一、影响高职院校行政管理高效运行的问题
1、管理人员素质不高
现如今，由于很多高职院招收的行政管理人员教育水平偏低，所以严重影响了高职院校的教育发展。有些人甚至是由高校领导直接推荐进来的，而这些人大多与其他严格根据规章制度招收的管理人员的素质不在一个层次。一些管理能力差的行政管理工作者无法跟上时代的步伐，也无法进行合理的行政管理工作，严重影响了高职院校的发展。
2、管理人员的态度消极，管理不到位
在行政管理方面难免的会出现工作交叉的现象，而此时，有很多高职院校行政管理工作者会相互推诿，这样就直接影响了工作效率。而行政部分主要关注部分是行政过程，只执行上级领导下达的命令，却对行政教学之间的交流不重视，从而导致了各个行政部门缺少沟通，行政管理不到位。
3、行政与教学矛盾突出
在很多高职院校中，领导只要求教学科研人员按时给学员们上课即可，却对专职的行政管理职员有硬性的坐班制度。这种针对不同人，行政制度不统一的制度，导致了部分行政工作人员态度消极、纪律散漫，学校在组织集体性活动的时候也不能够将所有人都集中起来。再者，由于与教学科研人员相比，专职行政人员本身的待遇偏差、上升幅度偏小，评职称也相对较难，所以行政人员容易产生心理不平衡的心理。这就更影响了行政人员工作的积极性，行政与教学之间的矛盾也越来越显著。
4、管理程序过多
现如今，高职院校内部部门繁多，行政管理机制存在程序繁杂、职责分配不清的现象，从而导致了行政管理工作效率低下。高职院校多采用上一级管理下一级的制度，比如校领导管理系主任，系主任管理教研室主任，教研室主任管理辅导员，辅导员管理教师等。由此，多个级别下来，使得管理阶层过于繁杂，机构也过于重叠。而作为最重要教学部分的系部，自主权利却很小，这难免会造成教师们有问题时需要向上级进行一级一级请示的尴尬。
5、管理方式落后
高职院校的行政管理模式主要为，领导根据自身的权利来制定相应的规章制度，从而让下级依照制度实行行政管理。这种模式虽然保证了各个部门行政管理工作的实施，但是下属人员只是按部就班的遵从上级领导的安排，缺乏创造性的研究，下级行政管理工作者自我能力的发挥也会被抑制。再者，高职院校现行状态下的行政管理往往忽略了学生们的真实感受，过多的注重了领导们的满意度，从而使得现行状况下的行政管理制度并不合适学生。
6、行政管理制度落后
社会为了提升学生的教育文化程度，所以实行了新课改，但是却忽略了行政管理制度的改革，从而导致了行政管理制度的相对落后。现如今，在高职院校，很多管理制度人性化缺失，将行政管理看作是以管理学生为目的而非以服务学生为目的，从而使目前的行政管理制度不能符合行政管理的需要，導致行政管理效率低下。
二、提高高职院校行政管理高效运行办
一方面，领导们要根据时代的发展，不时的对行政工作者开展素质文化教育，让他们不断的学习、总结，从而提高他们的文化素养和知识水平。由此，在管理人员服务质量提高的同时，行政管理理念也会与时俱进。另一方面，领导们要重视管理人员的态度问题，要让他们意识到行政管理工作的重要性，提升他们的服务责任感。再者，加强完善高职院校的行政管理制度。完善行政管理体制可以多种方面着手，例如减少高职院校的行政级别、加强各个部门的沟通、端正行政管理人员的服务态度等。接下来，将通过详细的措施来论述如何提高高职院校行政管理的效率。
1、提高行政管理人员的素质
高职院校的行政管理人员承担着学校行政部门的日常工作，行政人员的素质决定了整个行政工作的效率和创新。因此，高职院校应该加强对行政管理人员的素质教育，提高他们的实践能力和创新能力。首先。高职院校应该对行政人员开设相关的培训课程，在课程中，加强他们对行政工作的认知，加深他们对工作性质的认识，提高他们的专业素养和工作水平，将更合理的行政管理理念融入到高职院校的实际发展中，提高了工作效率，相应的，工作量也在不断的减少；其次，加强对行政人员的素质教育，主要包括思想道德教育和职业道德理念教育，高职院校的行政部门一般主要是为师生进行服务，因此培养工作人员的服务意识和理念是至关重要的，加强他们的责任感，高职院校可以经常开设一些讲座，来传播一些爱岗敬业、默默牺牲奉献的事迹，提高行政人员的奉献精神，提高他们平时的工作效率，促进整个校园和谐发展。
