燕小安 武汉大学生命科学学院
摘要：办公室的人力资源，积极整合办公室工作人员的个人发展目标，进而协调办公室管理过程中利益分配的矛盾。因此，必须正确地认识和运用激励机制，以促进办公室的管理工作。
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关键词 ： 激励机制 办公室管理 根本
一、激励机制在办公室管理工作中的作用
1．激励机制能有效地开发办公室的人力资源
办公室管理工作中的核心问题是人的问题，人是管理中最活跃的要素。为了有效地组织并充分利用人力资源，人们通过各种方法对其加以研究，包括对人的内在潜力的开发问题的研究。通过实证性研究发现：那些按时计酬的员工中，他们的实际能力只需发挥20-30%左右，就可以保住自己的地位而不被开除。而如果通过激励机制来充分调动他们的积极性与创造性，则其潜力可以发挥到8 0-9 0%左右。这就是说，在不被激励与被激励的办公室员工中，他们实际能力发挥的差距在6 0%左右。也就是说，一个人加入一个组织并成为其中的成员，但这并不意味着他就必然会尽力工作，多做贡献。在任何组织内，都有表现不同的组织成员，充分调动每个组织成员的积极性，促使他们为实现组织目标而努力工作，这是管理者的首要职责。管理者必须通过激励的方式，使得员工表现突出者继续发挥积极作用，好上加好；使得表现不好者，逐步克服消极因素，进而为组织多做贡献。
2．激励机制能积极整合办公室工作人员个人的发展目标
一般来说，办公室员工本人的价值观与办公室的主管单位所倡导的价值观并不总是一致的。办公室员工个人发展目标是内在的、个性化的和主观的；其所属单位的组织目标是外在的、非个性化的、客观的。两种目标之间常常表现出不可避免的矛盾，而这种矛盾会直接影响到组织中成员的行为方式，包括管理者和被管理者的行为模式。
对办公室管理者而言，在其单位的组织目标与办公室员工个人的发展目标发生矛盾的时候，需要管理者通过激励来正确地引导办公室员工将个人发展目标统一于其单位的组织目标之中，有效地协调两者之间的关系，最大限度地在行动上保持一致。尽管办公室员工个人的动机与行为可以通过外界的刺激而改变，但是否能真正改变还取决于员工本人。从这个意义上来讲，激励问题是不可能通过外部力量来解决的。
对管理者而言，把握好外部条件，充分利用外部条件，使办公室员工能正确地认识、评价和信任自我，努力把其单位的组织目标与员工的个人目标有效地统一起来，其关键就在于管理者要通过对员工个性的把握，设计出合理的激励机制，解决好对员工的激励问题。一旦办公室员工个人了解到其单位的组织目标的意义，特别是在参与了讨论、制定其单位的组织目标的情况下，他们就自然会被激发出强烈的责任感，为实现单位的组织目标而努力工作。同时，他们也会认识到自身的价值所在，清晰明辨地理解在个人目标与其单位的组织目标得到有效整合之后，其个体在利益上的所得所失。
3．激励机制能有效地协调办公室工作人员利益分配中的矛盾
客观地来看，办公室员工个体的需求有的是合理的，有的是不合理的；有些从个人看是合理的，从集体看是不合理的；有些从今天看是合理的，从将来看是不合理的。这样，不论是在物质利益还是精神利益分配中，办公室管理者要从其组织的长远利益、根本利益和整体利益出发，采取不同的激励手段，合理地分配利益。员工也会向管理者表达自己的利益需求。但究竟谁得到利益、谁失去利益；谁得到更多的利益、谁得到较少的利益；谁现在得到利益、谁将来得到利益，这些都会在激励机制的运行中有明显的区别。比如对员工采取奖励方式，它不仅会使得员工中增进社会公共利益的行为得到强化与推广，而且也使得那些具有良好行为的员工得到褒扬，使之获得应该享有的权益，从而满足自身的需求。同样，对员工采取惩罚的方式，不仅会使员工中削弱社会公共利益的行为得到制约与纠正，而且也是对那些具有不良行为的员工进行教育、批评和制裁的一种方式，使之丧失更多的权益。如果奖惩不分，或者力度不够，则很难处理好利益分配中的矛盾。
二、正确运用激励机制，提升办公室管理工作的水平
1．气质管理是“激励”之基础
人的气质一般可以分为胆汁质（兴奋型）、多血质（活泼型）、粘液质（安静型）和抑郁质（抑郁型）4种类型。一般来说，神经兴奋和抑制过程强而灵活的人，其感知事物的广度比之弱而不灵活的人要大得多，具有灵活神经活动的人，比之不灵活的人，在思考、决断问题的速度方面要快得多。不同气质类型的人，性格也有所差异。这就告诉我们：人与人之间在个性及个人心理诸因素上，存在着差异；办公室员工之间在需要、兴趣、能力、性格、爱好等各方面都必然会存在着差异，这就需要对办公室员工的气质进行优化管理。
