邵青 南京大学建筑与城市规划学院 朱成林 东南大学情报科技研究所
摘要：本文选择了31所985高校图书馆作为研究样本，实证调查了高校图书馆的组织架构的现状。然后将VSM模型运用于高校图书馆，对高校图书馆的组织架构进行了探讨。最后以东南大学图书馆为例建立了VSM实际模型，通过对比分析理论模型和实际模型，发现其组织架构中的一些问题。
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关键词 ：VSM模型 高校图书馆 组织架构
一、高校图书馆组织架构现状
研究高校图书馆的组织架构，需要先了解目前高校图书馆的基本机构设置，这些机构各自发挥怎样的功能，各机构间如何进行合作，以及人员编制、技术设备的配置与协调等方面情况。研究机构设置的目标是提高图书馆服务的效率和质量，因此机构精简、分工明确的机构设置，可以使图书馆成为一个高速运转的有机整体，更加有效地完成任务。
传统图书馆的机构设置一般为“六部一室”，即按业务功能设置的采访部、编目部、流通部、期刊部、技术部、信息部、办公室等；按服务对象，阅览室又分为学生参考书阅览室、教师参考书阅览室；按藏书范围又分为社科书阅览室、科技书阅览室、科技期刊阅览室、社科期刊阅览室、外文书刊阅览室；此外，办公室里还有卫生清洁、保安门卫等等部门。众多的部室机构不仅使得管理头绪多，各部门联系沟通少，尤其是采购与流通阅览等一线部门联系少，导致所购书偏离读者需要。通过下表我们可以直观地看到传统高校图书馆各个部门的职能情况。
为了更好地了解目前高校图书馆的组织架构现状，本文以31所985院校为调查对象，通过访问各高校图书馆网站，实证调查并总结出目前高校图书馆的组织机构设置大体可以分为三大类：
第一类是依照部门的职能对高校图书馆进行组织构架的设计。使用这种方法设置的机构已经不限于传统的“六部一室”，大部分高校图书馆都已经合并了一些职能相近的部门。例如清华大学、北京大学、南京大学、东南大学等将流通部与阅览部合并为流通阅览部，复旦大学、天津大学等将采访部和编目部合并为采编部。为了发展本馆的数字化资源，中国人民大学、华中科技大学、华南理工大学等增设了系统部、技术部或数字化部等部门。
相对于上述高校图书馆仅仅是对组织机构的局部调整，第二类高校图书馆的组织机构则是重新划分图书馆职能部门，建立“四部一室”的精简模式。例如西北工业大学将传统的采编部、阅览部、流通部、参考咨询部等合并，建立文献建设部、信息咨询部、读者服务部、技术支持部四个职能部门和一个馆务办公室。其中各部主要负责业务如下：
其一，文献建设部：负责文献信息资源的采集、加工、整序、资源整合等业务；其二，信息咨询部：负责各种专题和定题检索服务，承担科技查新工作；其三，读者服务部：提供集成化的文献信息服务，不再按文献载体类型区分服务部门；其四，信息技术部：负责计算机技术平台的硬软件建设和维护，为全馆的业务工作提供技术支持。
湖南大学的组织机构也基本按照这种模式，不同在于将文献建设部分为文献采集部、资源加工处。该模式实现了高校图书馆组织机构的最简化，避免了因为部门众多而造成的部门间信息交流不畅、管理混乱的情况，可以有效地提高工作效率。但是其不利之处在于职能化、条块化的层级式组织架构依然没有改变，无法从根本上克服部门间协调合作的问题。
第三类是依照学科分类在总馆的基础上，分设各个学科分馆。例如武汉大学在总馆外，设置了文科分馆、理科分管、工学分馆、信息科学分馆和医学分馆，全馆的资源建设和流通分列到资源建设中心和信息服务中心；同样，山东大学在设置文献资源建设中心和网络信息技术中心的基础上，分设了文理分馆、政法分馆、医学分馆和工学分馆等学科分馆；吉林大学也是在设置了一个中心馆外，分设了工学馆、医学馆、地学馆和信息学馆四个学科分馆；而四川大学没有设置中心馆，完全依据学科划分了文理分馆、工学分馆和医学分馆等。这样的组织架构极大地方便了学科服务，为高校的科研、教学工作提供了便利的条件。
