文 谢文艺
索赔是目前我国工程项目管理最薄弱的环节之一，由此造成的直接经济损失十分巨大，有时甚至危及企业的正常生产活动。这不仅只是技术与理论上的不足，而且是与许多司题诸如法律、经济、文化等多种因素相牵连造成的。如何按照国际通用的合同条件和国际惯例来实施项目管理，更新观念、提高认识、强化索赔能力是提高我国工程管理整体水平的一个重要环节。
目前工程项目索赔管理的常见问题
索赔管理意识淡薄，重视程度不高。公司自身未将索赔管理纳入项目执行的日常管理工作。在项目开始前对工程项目合同分析不够，对合同本身存在的很多缺陷未能制定有效的针对性措施，对项目部成员没有进行系统的项目管理培训，没有培养项目部成员的索赔管理意识。在项目的执行中没有重视动态的合同管理过程和 些有利的索赔证据，忽视了工程索赔管理这一对承包商至关重要的维护自身利益、实现风险分摊的手段。
索赔管理信息沟通不够，过程控制不严。一般来讲，合同条款的措辞必须严谨，在合同各处含义应 致。这是因为合同买方有诸如预付款保函、履约保函或者尾款等项目。而保函中的条款往往是对买方有利，保证买方只要在有效的时间范围内提供有第三方出具的证明就可通知银行扣款。
严格来说，公司索赔的成功几率除了有利的书面证据，还要积极与业主工程师、项目经理保持良好的关系，形成有效的沟通和给予及时澄清，避免不必要的误解。即使相互妥协的项目也要留下诸如会议纪要等文件，以避免合同收尾之时产生遗留问题。培养合同执行人员有效的工程索赔意识，积极沟通，取得各个方面的理解与支持，为项目继续开展做好准备。此外，工程建设与法律都是专业性很强的学科，往往是“懂技术的不懂法律，懂法律的不懂技术”，很容易导致工程项目合同执行中与现实情况的脱节，缺乏必要的索赔证据。
没有深层次去挖掘潜在机会。一是对于因合同技术变更可能造成的工程索赔，需要谨慎对待和处理。一般来说，技术变更意味着费用的变化，尤其是合同标的物在制造或施工过程中的技术变更必然会引起返工或报废，这不仅会引起费用的增加，而且交货期限也会做相应的延长。所以，卖方一定要适时地向买方提供相应的变更内容和相关的变更费用，提出索赔，以免将来买方逃避责任和不支付相关费用。
二是对于设备仓储费用和物流费用的索赔，应提供相应的证据。在FOB的出口合同中，由于卖方的疏忽而导致未在规定的时旬安排到工厂目睹试验或出厂检验，或者未签发货物发行单，或者未及时安排租船订舱或者所订舱位不足，都会引起相关的仓储费用。
确保索赔成功的主要对策分析
了解和熟悉工程项目合同的法律环境。法律高于合同，合同受法律管理。合同的生效、解释、变更、索赔和争议解决等各环节追究起来无不涉及法律的原则和解释，工程项目合同与法律有矛盾时，通常以所在国的法律规定为准。因此，搞好合同管理就必须在相应的程度上研究法律问题。
建立全面系统的动态合同管理体系。对于项目建设管理，目前推行“四项制度”，即项目法人责任制度、招标投标制度、工程监理制度和合同管理制度。合同管理制度在四项制度中虽位居最后，但它作为工程建设管理的重要部分，与工程建设、项目管理等交织在一起，在建设管理机构中所占的权重越来越大。相应的，承包商的合同管理的制度化、科学化、专业化已被提上议事日程。
在合同执行中，会出现各种各样的干扰事件，从而影响合同的执行。因此要不断地与合同目标进行对照，掌握合同完成情况，及时克服各种干扰事件的影响。工程实施的合同管理就是为保证工程项目能够按既定目标进行，或者出现干扰事件时能适时调整合同目标。
目前，合同管理部门仅限于合同签订时的静态评审工作，合同管理人员只是简单地审核合同采购金额是否超出成本计划、技术参数是否符合业主要求。