办公室员工气质的优化，是指具有不同类型的性格和气质的办公室员工相互协调、取长补短的组合方式。协调的性格气质结构，有助于优化办公室集体的整体效能。所以，办公室员工的性格气质应当能够彼此选任相容，互相融洽；他们的气质应当能够协调配合，互相补充。办公室员工之间应当形成相互了解、相互尊重、相互信任、相互友爱的平等环境，绝对不能因为工作的不同和个性的不同而产生等级差别。同时，每个办公室员工应注意发挥自己个性的长处，克服自己个性的短处。只有办公室员工感情融洽，才能够做到彼此之间互相合作、互相支持和互相谅解。而有了这些合作、支持和谅解，办公室员工才能够在成绩面前互相谦让；在困难面前勇于承担任务；在错误面前承担责任；在讨论和处理问题时，虚心听取别人的意见；在意见分歧时，能心平气和地进行交流。这种心理相容的因素、配合默契的工作气氛，能够极大地有利于思想上的相互沟通和交流，有利于工作上的互补和协作，有利于创造一个和谐而又充满情谊的环境，有利于最大限度地发挥办公室的整体功能和个人才能。
2．目标管理是“激励”之手段
目标能鲜明地给其单位、部门及其每位成员指明奋斗方向，展现未来前景，激发斗志，调动积极性，使之明确其必须努力工作的具体标准。没有目标，就没有管理。明确的目标，可以激发人的向上精神，使人积极为实现目标而进取拼搏；一旦达到目标就可以感到无限荣光和自豪，更进一步地激发人的信心，使其认识到自我的价值实现。
办公室管理工作中首要的就是要发动办公室员工个体，群策群力，参与制定总的组织目标：同时引导和鼓励办公室员工在组织目标之下，制定个人学习和发展的具体目标或小目标。此外，在办公室管理工作中，管理者还必须对每位员工完成目标情况进行跟踪、比较和评估，以合适的方式进行评判，对于卓有成效者予以表彰和奖励，以不断激发其新的动机，引导新的良性行为，实现新的目标。
3．情感管理是“激励”之关键
所谓情感管理，是指在办公室管理过程中要尊重员工的个性特点，充分考虑员工的个体情感因素，强调管理者与被管理者之间的双向情感交流。
首先，管理者必须树立公仆意识，这是情感管理的前提。实现情感管理，关键在于以情动人．牢记为人民服务、为员工服务的宗旨，真正实现服务者的角色转化。只有牢固树立“管理就是服务”的观念，践行平易近人和平等待人的理念，才能在办公室管理工作中将管理工作的原则性和区别对待个体的灵活性有机结合起来，既按规章制度办事，又对员工寄予深厚的情感，从而真正做到真心实意地为员工服务。管理者在管理工作中，应少一点命令，多一点协商；少一点距离感，多一点亲切感，少一点火药味，多一点人情味。总之，办公室管理工作要以建立激励机制为突破口，充分激发员工的积极性和进取精神。
其次，管理者必须选贤任能，积极调动办公室员工自我管理、自我服务的能动性，这是情感管理的外在行为表现。为政之本在于选贤任能，邓小平曾指出：事情成败的关键是能不能发现人才，能不能善用人才。做好用人这篇文章，既需要克服主观偏私，也不能盲目听信所谓的众人之言。孔子曰；视其所以，观其所由，察其所安。授权本身就是领导者在行使和使用权力，善于授权是合理使用权力的一种重要表现形式。因此，在办公室管理工作中要真正落实知人善任，任人唯贤，用人之长，容人之短。通过授职、授权、赋责等功能形式，使不同差别的员工个体在不同的岗位上得到不同程度的素质提升和综合发展。
最后，管理者还必须提高自身人格魅力，这是情感管理的内在动力。管理者必须加强自身修养，完善自身形象，不断提高自身的人格魅力，立志使自己成为造诣精深的专家，而不能仅仅满足于一般事务性的职员。在头绪复杂的具体管理工作中，大可不必事必躬亲，相信和信任无疑是对员工个体最大的激励。在规章和制度权限范围内，充分信任员工，充分尊重员工的人格和实践能力，对管理者而言是一项十分重要的管理品质。
4．氛围管理是“激励”之需要
氛围是指一个单位内存在的群体气氛，包括人际关系、领导方式、作用和心理相融程度等，是团体内的小环境、软环境。良好的环境氛围有助于增强人际关系的融洽，提高群体内上下左右的心理相融程度，从而产生巨大的心理效应，进而提高工作效率。古人云；用兵之道，在于人和，人和则不劝而战矣，道理就在于此。
良好的心理氛围是办公室集体进行工作的基础。如果一个办公室内存在着和谐、良好的团体氛围，其成员便会激发出积极的工作动机和热忱，正所谓“众人拾柴火焰高”就是这个道理。反之，如果办公室中充满恶劣的团体氛围，则会使办公室员工感到心理压抑，缺乏工作热情，丧失积极向上的精神和追求，这就会丧失“润物细无声”的良好效应。
办公室成员之间由于年龄、性格、气质、文化水平等各方面的不同，因此在工作时，必然对某些问题会产生不同的认识和分歧，这是一种正常的现象。只有创造出一种良好的心理氛围，才能保证办公室成员通力协作、步伐一致；才能够增强办公室集体的责任感、荣誉感和积极性，提高办公室成员间的心理相容水平；才能增强办公室集体的意志行动的自觉性、坚定性和持久性；才能够有利于办公室成员之间的心理沟通和心理协调。
总之，办公室管理工作既是一门科学，又是一门艺术。特别是对人的管理，应针对管理对象的不同，实施不同的管理方式和方法，其理深且变化无穷，这就需要管理者在实践中不断地与时俱进，大胆探索，才能将办公室管理水平提升到一个更高的水平。