司档案知识竞赛。我公司还将档案管理进行指标分解，纳入经济责任制，对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。
要利用企业内部的各类新闻媒体，大力宣传档案法律法规、规章制度，弘扬档案工作先进人物的事迹，宣传利用档案所创经济效益或节约开支等贡献。适时利用社会公共新闻媒体，大力培养对外宣传人员，建立激励机制，搞好对外宣传。
通过一系列的宣传教育，增强企业职工档案意识、信息意识，以此培养对档案信息自觉的心理倾向，从而在工作中能够主动去利用档案信息，使有限的档案信息资源发挥其无限的作用。
重心之二：库藏档案
具备完整、系统和丰富的档案信息资源，这是开发利用工作必不可少的物质基础。而库藏档案质量的好坏、完备与否在很大程度上取决于档案的收集工作。因此，在做好宣传教育工作的同时，应在档案工作的规范化、标准化、制度化和现代化上下功夫，要加强档案的征集、催收工作，最大限度地避免档案原始材料的散失，丰富库藏档案资料，使其满足开发利用的需要。
制度建设是带有根本性、长期性和稳定性的工作。我们着眼于建立规范化、系统化、科学化的企业档案管理体系，狠抓制度建设。首先，我们将档案管理进行指标分解，纳入我公司各级人员和岗位经济责任制，按月对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。其次，我们根据企业档案管理的专业特性，制定了企业档案管理的业务流程，明确了在档案管理的各个节点上，领导干部、工程技术人员、管理人员和专兼职档案员的工作职责。对各项档案资料管理制度，公司本部均专门行文发布，使其具有了权威的约束效力，从而实现了档案资料的超前管理、有序控制，取得了显著效果。
我们制定并实施的档案资料管理制度主要有：第一，档案资料催交制度。对各部门应交资料由档案室发催交催办通知书，限期上交，愈期进行考核。第二，机组大修和技术改造资料归档制度。把机组大修资料归档纳入机组检修质量的考核内容，并规定设备异动后，工程技术人员必须及时到档案室对原图进行修改。第三，设备技术资料归档制度。规定新设备到公司后，必须有专职档案人员到场才能开箱，设备技术资料须由档案人员现场验收后立即归档。对于外出进行技术收资人员，必须将技术资料交档案室验收归档，没有档案室负责人签字不能报销差旅费。第四，工程项目资料管理。规定工程竣工必须有档案人员对工程资料进行验收，没有档案管理人员验收签字，财务部门不得进行工程决算付款。
目前，由于制定并实施了档案管理制度，使档案工作从资料的收集、登记、保管、借阅、利用等各个环节都做到了有章可循，职责明确。这些制度的实施，有效地保证了归档资料的及时、完整。我公司档案的归档率、准确率、查全率、查准率均为100%，资料完整率达99%。
在工作中，要抓好以下三个环节：一、设计合理的平时归卷类目，抓好平时归卷工作；二、对本单位重要会议、重要工程、重大事件、特殊活动材料要及时收集，注意齐全；三、年度立卷归档时，可根据上年案卷目录进行对照，补收遗漏的材料。特别是对重大事件的文件材料，由于其形成比较快或比较突然，形成过程复杂多样，要特别注意加强收集、积累工作，尽量做到齐全完整。
重心之三：检索工具
所谓完备的档案检索体系，不仅包括传统形式的案卷目录、全引目录、专题目录等等，而且包括高覆盖率的计算机目录检索系统和全文检索系统。计算机目录检索系统主要通过建立目录数据库来实现，即将案卷目录、卷内文件目录输入数据库，实现档案目录的自动化管理；而计算机全文检索系统则是将检索和利用合二为一，通过建立全文数据库，将所收集的档案全文（包括文字、图像、数据、代码）进行数字化处理，并把档案全文信息输入数据库，利用者只要通过检索即能更加方便快捷地直接查找到所需要的所有相关档案信息。利用者只需点击鼠标便可以了解到综合档案室的馆藏情况。将原先书本形式的案卷目录、全引目录或专题目录通过网页的形式发布；将档案目录数据库或档案全文数据库通过电子档案管理系统与局域网相连接，可以进一步满足利用者的档案利用服务需求，通过这一方式延伸档案服务渠道，一方面使得利用者可以不受时间和地域的限制，及时获取自己所需要的档案信息；另一方面也可以使得潜在的利用者进一步了解综合档案室的馆藏情况。
建立“计算机档案目录及全文数据库”，采用计算机技术代替人工编制目录，一次性输入后可任意检索，档案人员或公司员工可以通过计算机查询、检索。例如我公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统，清华电子档案管理系统是一个功能齐全的综合档案管理系统，是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件，它采用客户机/服务器方式，实现计算机对信息管理的网络化。更主要的是它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接，避免了档案人员对现在管理系统中已有数据的再次输入。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用我公司现在使用的“OA”办公自动化LOTUS NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。我公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。
以信息意识为前提，库藏档案作基础，检索工具来提高，它们作为企业档案信息资源开发利用的三个重心相互依托，在新时期档案信息资源开发利用中的地位是显而易见的。作为企业档案工作，如能在档案室各项工作完备的前提下，重视开发利用的三个重心，就定能跨上档案信息资源开发利用的新台阶。例如：我公司积极开发利用档案信息资源，主动为企业、为生产、为一线服务，取得了显著的成绩。
1.开发利用档案，给企业带来明显的经济效益。我公司从1994年开始探讨对4台125MW和4台200MW机组全面改造方案，我公司综合档案科提供了汽轮机、发电机、锅炉及其辅助设备总图等大量有参考价值的科技档案，利用科技档案卷次共800余卷，从1997年至2001年，先后对8台机组进行了现代化技术改造，改造后的机组各项经济技术指标，达到了国内同类型机组的先进水平。通过技术改造，不仅延长了机组的寿命，使老机组焕发了青春，而且大大提高了机组安全可靠性、可控性、可调性和自动化水平，增强了企业实力，对于企业参与市场竞争，迎接新世纪挑战，无疑具有重大的现实意义和深远的历史意义。在改造中，以汽机通流部分改造为重点，对发电机部分、锅炉部分以及相应辅机进行了全方位配套改造，热控部分改DCS、调速系统改DEH纯电调，使机组综合技术装备和安全健康水平有较大的提高，并取得明显的综合经济效益。