实际上，这三类组织架构可以进一步划分为两种组织方式，其中前两类都是依据高校图书馆的职能进行部门设置，并在不同程度上加入了柔性因素，可以称其为“矩阵式”式组织，如南京大学图书馆除了整合“六部一室”外，还根据特色馆藏资源单独建设了古籍阅览室、港台阅览室、艺术阅览室等，并建有数字图书馆建设部对数字馆藏进行建设和管理；而第三类则是依据学科分类设置平行的分馆，可以称其为“平行式”组织，各学科分馆作为读者服务的前台，而将资源建设和流通统一到两个后台的部门。这两种组织方式各有利弊，对于孰优孰劣现在还没有定论，只能由各馆根据自身的发展目标和实际情况进行取舍。此外，随着高校校区的分布设置，矩阵式和平行式组织形式也出现了交叉融合的现象。如东南大学在局部调整部门的同时，还依据学校的学科特色设有工学分馆和医学分馆。
近几年有不少学者对这两种组织方式进行了一系列的研究，也取得了一定的研究成果。例如，柴晓娟在南京邮电大学图书馆采取二级与三级管理、缺额定编与超额定编、技能竞赛等一些做法，对图书馆机构进行重组。袁曦临、邵理家在论文中探讨了基于IA的矩阵式管理在图书馆中的应用，设计了一种横向职能部门与纵向项目小组结合的组织架构形式。周红霞通过对传统高校图书馆机构设置弊端的分析，提出了新时期下高校图书馆机构重组的预想方案。
但是对高校图书馆组织架构的评价方法依然是值得讨论的话题，本文就将可生存系统VSM的相关理论运用于评价高校图书馆的组织架构，通过对比分析理论模型和实际模型，以期发现其组织架构中的一些问题。
二、可生存系统VSM
1.可生存系统VSM概述
控制论是上世纪初期出现的深刻影响人类社会的理论之一，在控制论提出的三十年后，奥地利物理学家海因茨·冯·福尔斯特（Hei n z vonFoerster）将控制论引入社会系统，注重对社会观察者角色的分析，并于70年代中叶提出了“二阶控制论”。20世纪50年代，英国科学家斯坦福德·比尔（StaffordBeer）提出了可生存系统（Viable SystemsModel，简称VSM），并建立了VSM模型。VSM理论是运用控制论思想研究组织运作的方法，主要研究组织如何在具有高度多样性和复杂性的环境中保持稳定发展。
如图1所示，一个VSM组织需要2个条件：外部环境和内部组织。环境部分即图1左侧的不规则形状部分；内部系统分为管理部分（系统2、3、4、5，右上矩形部分）和运作部分（系统1，右下圆形部分）。
运作部分执行全部基本业务的功能（例如生产、分配、销售等），可以被划分成一些相互独立的子自组织系统（如各车间、部门，其中也有管理子系统），它们相互之间保持一种协调的关系。
管理部分的功能是为运作部分提供服务，以确保整个组织以某种整合的方法协同工作，使整个组织在具有高度多样性和复杂性的环境中能够保持稳定发展。其中：
子系统2是自主控制体系，执行协调职能，当系统1中发生冲突时，系统2能协调并解决这些冲突，并让系统3调整系统1中的活动并保持系统稳定性。
子系统3执行控制职能，对内部环境实施调整和控制，解释系统4和系统5的决策及信息的整合与过滤。
子系统4既扮演二阶控制论中的观察者角色，执行优化控制职能，并观察外部环境的变化以及制定未来计划和预测未来环境的变化。
子系统5执行决策的职能，并负责制定组织的整体政策，也就是动作者的角色。由于吸收和利用环境部分的信息，管理部分具有智能，因而能向环境学习。
以上5个系统从功能上可划分为两个层次：系统1、2、3为较低层次，负责组织内部稳定性；系统4、5为较高层次，负责组织生存性。