事实上，合同管理部门可以派专人跟踪项目进展情况，定期到项目现场收集资料，定期参加项目现场会议，及时更新合同执行情况，获得第一手资料，提前做好工程索赔准备工作。
另外，合同管理人员应当熟悉通晓工程项目的全部合同文件，能够从索赔的角度解释合同条款，不失去任何应有的索赔机会；从投标报价阶段开始仔细分析和掌握全部合同文件，了解合同中存在的各种隐蔽风险，并有预见地避开一切可以防范的风险，把自己承担的风险及风险损失减少到尽可能少的程度：对合同规定操作范围了如指掌，随时注意业主和工程师发布的变更指令或口头要求，一旦发现实际工程超出合同规定的范围时，及时地提出索赔要求：在编写索赔报告文件和进行索赔谈判时，运用合同知识来解释和论证自己的索赔权，使用正确的计价方法来提出自己应得的工期延长和经济补偿。
培养成熟的专职化索赔管理团队。在工程项目管理中，一个合格的索赔人员能够及时发现索赔机会，促进索赔工作的顺利开展，为企业挽回损失、获取更多的利润。索赔管理人员必须既懂工程技术、具备丰富的施工管理经验、熟悉现场施工的各个环节、有工程造价知识，又懂合同法律法规、具备财会贸易、以及公共关系等多方面的知识，还要具备良好的沟通协调能力、领导组织能力和谈判能力，并且有着强烈的索赔管理意识，这样才能使索赔工作得以顺利进行。
夯实基础，认真做好档案管理。公司在深化设计阶段索赔不成功一个主要原因是没有保存好索赔的证据，在索赔事件发生时无法向业主证明事情的真实性。
FIDIC合同条件中对索赔的证据提出了真实性、全面性、关联性、及时性、以及具有法律效力性这五点要求。FIDIC合同条件下索赔证据的种类非常多、非常复杂，承包商应当将这些资料按照资料存档的形式保存好，建立文字档案体系和电子信息档案。存档资料由专人负责管理，并且要进行校核、比对，将各类资料串成一个完整的体系，挖掘每一个索赔机会，提炼出有用的资料作为索赔证据，以便一击即中。
索赔管理应全盘统筹、抓住时机、及时报送。工程索赔时，凡发生超出合同范围或意外事态应进行索赔时，均应随时上报，避免将数项索赔合并提出，使问题复杂化，难以解决。在每月申报工程进度款时，同时报送索赔报告，使索赔当月发生当月完成。
对于已经出现的索赔，一般应着眼于重大的、有影响的、索赔数额较大的事件，对于小的事件不要斤斤计较，但是对于小事又不能不闻不问，要做相应的处理。既可以在必要时向业主提出愿意放弃这些索赔，以显示良好的合作意愿，又可以在谈判僵持时提及，作为让步的筹码，或者是向业主发动心理攻势。
对索赔管理的体会
合同管理在工程项目的实施过程中占有重要地位，也是索赔成功的必要条件。合同管理制度作为工程建设管理的重要分支，与工程建设、项目管理等交织在一起—，在建设管理机构中所占的权重越来越大。承包商的合同管理的制度化、科学化、专业化已被提上议事日程。
索赔是一种正当的权利要求，同守约并不矛盾。恪守合同是业主和承包商的共同义务，只有坚持守约才能保证合同的正常执行。合理索赔能对违约者起警戒作用，以尽力避免违约事件的发生；合理索赔在于落实和调整合同双方经济责任关系，维护社会正常的经济秩序；有助于合同双方更加密切合作，有助于合同目标的实现；有利于维护合同当事人的合法权益，使工程造价更接近于实际、更准确、更合理。我们应提倡和鼓励施工的合理索赔，这是培育和发展建设市场的一项重要内容。
总之，合同索赔的管理工作是一项复杂、细致的系统性工作，它虽然体现在工程建设的投资事后控制中，但却源于工程建设的事前控制，源于工程建设项目参建各方对风险的识别、风险的评价以及风险对策组合的决策。合理运用合同条件，建立索赔机制，做好索赔工作，就能为承包商创造出更高的经济效益。由此可见，索赔是转移风险、避免亏损、获得利益的一条途径，是利用经济杠杆进行项目管理的有效手段，将成为工程项目管理中越来越重要的司题。