2.发挥档案的依据凭证作用，取得经济和社会效益。例如国华徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组，并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。目前，关停1—6号机组的申请已通过上级主管部门审批，机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1—6号机组拆除与出售过程中，档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志一同到公司档案室查阅了1—6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案，并以档案为重要依据，编制机组拆除方案，使机组拆除工作顺利进行。在1—6号机组设备拆除后的出售工作中，作为购买方的山东金佰生物技术有限公司，把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案，表示满意。正是由于1—6号机组设备档案保存的完整齐全，并可以与1—6号机组整体发电设备出售同时移交，能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据，使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1—6号机组设备。由此可见，完整齐全并管理良好的档案，在徐电公司1—6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则，1—6号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥，使机组设备变废为宝，为企业赢得了可观的经济效益。再如为了减少二氧化硫排放量，保护大气环境，完成江苏省政府和省环境保护厅下达的“十五”期末二氧化硫排放总量控制指标和防治计划，我公司在#7、#8机组配套安装烟气脱硫设备。福建龙净环保股份有限公司上海龙净环保科技工程有限公司和我公司生运部、锅炉公司等部门的工程技术人员到综合档案科查阅了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有价值的科技档案，为改造工作的前期初步设计、工程的顺利实施提供了基础条件。#7、#8机组安装脱硫装置后，每年可减少二氧化硫排放12145吨，脱硫洗涤塔具有50%的除尘效率，烟尘排放浓度可进一步降低，改善当地大气环境质量，因此项目具有显著的环保效益。又如2000年10月，山西省某煤矿二位同志来我公司要求查阅1995年和1996年两笔煤款未收到，要求徐州发电厂支付此款。我公司财务部同志来到综合档案科查1995年度（431—1、8、9、17）、1996年度（431—6、7）燃料明细帐及1995年度（433—199、200）、1996年度（433—3、4、5、6、37、99、149）会计凭证档案，我公司分别于1995、1996年度向对方已付过款，使对方承认了此款已汇出这一事实。为我公司挽回了经济损失。再又如2011年9月30日，我公司与当地农民为公司大门口处一块十亩土地归属问题发生争执，为证实此地为电厂所征用我公司经营管理部查阅了0300-8030-004案卷（铜山县政府、茅村乡、徐州电厂等单位关于徐州电厂第二批征地问题的批复、通知、协议等文字材料），手续齐全，完全证实此地已为我公司征过，避免了纠纷，赢得了效益。再再又如2011年10月17日，我公司与某施工单位由于深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包问题发生争执，我公司纪检监察部查阅了0300-905-188、0300-905-033、0300-905-112案卷（深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包协议、合同审核意见单等），证实我公司确实履行了合同协议，避免了纠纷。再再再又如国华徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组，并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。2×1000MW机组（上大压小）建设工程2台机组已于2012年12月4日高水平通过达标投产和工程质量评价工作。为争创国家级优质工程金奖，我公司邀请中电建协专家组对我公司百万机组进行两次创优咨询检查，专家们分为锅炉、土建、电热、汽机、综合指标、档案六个专业组分别进行检查。按中国电力优质工程奖评选办法（2013版）最新标准，对现场实际和档案资料进行抽查和现场检查，相关参建单位给予密切配合。2013年7月27-28日，中国施工协会专家组来我公司进行国家优质工程金奖现场复查。国优现场复查按“两会三查”方式对工程实体、重要部位、关键工序、主要试验、检验项目文件及工程档案进行核查。通过检查，专家们高度肯定了我公司2×1000MW机组（上大压小）建设工程创优工作取得的优异成绩。一致认为我公司2×1000MW机组（上大压小）建设工程符合国家优质工程审定办法2013年版及现场复查重点部位的要求，通过国家优质工程金奖现场复查。在两次创优咨询检查及国家优质工程金奖现场复查中，我公司筹建处、生技部等各部门及江苏省电力建设三公司、天津电力建设公司等参建单位在档案室借阅了大量基建期的竣工档案和主机的设备档案，档案在为我公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到了关键的作用。
3.提供档案为企业经营决策、查处经济案件、惯标认定、编史修志等工作发挥了积极作用。如2002年12月我厂朱厂长借阅徐州发电厂征地实况及红线图以及#1、#2灰场等处征地问题的批准通知书及协议书等（0300-8030-1、8、9），为领导关于我公司机组扩建提供了参考。再如1997年我公司编写《徐州发电厂志》，厂编委先后调阅了综合档案科大量档案资料（89-073-45、92-601-01、02等）编写厂志共查阅各种档案案卷202卷次，复印资料近5000张，为厂志的顺利完成立下汗马功劳。
4.围绕企业生产经营工作做好资料汇编。几年来，我公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《历年安全生产典型事故汇编》、《科研成果汇编》、《徐州发电厂大事记》等22种165万字的编研材料，其中，通用性编研资料17种，深层次编研资料5种，同时还编制了检索工具28种161册，对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。近年来，我公司累计利用档案材料7000多卷次，创直接经济效益2亿多元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。
（责任编辑：赵蕾）