基于二阶控制论的VSM模型就是一种为了使组织更好地适应环境的变化而维持自身发展的模型。它具有两大定性判断的功能：构建和诊断。构建功能是指在构建组织时必须按照VSM模型的要求使组织具备2个部分和5个子系统，无论该组织是只有一个人的小公司还是超大型跨国公司都必须如此。诊断功能是指对已有组织作出诊断，判断组织在稳定性及活性方面所欠缺的元素，以便组织在结构及管理方法上及时作出调整。
2.VSM的运行机理
如图2所示，就是VSM模型的运行机理。系统1包含了1A、1B、1C三个子自组织系统，分别负责各自局部的管理。A、B、C则是1A、1B、1C的实际操作部分，2A、2B、2C是对应的局部环境。当局部环境变化时，例如2A发生变化，通过A将变化信息传给1A，由1A做出调整，并把决策传递给A，从而保持了局部的稳定性。其信息流程为2A->A->1A->A->2A，这就是一个可循环的局部管理过程。但是局部的调整会造成整体的不稳定，这是就要同过系统2来协调各个运作子系统间的动作。系统3的任务是联系运作部分1和管理部分4、5，它直接监视和控制系统1的行为，有时还可以跳过系统4直接将系统1的运作情况反映给系统5。
系统4监视并预测整个外部环境的变化，并且把系统3传递上来的影响内部稳定的信息与来自外部环境的信息相整合。然后把需要及时处理的信息传递给系统3，由系统3控制运作部分做出相关变化，把影响组织长远发展的信息传递给系统5审批。系统5只有在系统3、4政策失灵时才干预组织运作，它负责制定组织的整体政策。下面将以高校图书馆为例，运用VSM研究高校图书馆的组织架构的现状，以期找到可以改进的方面。
三、高校图书馆的VSM模型
下面以东南大学图书馆为例，将其所设置部门及各部门间的关系映射到VSM理论中，建立相应的VSM实际模型，通过对比分析理论模型与实际模型达到分析组织架构的目的。
1.建立VSM实际模型
东南大学图书馆的主要业务部门包括馆长室、办公室、采编部、系统与数字化建设部、九龙湖校区李文正图书馆流通阅览部、九龙湖校区李文正图书馆信息咨询部、四牌楼校区图书馆、丁家桥校区图书馆分馆，以及情报科学技术研究所。各部门具体职责如下：
馆长室(A)：负责制定图书馆的发展策略，制定和实施图书馆的各项规章制度，管理全馆会议、人事及其他事务活动，负责馆外交流活动。
办公室(B)：协助馆长处理和协调图书馆日常事务和各部门业务。
采编部(C)：负责图书馆及学校各院系图书室中外文书刊的采访、分类、编目及典藏等各项工作。
系统与数字化建设部(D)：负责图书馆计算机网络与系统管理与维护和与数字化服务有关的平台建设、维护和部分数据加工。
九龙湖校区李文正图书馆流通阅览部(E)：主要提供中外文图书的外借服务，以及中文保存本图书和中外文工具书的阅览服务。行使藏书组织与管理、新书宣传与报导、图书参考咨询、联机书目查询、江苏省高校通用借书证办理等多项职能。
九龙湖校区李文正图书馆信息咨询部(F)：信息咨询部以最大限度地满足各类信息用户的要求，向用户提供一个全方位、现代化、自动化、网络化的信息空间为主要工作方向。
四牌楼校区图书馆(G)：除负责土木建筑、电子信息两个虚拟专业分馆外，还负责科技查新、原文传递、查证引证的工作。
丁家桥校区图书馆分馆(H)：为专业医学图书馆，重点收藏基础医学、临床医学、药学、预防医学、护理学等 领域的中外文书刊，也收藏部分自然科学和人文科学书刊。
情报科学技术研究所(I)：担负着东南大学情报科学技术研究所硕士点和全校“信息检索”课程的教学任务，以及进行图书馆学情报学科学研究和学术交流。
东南大学图书馆在其他城市的分校区及二级学院还设有分馆，本文仅针对南京校区的情况，对东南大学图书馆建立VSM实际模型，如图3。
2.对VSM实际模型的分析