2、建立科学的行政管理体制
要想提高行政部门的工作效率，学校必须建立健全的行政管理体系，规则的制定有利于工作人员在工作上有迹可循，不至于盲目摸索，但是，制度的创新以及实施要符合整个校园发展的整体规律，不能够生搬硬套，必须从实践中摸索出适合本校行政管理工作的行政管理体系，只有这样，制度的实行才是有意义的。为了建立一个科学规范的管理体制，在实际改革中，应该注意以下几点：首先，应该取消高职院校的行政级别，加强集体责任感和荣誉感，对每个行政人员都要进行定岗定编，对每个岗位应该负责的事情进行明确，不能出现模棱两可的交叉现象，并且利用相应的规章制度，合理分配好每个工作人员必须负责的任务，完善行政管理体制中的奖惩制度，对一些评职称的程序应该具体化，这样可以有效避免在竞争中产生的人事纠纷以及其他问题，大大提高了工作效率；其次，应该加强行政管理部门与整个学校的沟通和交流，提高行政部门办事的时效性。在实际的行政管理工作中，应该开放多渠道的交流方式，实时听取来自学校各方面的声音，这样才能避免因为消息闭塞而做出的错误决策，同时行政部门之间的联系更要紧密加强，确保信息共享和畅通，提高工作效率的同时，也加深了部门与部门之间的感情联系；再者，行政管理人员应该端正服务态度，明确行政管理工作的本质。服务型管理体制的建立，需要理论联系实际，制定相应的工作规范，明确行政工作的本质和理念，对工作进行有目标的管理，提高基层人员的工作能力。
3、奖励制度
对高职院校的行政管理工作创新，离不开奖励制度发挥的重大意义。传统的行政管理工作没有设置相应的奖励政策，使得行人管理人员在平时的工作中缺乏实质性的工作动力，久而久之，就会对枯燥的行政工作产生厌烦心理。因此，改變这种没有创新精神的管理制度迫在眉睫。在高职院校中，应该以公平竞争为原则，质量和效率为第一的工作理念来进行政工作的改革，对一些岗位进行合理的划分，制定竞争上岗的政策，对一些表现优秀的工作人员进行奖励，同时对一些懒惰的工作人员也要有相应的惩罚制度，这样平衡下来，才能有助于营造一种力争上游、相互追赶的工作学习环境，在待遇方面，高职院校也要进行相应的改革和创新，而不能拘泥于古板，这样才能促进整体工作效率的提高。
4、完善考核体系
没有规矩，不成方圆，体现了规章制度在高职院校行政管理工作中的重要性。对于从事行政工作的人来说，合理健全的考核制度对他们的日常工作具有重要的意义。相应的考核制度应该做到公平、公正、公开，考核人员和考核机构不应该徇私舞弊，应该将考核过程透明化，在保证考核顺利进行的同时，提高他们工作的积极性，对于考核的结果，应该要有相应的鼓励的惩罚，在考核中，表现优秀的人员应该进行实质性的奖励，而对于考核不通过的人员则要进行相应的惩罚，只有这样，才能让行政管理人员在实际工作中踏踏实实完成任务，而有效避免了他们对工作的敷衍态度，进一步提高了整个行政部门的工作效率。
5、协调各职能部门之间的关系
行政管理部门是一个很大的部门，部门之下又会被分成很多小部门，不同的部门负责的日常工作也是不同的，职能部门的划分是否合理有效，大大影响了整个行政部门的工作质量和工作效率。在高职院校中，很多行政部门并没有具体的从属关系，每个小部门之间都有自己的决策者，由于行政部门分布较广泛，使得各个小部门之间的领导缺乏沟通以及交流，这样就会导致行政工作被延迟完成，时效性也在不断的下降，因此，为了解决这种问题，各部门之间应该作好沟通，对一些重要的工作应该进行及时的交流，避免因为缺少交流而导致工作不能按时完成，在交流的同时，还应该注重细节，服务无小事，应该谨慎的对待每一个工作，及时高效的完成部门的工作，提高工作效率。
三、结语
高职院校行政管理工作是管理学生日常生活的基础，只要行政管理工作做得好，高职院校才能长久的发展。现行情况下，高职院校确实存在着制度、程序、人员等方面的问题，但是要想找到一个稳定的、长期的行政管理模式是很难的。所以作为高职院校的行政管理工作者，一定要与时俱进，更新自己的思维模式，多吸取行政管理工作中的优点，努力在实践中找到最适合学生，最适合高职院校的行政管理模式，从而不断地提升院校的行政管理水平，促进整个高职院校的和谐发展。
郑宋文（作者单位：泉州工艺美术职业学院）