对图3中的各系统进行分析，在日常业务中，馆长室A处于系统5的位置，发挥决策职能。情报所I则同时属于系统3和系统4，因为其一方面通过与外部环境进行学术交流，即发挥了系统4监视外部环境的作用；另一方面，情报所I也对图书馆内各个部门进行研究，起到系统3监视内部环境的作用。但是由于情报所I并不属于图书馆日常工作的管理部门，因此其监视的作用更多的是表现在对系统5的支持上，因此在图中系统4与系统3无直接交流。
对日常工作的监视作用更多的是由办公室B来完成，办公室B在系统3中的一个作用就是连接了运作部分（即系统1，C~H）和决策部分（即系统5）。办公室B（系统3）需要接收各个运作部门（系统1）的实时情况，将其反馈给馆长室A（系统5），并且将馆长室的决策传递到各个运作部门（系统1）。而对各个运作部门进行评价则是办公室B（系统3）的另一个作用，相对于情报所I的监视功能，它的评价功能则主要体现在对具体工作成果的绩效考核上。此外，办公室B还执行系统2的功能，即协调各运作部门（系统1）的日常工作。
系统1中包含所有运作部门，即采编部、系统部、流通阅览部、信息咨询部及两个分馆。其中前两个部门负责图书馆的资源建设任务，需要及时更新馆藏资源，因此与外部环境的交流较为频繁。而流通阅览部和信息咨询部的任务主要是衔接在前两个部门工作之后，更多的是针对图书馆读者的服务工作，因此与读者的接触更多，更加了解读者需求。由此可见，这两组部门的工作需要良好的信息交流。而在实际调查中，依然存在读者的需求无法及时得到满足，以及读者在使用图书馆资源时出现无法访问的情况。此外，信息咨询部大部分工作是对科技文献的查新工作，虽然在馆内设有总咨询台，但是常年无人问津，其工作形同虚设，难以为读者提供有效的咨询服务。
因此，此实际模型反映出了这一组织架构中的问题有以下两个方面：第一，系统1中的资源建设部门（即采编部和系统部）与流通阅览部的信息交流问题。第二，咨询台鲜有读者光顾，而咨询馆员对待咨询台工作也不积极。
3.应对措施
针对以上两个问题，需要不同的应对措施。其中第一个问题是制约图书馆发展的关键性问题，传统的职能化部门设置已经成为阻碍图书馆实现其有效运行的枷锁。当前图书馆组织架构发展的一大趋势是在职能部门的基础上，根据业务的需要设置相应的项目小组。这些项目小组是在目前通行的层级式组织结构之下针对某一特别的工作事项而设立的跨部门的专项工作组，其目的是为了在满足用户一般信息需求和信息服务的同时，实现他们对个性化、智能化服务的要求。而项目小组成员的组成应当来自资源建设部门和流通阅览部门两方面，这样的组织设置不仅可以满足项目的需要，而且项目组成员可以代表各自的部门进行交流，这样能够加强业务流程上两个部门间的信息交流，从而使两部门的工作衔接更加紧密、通畅。
而解决第二个问题的关键则在于读者对信息咨询台的工作目的、工作性质和工作意义的认识十分模糊。目前图书馆的工作重心正处在从“藏”到“用”的转换，信息咨询服务成为图书馆工作的核心。图书馆应以读者为中心重新界定自己的作业程序和服务，使图书馆整个管理和运行均以读者是否满意为标准。为了提高咨询台的使用效率，应该从两方面入手，其一应当设置专门的馆员在咨询台接待读者的咨询，这样对图书馆的读者服务可以起到“窗口”的作用，同时可以及时获取读者对图书馆工作的反馈情况；其二应当对咨询台进行相应的宣传报道，使读者了解咨询台的工作目的、工作性质和工作意义，这样就会提高读者进行咨询的兴趣，这样也能调动咨询馆员的工作积极性。
总之，运用VSM模型可以方便地对高校图书馆的组织架构进行评价，但是VSM理论模型并不能完全适用于所有高校图书馆，当面对某一具体高校图书馆的组织架构时，需要各馆根据实际情况进行灵活的改进。
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作者简介
通讯作者：邵青,laureta@foxmail.com。